Door Maritha van Klink - Doorn
5

VDA gebruikt Exact sinds 1997. ‘Er kwam een controller bij ons werken die vanuit zijn vorige baan ervaring had met Exact. En die ervaring was positief, dus koos VDA voor Exact voor Windows voor de financiële administratie en logistiek,’ zegt Van den Aarsen. In januari 2005 is VDA overgestapt op Exact Globe en in oktober van dat jaar is ook Exact Synergy geïmplementeerd aldus Adjunct directeur, Wouter van Den Aarsen. ‘Sindsdien hebben wij bijna alle processen geregeld in Exact Globe, van logistiek, voorraadbeheer, verkooporders tot serienummers en de inkoop,’ gaat Van den Aarsen verder.

Met de komst van Exact Synergy is ook het CRM-deel goed ingericht. ‘We zijn 100 procent digitaal, alle werkprocessen zitten in Exact. Soms slaan we er wat in door. Positief is het wel dat er in het hele bedrijf geen kast meer staat waar papierwerk in zit,’ lacht Van den Aarsen. ‘Wij werken met dealers en hebben daarom een dealerportaal ingericht. Het portaal is gekoppeld aan Exact. Zo kunnen onze 125 dealers en wijzelf alles digitaal vinden en verwerken, zoals bestellingen, product- en prijslijsten, keuringen, garanties, beheer van documenten, real time orderstatus en relatiebeheer.

"We zijn 100 procent digitaal, alle werkprocessen zitten in Exact."

Over VDA

VDA Konstruktie BV is een carrosseriebedrijf dat is gespecialiseerd in de productie en bouw van vrachtwagens met hydraulische laad- en losmiddelen. De chassis komen kaal binnen en worden door VDA helemaal opgebouwd, met als eindproduct een goedgekeurd voertuig. VDA is dealer van het merk Palfinger. Het bedrijf verkocht zoveel in de regio – 50 van de 100 hydraulische systemen per jaar – dat VDA de Oostenrijkse firma heeft kunnen overtuigen om met een nieuwe onderneming het importeurschap voor Nederland over te nemen. Hieruit is Palfinger Nederland ontstaan, een zelfstandige handelsorganisatie, die landelijk verantwoordelijk is voor de verkoop van alle Palfinger-producten.

Veel tijdwinst door automatisering in Exact

‘De digitalisering in Exact is een godsgeschenk,’ vervolgt Van den Aarsen. ‘Voorheen deden wij alles, maar dan ook alles, op formulieren. En voor elk proces moest een ander formulier gebruikt worden. Voor het bestellen van onderdelen moesten we de onderdelen opzoeken in boeken van de leveranciers, nummers opzoeken en noteren en dat op een bestelformulier zetten. De mogelijkheden voor het registreren van artikelen zijn enorm. Wij hebben een onderdelenmagazijn waar 6500 verschillende producten liggen. De Exact-administratie omvat momenteel zo’n 26.000 artikelen; in totaal bestaan er echter wel 100.000 verschillende artikelen.

Tegenwoordig kunnen dealers online kijken of wij artikelen op voorraad hebben. Als het gewenste artikel er niet is, dan geeft het systeem een suggestie voor een ander artikel. De artikelen staan erin met een afbeelding, zodat de kans op een vergissing tot 0 is gereduceerd. Als niet alles zo was geautomatiseerd als nu, dan hadden we op de after sales-afdeling acht mensen zitten, in plaats van de zes die er nu werken. Een enorme winst! Ook op de administratie winnen we veel tijd, omdat daar alles digitaal wordt gearchiveerd.
Alles wat binnenkomt, wordt gescand en via de werkstroom aan de juiste persoon gekoppeld. Geen papierwinkel meer met bijbehorende zoekgeraakte correspondentie. Het factureringsproces wordt momenteel gedigitaliseerd door de implementatie van Inkomend Factuur Register.’ 
 

Goed en foutloos

VDA en Palfinger zijn tevreden over Exact. Door de jaren heen is het gebruik van de programma’s steeds verder ontwikkeld en uitgebreid. Het werkt heel goed en foutloos.
Van den Aarsen vindt vooral de combinatie tussen Exact Globe en Exact Synergy heel sterk. ‘Exact Synergy is een vrij pakket dat heel goed naar eigen wensen kan worden ingericht met werkstromen en digitale documenten. Alle gebruikers werken er goed en actief mee. Tegenwoordig krijg ik vanuit de medewerkers zelf wensen voor aanpassingen en ontwikkelingen op Exact-gebied. Terwijl we in de beginjaren echt van hogerhand het werken met Exact Synergy erdoor moesten drukken. Tegenwoordig zijn we allemaal Synergised,’ lacht Van den Aarsen.

 

Oude situatie

Al sinds 1997 werkt VDA met Exact voor Windows. In januari 2005 stapt het bedrijf over op Exact Globe. De behoefte was ontstaan om naast het financiële en logistieke deel ook alle andere processen vast te leggen.

Oplossing

In oktober 2005 is Exact Synergy live gegaan. Alle werkprocessen zijn vastgelegd in Exact Globe en Exact Synergy. Er wordt geen papier meer gebruikt binnen de organisatie. De firma’s opereren separaat, maar werken nauw samen. Alles is 100 procent digitaal.

De voordelen

  • 100 Procent digitaal, geen kasten voor papier
  • Geen fouten bij bestellingen
  • Dankzij werkstromen activiteiten helder in kaart
  • Tijd- en kostenbesparing

Ook interessant
Scan Sys
Kwd sport
LelyPharma
Medisize

Mogelijk ook interessant voor u