Terug naar overzicht

Hoe houden zorgondernemingen grip op de alsmaar toenemende zorgkosten


2019 is het jaar van de ouderenzorg

Innovatie en kwaliteitsverbetering blijven in 2019 de speerpunten binnen de zorg. Met name ouderenzorg is een belangrijk speerpunt. Omdat we steeds ouder worden en de babyboomgeneratie de pensioengerechtigde leeftijd bereikt of bijna bereikt, ligt het in de lijn der verwachting dat met name de ouderenzorg de zorgkosten in 2019 nog verder zullen opdrijven. Toenemende zorgkosten en het tekort aan personeel vormen een gevaar voor de kwaliteit van de zorg. Wat betekent dit voor de zorg en hoe kun je als zorgondernemer hierop anticiperen? In dit blog benoem ik de zorg trends ‘ouderenzorg’ en geef ik handvatten over hoe zorgondernemers hierop in kunnen spelen.

De helft van het zorgbudget gaat naar vijfenzestigplussers

We worden steeds ouder. Eén op de vijf Nederlanders (3,3 miljoen mensen) is 65 jaar of ouder. Het aanbod van diensten en producten verandert, gericht op de wensen en behoeften van ouderen. Maar ook de hoogte van de zorgkosten neemt steeds meer toe en in het bijzonder de ouderenzorg.

Beeld: verdeling zorgkosten onder ouderen
Bron: Vektis.nl

Deze vergrijzing heeft gevolgen voor de betaalbaarheid van de zorg. Door de stijgende zorgkosten ontstaat er druk bij de werkende generatie in Nederland. Het zorgstelsel is net als de pensioenen gebaseerd op de solidariteit en draagkracht tussen werkenden en niet-werkenden. Volgens onderzoekers van informatiecentrum Vektis was in 2017 de langdurige ouderenzorg met 11 miljard de grootste kostenpost in de zorg. Gevolgd door ziekenhuiszorg (8,4 miljard) en wijkverpleging met 2,8 miljard. Vijfenzestigplussers verbruiken gemiddeld 8650 euro aan zorg per persoon, becijfert het informatiecentrum. De tijd van een vergrijzende beroepsbevolking die komende jaren zal stoppen met werken, maar wel de hoogste zorgkosten voor haar rekening neemt, zorgt voor spanning. Niet alleen heeft dit invloed op zorgmiddelen ook wordt, in tijden van krapte op de arbeidsmarkt, de vraag naar personeel in de zorg steeds groter.

Tijdens Prinsjesdag 2018 werden de nieuwe financiële plannen voor 2019 gepresenteerd. Na jarenlang bezuinigingen in de zorg en de introductie van de ‘participatiemaatschappij’, waarbij we allen ‘zorg dragen’ voor het welzijn van zorgbehoevenden, hoorde we tijdens Prinsjesdag andere geluiden. Er wordt extra geïnvesteerd in de ouderenzorg! In 2019 gaat het om een bedrag van ruim 1 miljard euro extra ten opzichte van 2018. In totaal is er voor de ouderenzorg in 2019 1,8 miljard euro extra beschikbaar ten opzichte van 2017. Hiervan is 2,1 miljard bedoeld voor kwaliteitsverbetering van zorg in verpleeghuizen.

Inzicht in de processsen

Om er voor te zorgen dat het geld goed besteed wordt en daadwerkelijk leidt tot verbetering van de kwaliteit van zorg en meer handen aan het bed is een meerjarenplan nodig. Zeker nu een enorm tekort aan personeel in de zorg dreigt, heeft elke zorgondernemer een vooruitziende blik nodig. Hoe vang je dit tekort op en hoe waarborg je de kwaliteit van de zorg?

