Verreweg de meeste organisaties zijn zich ervan bewust dat per 25 mei a.s. de nieuwe wet op de persoonsgegevens, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), in werking treedt. Is jouw organisatie klaar om aan alle verplichtingen te voldoen die de AVG bedrijven oplegt? In dit artikel willen wij je graag meer vertellen over de registerverplichtingen die deze wetgeving vereist en hoe Advisie je hierbij kan helpen.
Wat is de registerplicht?
De registerverplichting houdt in dat je kunt aantonen dat jouw organisatie voldoet aan de eisen die de AVG wet stelt aan de registratie en verwerking van persoonsgegevens. Hiervoor dien je een register bij te houden waarin beschreven staat welke persoonsgegevens je vastlegt en welke je verwerkt. Als je persoonsgegevens verwerkt in opdracht van derden, ben je zowel verwerkingsverantwoordelijke als verwerker, wat inhoudt dat als je gegevens vastlegt in opdracht van andere bedrijven je eveneens een register moet bijhouden.
Tenslotte is er een verplichting om een overzicht bij te houden van eventuele datalekken die zich in jouw organisatie hebben voorgedaan. Hierin neem je zaken op als;
- De feiten omtrent het datalek.
- De gevolgen ervan.
- En de maatregelen die je hebt genomen.
Moet ik een register bijhouden?
Ja! Zodra je een klantgegevens vastlegt of personeel in dienst hebt waarvoor je een personeelsadministratie bijhoudt, ben je verplicht een register bij te houden. Zelfs als je de personeelsadministratie uitbesteedt, blijft jouw bedrijf eindverantwoordelijk en ben je dus verplicht een register bij te houden.
Hoe richt ik een register in?
De AVG wet stelt geen eisen in de wijze waarop je de registers inricht maar wel ten aanzien van de inhoud. Het register moet schriftelijk en/of elektronisch worden bijgehouden en bevat in ieder geval de volgende informatie:
- De persoonsgegevens die je registreert en verwerkt.
- Met welk doel je de gegevens vastlegt of verwerkt.
- Hoe lang je de gegevens bewaart.
- De (externe) partijen met wie je de persoonsgegevens deelt.
Advisie biedt uitkomst met de Starter Package AVG
Om je te helpen aan de registerverplichting te voldoen, heeft Advisie een Starter Package AVG ontwikkeld. Dit is standaard inrichting binnen Exact Synergy Enterprise waarmee je:
- Eenvoudig registers kunt maken.
- Processen kunt inrichten over hoe gegevens worden vastgelegd en verwerkt.
- De registratie van datalek-incidenten.
- Melden van datalek-incidenten.
Bent u voorbereid op de AVG/GDPR?
Doe de Advisie AVG Test en met slechts 10 vragen weet u het!
Doe de test!
Ronald Everts vertelt u graag meer en geeft u vrijblijvend advies over AVG/ GDPR.
