Door Maritha van Klink - Doorn
5

Koninklijke Horeca Nederland heeft een groot aantal leden. En hun ledenaantal groeit ook, in tegenstelling tot veel andere verenigingen. Om dit goed aan te kunnen wilde KHN de huidige software vervangen. Zo wilden ze een meer eigentijdse ledenadministratie realiseren, gekoppeld aan de financiële administratie.

KHN wilde verder professionaliseren en wilde een meer eigentijdse ledenadministratie, gekoppeld aan de financiële administratie. Daarom gingen ze op zoek naar een nieuw systeem om het huidige systeem, Axapta, te vervangen. Ze kozen Exact voor de financiële administratie en CCI Livits voor het CRM gedeelte.

"Ik ben echt blij met Advisie. Zij hebben een proactieve houding en denken echt mee!"

Overstap naar nieuwe systemen

Niek Kwakkernaat, Coördinator Financiële Administratie: “Vóór Axapta was KHN ook klant van Advisie en Exact. De toenmalige controller wilde in 2013 weer terug naar Exact, omdat de medewerkers dat goed kenden. Ik vond dat niet een goed argument en vond het verstandiger om ook andere opties te bekijken.

Uiteindelijk werd er toch gekozen voor Exact, wat later een goede keuze bleek te zijn. Ik vond het destijds ook prima, maar ik wilde dan wel een hele goede digitaliserings-slag slaan. Daarbij wilde ik goed kijken naar de toekomstbestendigheid. Hoe ziet het er over 5 jaar uit? Kan de oplossing dan meebewegen met onze wensen? De conclusie was dat de oplossingen van Advisie en Exact goed aansloten op onze situatie. We hebben toen van eind 2013 tot en met januari 2014 Exact Globe, Exact Synergy én het Inkomend Factuur Register geïmplementeerd. In mei 2014 kwam daar PSA bij voor de urenregistratie en begin 2015 hebben we het facturatieproces, de incasso’s en het inlezen van bankafschriften aangepakt.
 

Urenregistratie en IFR

We hebben Exact Synergy vooral aangeschaft om de urenregistratie van onze tweedelijnsadviesdienst te ondersteunen. Dat wordt namelijk niet ondersteund door ons CRM-systeem. Ook onze inkoopfacturen worden via Synergy afgehandeld. De inkomende papieren facturen scannen wij hier in. Wat per mail binnenkomt, wordt automatisch ingelezen. Dat loopt allemaal lekker en communiceert weer gemakkelijk met Exact Globe voor de financiële afhandeling.

Ledenfacturatie

Voor onze ledenfacturatie heeft Advisie een speciale constructie gemaakt. Ons hele contributiemodel zit in het CRM-systeem. Daar wordt de order aangemaakt en die order exporteren we naar Exact. Dat gebeurt elke nacht via een automatische opdracht. In Exact wordt dan de daadwerkelijke factuur aangemaakt en verwerkt. Dan hebben we nog een stukje maatwerk voor onze verzendpartner. Daar maken we een XML-document voor en dan zorgt die verzendpartner ervoor dat de factuur bij de leden terechtkomt. Tot slot draait er een automatische opdracht om die factuur weer terug te sturen naar het CRM-systeem. En dan is alles weer rond.”
 

Over Advisie

Ook over partner Advisie is Kwakkernaat zeer goed te spreken: “Ik ben echt blij met Advisie. Zij hebben een proactieve houding en denken echt mee. Ook de consultants die hier over de vloer komen, kunnen goed meedenken. Ik heb er in de loop der jaren heel wat over de vloer gehad van andere partijen, en die konden dat niet hoor. ‘Nee, dit is het, hier moet je het mee doen. Succes!’ Maar met Advisie ga je gezamenlijk naar een oplossing kijken die beter aansluit bij onze wensen. Die flexibiliteit vind ik heel belangrijk. Niet iedereen is hetzelfde en niet elk bedrijf werkt hetzelfde. Dus dan wil je wat aan de knoppen kunnen draaien. Kortom, ik ben erg tevreden over de aanpak, professionaliteit, maar ook de mogelijkheid om af te wijken van de gebaande paden.”

Ontdek hoeveel uren er per dag bespaard worden bij KHN!

Download het volledige referentverhaal om te lezen hoe de oplossingen van Advisie bijgedragen hebben aan de tijds- en middelen besparing.

DOWNLOAD HET REFERENTVERHAAL

 


Ook interessant
Scan Sys
Kwd sport
LelyPharma
Palfinger

Mogelijk ook interessant voor u