Sinds de invoering van de Wmo is er op financieel gebied veel veranderd binnen de zorg. Toekomstgericht denken over de financiële effecten van het te voeren beleid is een essentieel punt van aandacht geworden, en dan met name wanneer het gaat om het beperken van de financiële risico’s. Wat zijn de effecten van de demografische ontwikkelingen in de regio? En waar leiden deze ontwikkelingen toe? Hebben we straks meer verzorg- en verpleeghuizen nodig of wordt er nog meer ingezet op de participatiemaatschappij? Politieke, demografische en commerciële beslissingen, dat zijn de onderwerpen die steeds meer invloed krijgen op de scenario’s waarmee zorgondernemers moeten gaan budgetteren. De Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) stimuleert meer marktwerking en hiermee is ‘voorfinanciering’ definitief een halt toegeroepen. Samen met gemeenten moet de zorg dichter bij de cliënt komen te staan waardoor de zorg beter aansluit bij de zorgbehoefte. En daarbij ook de zorgkosten beter beheert kunnen worden. De Wmo en de daarbij behorende uitvoeringsinstanties en zorgverleners geven gezamenlijk inhoud aan zowel het toekomstperspectief als de bestuurskracht van een zorgonderneming. Scenarioplanning kan hieraan een goede bijdrage leveren. Door verschillende scenario’s door te rekenen, kun je als zorgonderneming goed en gedegen in kaart brengen wat de invloed is van diverse trends en ontwikkelingen.

Breng zeker- en onzekerheden in kaart

Onzekerheidsreductie is het sleutelwoord voor de komende jaren.
Vanuit het risicomanagement worden we gedwongen om tot scenarioplanning te komen.
Voorzie je risico’s, dan is er een noodzaak om aan scenarioplanning te doen. Met meerdere scenario’s in beeld kun je sneller handelen. Als beslissingen strategisch zijn of er zijn grote bewegingen extern, dan is scenarioplanning een uitstekend instrument. Overigens moet je wel in het achterhoofd houden: scenarioplanning is geen doel, maar een middel om beter rekening te houden met factoren waarop geen of nauwelijks invloed kunnen uitoefenen. Het is tijdrovend, intensief en het dwingt ons na te denken over wat er allemaal mis kan gaan.  Photo by You X Ventures on Unsplash

Het idee van het maken van scenario’s is, dat je een aantal varianten voor de toekomst  bedenkt met mogelijke oplossingen. Je gaat binnen de organisatie nadenken over thema’s en vertaalt deze door naar financiële stromen. Het maakt je in de toekomst wendbaar en voorbereid. Wanneer je nadenkt over wat er kan gebeuren en je rekent dit financieel door en het moment doet zich voor, dan ben je flexibeler en kun je sneller acteren.

Scenarioplanning is een continu proces. Je onderzoekt wat de variabelen zijn die samenhangen met exploiteren, investeren en financieren. Wat is de samenhang tussen de onderdelen waar je iedere dag over aan het nadenken bent? Welke strategie en organisatie kun je doorvoeren als een situatie zich voordoet? Scenarioplanning is één manier om voorbereid te zijn op de toekomst. Goed budgetteren en het treffen van een financiële reserve maakt dat uw zorgonderneming klaar is voor verschillende scenario’s.

De noodzaak van een centraal georganiseerd contracten beheersysteem

Slecht contractbeheer, menig bestuurder levert het hoofdbrekens op. Binnen de zorg wordt ingekocht bij veel leveranciers. Contracten zijn vaak niet centraal vastgelegd of ze zijn wel vastgelegd maar in verschillende systemen. Er zijn ook nog altijd veel papierstromen binnen zorginstellingen. Veel contracten worden nu zowel digitaal als fysiek gearchiveerd en veelal op verschillende locaties. Dat is inefficiënt en kostbaar en leidt tot slecht inzicht en in het ergste geval zelfs tot het kwijtraken van documenten.

