Document Management starter package 

Het op de juiste wijze opslaan en weer terugvinden van documenten is in elke organisatie een heikel punt. Vaak ontbreekt het aan eenduidigheid en goede procedures, en aan ondersteunende software. Veel van onze relaties hebben al jaren Exact Synergy in huis, al of niet gekoppeld aan Exact Globe. Exact Synergy biedt juist die eenduidigheid om informatie en documenten op de juiste wijze op te kunnen slaan én terug te kunnen vinden. Met de juiste inrichting kunt u ook gebruik maken van de voordelen van Document Management met Exact Synergy.

Door het indelen van documenten in groepen, types en beveiligingsniveaus brengt u orde aan in de chaos, en kunnen uw medewerkers simpel en snel een document op de juiste wijze opslaan.

Documenten zijn eenvoudig terug te vinden via de monitorfunctie op de relatiekaart, medewerkerskaart, projectkaart of via de aparte zoekfunctie. Door zoektemplates aan te maken kunt u gemakkelijk bij elkaar horende documenten opzoeken.



 

 

Exact Synergy beschikt standaard over de Wordmerge functionaliteit, waarmee u direct vanaf de relatiekaart, medewerkerskaart, projectkaart, verzoeken en offerte een Word-document kunt aanmaken met velden die worden gevuld uit Synergy. Denk hierbij aan een brief aan relatie, contract voor een medewerker, bezoekverslag of bevestiging van een afspraak. Het document wordt direct opgeslagen in Synergy en gekoppeld aan de juiste entiteiten. Deze functie neemt u veel werk uit handen en zorgt voor eenduidige opslag van documenten. Naast documenten in Exact Synergy kunnen ook bijlages gekoppeld worden, zoals bijvoorbeeld een MS Office bestand (Word, Excel, Powerpoint etc.), afbeelding, video etc.

Door documenten op bepaalde wijze aan te maken kunt u eenvoudig nieuwsberichten aanmaken die op de Synergy hoofdpagina of op een continue tijdlijn met relevante informatie voor uw medewerkers automatisch getoond kunnen worden. U creëert hiermee Intranet functionaliteit binnen de Synergy omgeving.

Uw Document Management in één dag up-and-running.

Advisie biedt een volledig geïntegreerde Document Management oplossing waarmee u binnen uw bestaande Exact-software meteen kunt beginnen met Document Management.

Advisie biedt u de mogelijkheid om onder begeleiding van een ervaren consultant uw Document Management in één dag up-and-running te hebben, inclusief het aanmaken van twee Wordmerge templates. Daarbij wordt het hoe en waarom van Document Management uitgelegd, en in Exact Synergy de juiste instellingen gezet. De consultant bepaalt met u de indeling van documenttypes, koppelingen, beveiligingsniveaus en zoektemplates.

De Starter Package bevat:

  • Configureren tot 10 document types.
  • Configureren tot 3 Synergy gebruikers rollen ten behoeve van document management.
  • Aanmaken van Wordmerge templates Brief en Memo (opmaak conform huisstijl is aan u zelf)
  • Instellen van een nieuwspagina en de tijdlijn (tot 3 groepen)
  • Instructie document management binnen Synergy aan 1 of 2 personen (1 uur)

Samen met uw consultant:

  • Aanmaken en onderhouden van documenten
  • Gebruik van nieuwspagina en tijdlijn
  • Basis onderhouden documenttypes
  • Basis onderhouden Wordmerge templates
  • Rechtenstructuur document management (rollen, rechten en beveiligingsniveaus).
  • Documenten zoeken en vinden (gebruik van zoektemplates)

Deze werkzaamheden worden op één dag gepland.

Kosten en Voorwaarden

De kosten voor het Document Management Starter Package bedragen € 1099,- ex. btw, incl. voorrijkosten.

1. De Advisie Starter Package wordt binnen één omgeving en één administratie geconfigureerd. Indien u beschikt over een representatieve test-/acceptatieomgeving dan wordt de Advisie Starter Package allereerst binnen deze omgeving geconfigureerd en opgeleverd en in overleg met u als meerwerk naar uw productieomgeving overgezet.

 

2. De Advisie Starter Package is zorgvuldig samengesteld door onze productexperts. Het kan echter voorkomen dat u specifieke aanpassingen of uitbreidingen op de functionaliteit van deze Advisie Starter Package wenst. Na oplevering van de Advisie Starter Package kunnen deze werkzaam-
heden op basis van consultancy voor u afgestemd en
uitgevoerd worden.

3. Uiteraard heeft u recente Exact Synergy software nodig aan uw zijde, met de benodigde licentierollen. Indien u met Wordmerge wilt werken heeft u MS Word nodig, en moet op de werkstations de Synergy Office Integrator (SOI) zijn geïnstalleerd. Uiteraard moet u omgeving voldoende aan de door Exact gestelde systeemeisen (raadpleeg hiervoor https://advisie.nl/faq/systeemeisen-van-exact-synergy).

Ook een start maken met Document Management? Neem dan contact op met Wim van Twillert.

Laat hier uw gegevens achter, dan nemen wij contact met u op