Conexus
Advisie is: proactief, constructief en adequaat
Conexus
Efficiënte financiële administratie wordt mogelijk gemaakt door oplossingen van Exact i.s.m Advisie
De case
Conexus is in 2008 ontstaan uit een fusie tussen drie partijen. Destijds besloot de voorganger van Jan Fikke, Controller bij Conexus, om voor de software van Exact en de advisering & kennis van Advisie te kiezen om de uitdagingen van de organisatie op financieel gebied te ondersteunen. Fikke hierover: “Ik was daar niet bij, maar er is toen voor Exact gekozen omdat het een partij is met een goede naam. Het pakket is ook goed te gebruiken in een onderwijsinstelling. Een klein aantal medewerkers hier gebruikt Exact Globe voor de boekhouding. Ik ben zelf voornamelijk gebruiker van de informatie in het systeem. Het is een vrij gespecialiseerd pakket; je moet niet alleen kennis hebben van het pakket zelf, maar je moet ook een goede boekhoudkundige achtergrond hebben. De mensen op mijn afdeling hebben dat, dus dat proces loopt bij ons goed. De informatie vanuit Exact Globe moet vervolgens wel worden ontsloten naar interne klanten, dat zijn met name de budgethouders. Daarvoor hebben wij destijds Sumatra geïmplementeerd en dat heeft een goede interface met Exact. Met Sumatra raadplegen we financiële gegevens en maken we rapportages, en daarvan ben ik wel één van de grootste gebruikers.”
Advisie is een kundig bureau: proactief, constructief en adequaat.
Subsidies vastleggen
Exact Globe wordt bij Conexus ook ingezet voor het vastleggen van alle subsidiestromen. Fikke: “We hebben te maken met twee grote stromen: subsidies van het Rijk en van de gemeente Nijmegen. De grootste stroom komt daarbij van het Rijk. Dat zijn kostenbesluiten voor zowel personeel als materieel, die worden toegekend op schoolniveau. Die subsidies boeken wij in met E-Factuur, een speciale module die we daarvoor hebben aangeschaft. Met deze module kunnen we de subsidies mooi als ‘omzet’ verspreiden over de 12 maanden van het jaar. Zo zijn we in staat om elke maand een match te maken tussen de lasten die zijn geboekt en de daaraan gerelateerde baten. Dezelfde werkwijze geldt voor de subsidies die we van de gemeente Nijmegen krijgen.
We investeren dus tijd in voorwerk, in het direct rapporteren aan de voorkant van het proces. Op het moment dat je dan een rapportage moet maken, kost dat nog steeds wel wat werk, maar is het allemaal veel beter te doen. Hoeveel tijd ons dat scheelt, is lastig te zeggen, maar dat we het efficiënt doen blijkt wel uit twee benchmarkonderzoeken. Daarin staat dat we met relatief weinig mensen, vier op onze afdeling, tijdig leveren met een bovengemiddelde kwaliteit. Dit bereiken we door slim gebruik te maken van systemen en door een handige inrichting van alle processen die daarmee samenhangen.”
Inkomende facturen
Conexus gebruikt Exact Synergy in combinatie met IFR en Scan Sys voor de digitale afhandeling van de inkomende facturen. Voor de inkoop schrijft Conexus altijd centraal een aanbesteding uit. De organisatie sluit vervolgens ook centraal een mantelcontract af met de gekozen leverancier. Maar binnen dat contract hebben de scholen decentraal de vrijheid om te bestellen wat ze willen.
Fikke legt het proces verder uit: “De facturering van die bestellingen wordt digitaal afgehandeld. Als een factuur binnenkomt, krijgt een van de 40 budgethouders een melding van het systeem: er is een betaling die je moet autoriseren. Dan opent hij of zij Exact Synergy en bekijkt de factuur digitaal. Alle details worden gecheckt en als alles klopt, wordt de factuur geautoriseerd en doorgezet voor betaling. Wij ontvangen hier in principe geen papieren facturen meer. Met papieren facturen heb je ook het risico dat ze zoekraken of blijven liggen. Daar heeft iedereen alleen maar last van.”
Oude situatie
Conexus is in 2008 ontstaan vanuit een fusie tussen 3 partijen. Destijds is ook de strategische keuze gemaakt om de financiële administratie, die was uitbesteed, weer in huis te halen. Conexus besloot om op zoek te gaan naar een oplossing om de financiële processen te ondersteunen.
Oplossing
De efficiënte financiële administratie van Conexus wordt mede ondersteund door de oplossingen van Exact. Met relatief weinig mensen zorgt de organisatie voor tijdige opleveringen met een bovengemiddelde kwaliteit.
De voordelen
- Exact Globe: boekhouding, registreren van subsidies
- Exact Synergy: in combinatie met IFR en Scan Sys voor de digitale afhandeling van inkomende facturen
- Koppeling Sumatra: raadplegen van financiële gegevens en creëren van rapportages
Over implementatiepartner Advisie
Advisie heeft in 2008 de inrichting van de oplossingen voor Conexus verzorgd. Sindsdien adviseert en ondersteunt Advisie de organisatie om zo continu optimalisatie van de systemen te faciliteren. Fikke over de rol van Advisie: “Advisie is een kundig bureau. Ze komen heel proactief met zaken die bijdragen aan een nog beter beheer. Ik kan de knelpunten ook altijd goed met ze bespreken, en zaken die ik eventueel anders zou willen voorleggen. Als ik vragen of problemen heb, wordt daar adequaat op ingespeeld. Ja, daar zijn we tevreden over. Ze denken altijd constructief mee en dragen dan een goede oplossing aan.
Helaas is één keer iets niet gelukt. Wij wilden de afhandeling van facturen helemaal digitaal laten verlopen via een XML-koppeling. Maar dat dat niet lukte, lag overigens niet aan Advisie, maar vooral aan de technische beperkingen van het pakket van de leverancier. Ook had het te maken met de informatiebehoefte die wij hebben; het XML-pakket kon daar niet in voorzien. Dus dan houdt het voor nu even op, maar dat zou in de toekomst nog wel eens mooi zijn.”