Wanneer een contract centraal en digitaal is vastgelegd, kunnen facturen aan contractregels worden gekoppeld. De contractinformatie kan vervolgens gebruikt worden bij het automatisch verwerken van inkoopfacturen. Neem bijvoorbeeld schoonmaakkosten. Wanneer het contract bij één leverancier is ondergebracht, worden de kosten via een verdeelsleutel over meerdere kostenplaatsen (afdelingen of verschillende zorginstellingen) verdeeld. Dit kan automatisch gedaan worden in plaats van handmatig. Wanneer een zorgonderneming een dienst van de leverancier afneemt en de factuur komt binnen, kan deze automatisch worden gecheckt en wanneer alles conform contract is, zal de betaling zonder goedkeuring plaatsvinden.

Zwerfcontracten, dat wil zeggen dat de diensten of producten van deze leverancier niet meer worden afgenomen maar het contract nog niet is beëindigd, worden vaak vergeten en stilzwijgend verlengd. Het gebrek aan centraal overzicht en management informatie bij contracten is redelijk eenvoudig op te lossen. Eén centrale contractenadministratie met vervaldata en automatische signaleringen hiervan kunnen voorkomen dat contracten te laat worden beëindigd. 

Werken met ‘preferred suppliers’ om schaalvoordeel te behalen is een andere mogelijkheid om geld te besparen. Zolang er onvoldoende overzicht is in de lopende contracten, is het lastig om te profiteren van schaalvoordelen. Veel zorgondernemers hebben inmiddels ontdekt dat geld bespaard kan worden wanneer er aandacht wordt besteed aan de inkoopfunctie en dat contractbeheer één van de meest eenvoudige zaken is om onder controle te krijgen.

Uren en gelden vastleggen in projecten

Met een goede geïntegreerd projectadministratie kunnen zorgondernemers goed hun in- en uitgaven per project of behandeling registreren. Dit geldt voor zowel de inkomsten , uitgaven als de gemaakte uren. Om een goede en actuele projectadministratie te voeren, zullen specialisten gewerkte uren direct moeten schrijven op het juiste project dit geeft een betrouwbaar beeld. Naast gerealiseerde uren kunnen projecten verreikt worden met planningen, begrotingen, (behandel)ruimtes en resources. Op deze manier heeft u inzicht en overzicht en kunt u deze informatie tevens gebruiken voor het doorrekenen van scenario’s. Tevens voldoet u aan de eis van de overheid om real time inzicht te geven in projecten die al dan niet zijn bekostigd met subsidiegelden.

De zorg voor een sluitend inkoopproces

Het proces van ‘bestellen tot betalen’ kan bij veel zorgondernemers nog beter geregeld worden. Vaak wordt er gewerkt met losse systemen die niet altijd actuele informatie geven. Niet erg efficiënt en daarmee ontstaat al snel een gat in de prognoses. Om tijdig en volledig inzicht te hebben in de cijfers moet je in het begin van het proces inzicht hebben in de inkoopverplichtingen die je eerder bent aangegaan. Door slimmer met facturen om te gaan door ze direct bij binnenkomst te scannen en te matchen aan een project of contract krijg je dit inzicht. Ook het goedkeuren van de factuurverwerking kan geautomatiseerd worden. Door een contactpersoon te koppelen aan de factuur wordt deze in workflow van de juiste budgetverantwoordelijke geplaatst. Het voordeel is dat de factuur goed te volgen is. Na goedkeuring wordt de factuur doorgezet naar de administratie om te worden voldaan. Op deze manier is het proces vanaf de inkoopaanvraag tot aan de betaling en verwerking een sluitend geheel. Handig, overzichtelijk en het bespaard zorginstellingen enorm veel tijd.

Rapportages en dashboard zorgen voor inzicht en grip

Binnen zorginstellingen bestaan verschillende informatiebehoeften.
Afhankelijk van je functie wil je informatie kunnen vastleggen en ontsluiten. De zorg kent drie deelgebieden: cliënten, personeel en financiën. Elk deelgebied kent zijn eigen informatiebehoeften. Binnen het cliëntensysteem bijvoorbeeld is inzicht in het aantal en het type behandelingen van belang. En is hiervoor het juiste personeel ingezet? Ook het declaratieproces op cliëntniveau is belangrijk om inzichtelijk te krijgen. Hoeveel goed- en afkeuringen zijn er gemeld in het declaratieproces volgens de AW319 declaratiestandaarden?
Voor het deelgebied personeel is juist heel andere informatie
van belang. 

