To cloud or not to cloud?

Het onderwijs is constant in beweging. De software waarmee scholen hun F-domein automatiseren ontwikkelt mee. De ICT-afdeling van een onderwijsinstelling krijgt vaak de opdracht van het bestuur om de administratieve software van de school ‘buiten de deur te zetten’. Geen gedoe meer met softwarebeheer zoals beveiliging, updates, wisselende licentiekosten bij het op- en afschalen. Als ICT-afdelingen dit allemaal zelf regelen, dan wordt dit ook wel ‘on-premise’ genoemd. Maar wat moet je als onderwijsinstelling nu kiezen als je deze zaken niet meer ‘in huis’ wilt regelen? In gesprekken met besturen valt het me vaak op dat bijvoorbeeld Cloud Computing en Software as a Service (SaaS) met elkaar worden verward. Een cloud of een SaaS oplossing? In dit blog leg ik kort uit wat werken in de cloud inhoudt en wat het verschil is met een SaaS oplossing.

Werken in de ‘cloud’

Veel ICT diensten hebben abstracte benamingen. Er is ‘the Internet of Things, SaaS, Cloud en Web 2.0. Maar wat is nu wat?

Om de verwarring tussen SaaS en Cloud computing compleet te maken, vliegen tijdens gesprek met besturen de termen ‘public’, ‘private’ en ‘hybrid’ over de tafel. Maar wat betekenen deze termen eigenlijk? Hieronder een korte uitleg:

• Public Cloud

Bij een public cloud maak je gebruik van een gedeelde infrastructuur. Je bent geen eigenaar van de hardware maar kan het tegen betaling gebruiken. Het grote voordeel van een public cloud is dat het gemakkelijk schaalbaar is en je geen zorgen hebt over onderhoud en updates. Dit wordt geregeld door de provider. Betaling is vaak op basis van het aantal gebruikers.

• Private Cloud

Een private cloud is dat de infrastructuur wordt geleverd exclusief voor één specifieke organisatie. De infrastructuur kan in bezit zijn van de provider of worden beheerd door de organisatie zelf, een derde partij of een combinatie hiervan. Meestal is de prijs van een private cloud een stuk hoger dan die van een public cloud.

• Hybrid Cloud

Een hybrid cloud is een combinatie van twee onafhankelijke cloud (private en public) infrastructuren. Deze infrastructuren zijn door een technologische oplossing met elkaar verbonden. Als gebruiker merk je hierdoor niet of je in een public- of private omgeving werkt.

Cloud/Saasverwarring

Maar wat is nu precies Cloud Computing en wat is het verschil met SaaS? Om het simpel te houden: SaaS is een onderdeel van Cloud Computing. Cloud Computing is het via het internet beschikbaar stellen van hardware, software en data. De server die zich in de onderwijsinstelling bevindt, wordt vervangen door het internet. De verzamelde data wordt beheerd in enorme datacentra verspreid over de hele wereld. De computer binnen de onderwijsinstelling dient alleen nog voor de gebruiker van de software. Maar waar zit nu het verschil tussen Saas en Cloud? SaaS staat voor ‘Software as a Service’. Gebruikers op de administratie hebben via het internet toegang tot de applicaties. Ze kunnen data inzien en informatie toevoegen. De data die SaaS-gebruikers opslaan via deze online applicaties, wordt in de Cloud opgeslagen in plaats van op lokale computers. Hierdoor hebben gebruikers – mits een werkende internetverbinding – overal toegang tot de applicaties en de bijbehorende data. Maar in de praktijk merk je geen verschil of de data lokaal zijn opgeslagen of op een server elders staan.

De voordelen voor het onderwijs

Kortom, de realiteit is dat het allemaal niet veel uitmaakt. De uitkomsten en voordelen voor de eindgebruiker zijn in beide gevallen (cloud of SaaS) hetzelfde. Scholen hebben online toegang tot hun software en hun data. Voordelen die werken in de cloud scholen opleveren zijn:

• Tijd, plaats en apparaat onafhankelijk werken
• Stuurinformatie en dashboards altijd beschikbaar
• CRM in het veld is mogelijk
• Altijd en overal toegang tot facturen en workflows
• Mogelijkheden voor thuiswerken
• Integratie en koppelingen met overige applicaties
• Beheer van software en updates worden automatisch geregeld

Daarnaast hoeven scholen geen softwarelicentie meer aan te schaffen. De software huur je en maandelijks of jaarlijks betaal je voor het gebruik ervan. Het zelf uitvoeren van back-ups en updates behoren definitief tot het verleden.

En hoe nu verder?

Samengevat is Cloud Computing of ook wel ‘werken in de cloud’ een overkoepelend fenomeen en is SaaS hiervan een onderdeel. SaaS richt zich specifiek op het beschikbaar stellen van de software, terwijl Cloud Computing zich naast software ook richt op het online beschikbaar stellen van hardware en infrastructuur. Wilt u meer weten over Cloud dan is dit artikel wellicht ook interessant voor u.