Wat is workflow management?
Een (zakelijke) workflow is een set taken die uitgevoerd moet worden om een proces af te ronden. Ieder proces of project die je team uitvoert heeft een workflow, of je het nu vastlegt of niet. Zie een workflow als een routebeschrijving: het doel is om op een bepaalde locatie te komen, maar of je daar via de snelste of de kostenefficiëntste route komt, bepaal je zelf. Hetzelfde is aan de orde bij workflows. Door de regie te nemen over de workflows van processen of projecten bepaal je samen met collega’s hoe je dit doel op de meest effectieve manier bereikt.
1. Werk alle bedrijfsprocessen uit
De grondslag van succesvol workflow management is het inzichtelijk maken en structureren van werkzaamheden binnen de organisatie. Iedere afdeling heeft zijn eigen routines, taken en structuren die uiteindelijk een gezamenlijk doel hebben: een proces of project succesvol afronden. Samen met de afdelingen moeten de bedrijfsprocessen uitgewerkt worden. Per proces of project bepaal je:
- Wat er gedaan moet worden (het proces/project)
- Wanneer het klaar moet zijn (de deadline/de streefdatum)
- Hoe het uitgevoerd moet worden (de werkzaamheden/documentatie)
- Wie welke stap moet uitvoeren (de medewerkers)
Voorbeelden van bedrijfsprocessen met een workflow zijn: het onboarden van een nieuwe medewerker, het betalen van een factuur en een salesfunnel van lead tot order.
2. Houd rekening met afhankelijkheden
Voordat je de bedrijfsprocessen inricht, is het cruciaal om rekening te houden met afhankelijkheden tussen de uit te voeren taken en de medewerkers die ze uitvoeren. Een workflow bestaat uit een serie aan taken die in een specifieke volgorde uitgevoerd moeten worden. Maar wat doe je als de verantwoordelijke medewerker op vakantie is? Of wanneer de offerte niet op tijd klaar is om gecheckt te worden door de verkoper? Dit zijn afhankelijkheden waar de ene stap binnen de workflow niet kan beginnen voordat de voorgaande stap is voltooid. Wanneer je dergelijke afhankelijkheden binnen processen hebt, is het cruciaal om hier rekening mee te houden bij het inrichten van de workflow.
3. Automatiseer processen waar mogelijk
Door workflows in te richten binnen je bedrijfssoftware wordt het mogelijk om taken te automatiseren. Automatiseer bij voorkeur de relatief simpele en repetitieve (handmatige) taken, zodat medewerkers zich kunnen focussen op de zaken die meer kwalitatieve aandacht vereisen. Met behulp van Robotic/Business Process Management (ook wel RPA of BPA genoemd) tools als Orbis automatiseer je die simpele taken. Denk bijvoorbeeld aan het automatisch koppelen van salarisslips aan medewerkers na het draaien van een salarisrun of het automatisch versturen van een aanmaning na het verstrijken van de facturatiedatum. Deze tools maken het ook mogelijk om informatie tussen verschillende softwarepakketten te synchroniseren, zodat het handmatig overtikken van informatie tussen twee systemen verleden tijd is.
4. Signaleringen binnen workflows
Het koppelen van signaleringen aan workflows geeft medewerkers meer controle over hun werkzaamheden. Stel signaleringen in wanneer een taak binnen de workflow is afgerond, zodat een medewerker of afdeling op de hoogte blijft van de voortgang. Deze signalen kunnen een herinnering zijn voor het aanmaken van een taak, maar zijn ook op een bepaald moment in de tijd te genereren: bijvoorbeeld een dag voor het einde van een deadline.
5. Evalueer en optimaliseer
De manier waarop je team werkt verandert. Of je nu nieuwe medewerkers aanneemt, andere projecten binnenkrijgt of een nieuw systeem gebruikt, workflows staan nooit vast. Je hoeft geen rigoureuze veranderingen door te voeren, maar het kan zijn dat taken, plannen of medewerkers veranderen, waardoor de workflows kleine aanpassingen nodig hebben. Het is goed om ieder kwartaal samen met je team de workflows door te nemen en op basis van deze evaluatie te optimaliseren.
Het vastleggen van bedrijfsprocessen in software zorgt voor structuur, efficiëntie en focus. Succesvol workflow management laat medewerkers focussen op de taken die belangrijk zijn, terwijl jij inzicht hebt in de voortgang van al de processen. Bekijk de pagina van Exact Synergy voor meer inspiratie over workflow management.
Advies nodig?
Heb je vragen over de inhoud van dit blog? Of wil je weten hoe je workflows in jouw voordeel kan laten werken? Arie vertelt graag over de mogelijkheden.