Photo by Stephen Dawson on Unsplash

Heb je voldoende opgeleid personeel om aan de zorgvraag te voldoen? Hoeveel fte’s zijn er in dienst en is dat voldoende om gebroken diensten te voorkomen? Welke medewerkers zitten op welke locatie? Het deelgebied financiën kent weer andere speerpunten. Hoe staat mijn zorgorganisatie er financieel voor? Welke kosten zijn vast en welke variabel? En wat zijn de effecten van wetswijzigingen?

Integraal of per deelgebied rapporteren?

Alle informatie uit verschillende deelgebieden kan in rapporten worden ingezien. Deze rapporten kunnen binnen een integraal rapportagesysteem worden gebouwd. Maar je kunt er ook voor kiezen om voor ieder deelgebied een separate rapportage oplossing te creëren. Ondanks dat informatie uit verschillende deelgebieden niet wordt gecombineerd in één rapportage, brengt separate rapportage ook voordelen met zich mee. Zo kun je bijvoorbeeld al wel je personeelsrapportages inzien ondanks dat je financiële gegevens nog niet beschikbaar zijn voor die periode. Bij een rapportage uit een integraal rapportagesysteem is dat niet mogelijk of zijn de gegevens niet actueel. Hierbij geldt dat pas als alle informatie voor die periode is verwerkt de gegevens toegankelijk zijn. In sommige situaties kan het dus verstandig zijn om de rapportages uit de deelgebieden gescheiden te houden.

Centraal of decentraal rapporteren?

Welke rapportage oplossing je kiest is afhankelijk van de complexiteit en toegankelijkheid van de onderliggende systemen. Een andere belangrijke afweging is of de rapportages centraal of decentraal gegenereerd moeten worden. Worden rapportages op de hoofdvestiging gegenereerd of maakt elke locatiemanager zijn eigen rapporten? Ook dit is een afweging die je moet maken alvorens je besluit met welk rapportagesysteem je gaat werken.

Hoe nu verder?

De prognose is dat de zorgkosten door het toenemend aantal ouderen die zorg nodig hebben komende jaren enorm zullen toenemen. Deze druk op het zorgstelsel brengt verschillende uitdagingen met zich mee; hoge kosten en behoefte aan meer medewerkers in de zorg. Ondanks dat er meer geld is vrijgemaakt om hierin te kunnen voorzien, is er ook software die zorgondernemingen kunnen helpen zelf meer te sturen op kosten. Door het berekenen van verschillende scenario’s kan vroegtijdig geanticipeerd worden op tegenvallende resultaten of hoge uitvallende kosten.
Ook registratie op basis van projecten geeft inzicht op verschillende niveaus zowel aan cliënten als de interne organisatie.

Naast inzicht kunnen bepaalde processen ook nog efficiënter geregeld worden zodat er geld bespaard kan worden. Een goed sluitend inkoopproces en een centraal contracten administratie zijn interne processen die bij uitstek geschikt zijn om te automatiseren en digitaliseren.

Door de enorme hoeveelheid data die zorgondernemingen vastleggen is het belangrijk na te gaan hoe deze informatie weer ontsloten kan worden. Er zijn legio mogelijkheden voor rapportages. De vraag is welke vorm van rapportage past het beste bij uw zorginstelling. Effectief rapporten genereren en de kosten van de onderliggende systemen zullen ook meewegen in de keuze die u maakt. Advisie denkt, als leverancier en implementatiepartner van verschillende software oplossingen, graag met u mee naar de oplossing waarmee u inzicht en grip heeft op u gehele organisatie. Mocht u vragen hebben, neem gerust vrijblijvend contact met ons op over de oplossing die het beste past bij uw zorgorganisatie.

Photo by Dominik Lange on Unsplash

 

Lisette Martens
Terug naar overzicht