Haal het maximale uit Power BI
Zet data van jouw bedrijf om in sterke analyses en heldere visuele rapportages door de juiste KPI's te meten. Hoe je dat doet? Lees deze 10 tips en haal nog meer uit Microsoft Power BI.
1. Rapportages in eigen huisstijl
Herkenbaarheid en uitstraling van een merk komt overal in terug, ook in Power BI. Door een eigen JSON-bestand (JavaScript Object Notation) als huisstijl te importeren in Power BI wordt de huisstijl in alle rapportages doorgevoerd. Met een JSON-bestand kun je op basis van hex-kleurcodes de huisstijl laten genereren.
2. Zelf filters instellen binnen rapportage
Rapportages worden door veel verschillende rollen met diverse behoeften gebruikt. Eén rapport moet voor meerdere gebruikers inzetbaar zijn. Filters spelen daarom een cruciale rol, want elke gebruiker krijgt hierdoor direct de cijfers te zien die voor hem of haar relevant zijn.
De filters zijn in te stellen vanuit het filter-paneel. In dit paneel kunnen eindgebruikers zelf filters aanbrengen op de rapportage. Dit geeft de mogelijkheid om de data verder te specificeren, bijvoorbeeld door filters per artikel, regio of medewerker in te stellen. Hoe je het filter-paneel kunt samenstellen wordt uitgelegd in dit artikel van Microsoft.
3. Altijd en overal toegang tot rapporten
Power BI bestaat uit drie onderdelen:
- Power BI Desktop: voor het ontsluiten van jouw data en daar rapportages op te bouwen.
- Power BI Service: voor het publiceren en delen van rapportages met eindgebruikers.
- Power BI Mobile: voor inzicht in data en rapportages op je smartphone.
Het laatste onderdeel zorgt dat je altijd en overal toegang hebt tot je data en rapportages. Hierdoor kan je voor een belangrijke afspraak snel de laatste stand van zaken bekijken.
4. Uitbreiden met custom visuals
Power BI beschikt over een rijk assortiment om data te visualiseren. Deze basis-set kun je uitbreiden met Custom visuals die in veel gevallen gratis te downloaden zijn via de AppSource. Dit geeft oneindige mogelijkheden om je rapportages aan te passen aan jouw behoeften. Let op: kies voor de visuals die zijn goedgekeurd door Microsoft, deze herken je aan het Power BI Certified vinkje.
“De BI kennis stroomt echt door de aderen van de Advisie consultants, waardoor zij samen met de klant de grenzen van de systemen kunnen opzoeken”.
5. Inzicht in opbouw van data
Eén van de nieuwere visualisaties in Power BI geeft je de mogelijkheid om zelf de opbouw van data te ontdekken. Daarmee zoom je door tot het niveau waar je inzicht in wilt krijgen. Nu kun je bijvoorbeeld de opbrengsten onderverdelen per categorie, land of medewerker. Deze visualisatie heeft inmiddels een mooie plek gekregen in de basis-set. Het is ook een AI-visualisatie (kunstmatige intelligentie), waarmee je ad-hoc verkenning en analyses kunt maken. Meer informatie hierover kun je vinden in dit artikel.
6. Integratie met Microsoft Teams
Power BI heeft een naadloze integratie met Microsoft Teams. Dit geeft de mogelijkheid om rapportages te integreren in kanalen, teams of chats met één of meerdere personen. Ideaal om met één waarheid te werken binnen de afdeling. Rapportages kunnen zelfs gedeeld worden met externen (die toegang hebben tot jouw Teams omgeving), zodat je bijvoorbeeld met klanten of relaties inzichten kunt delen vanuit een team.
7. Zorg samen voor het beste rapportage
Hoe krijg je de beste rapportages? Door samen met de eindgebruikers te bepalen welke analyses en inzichten zij nodig hebben bij hun werk. Dat is de informatie die is om betere beslissingen te nemen op basis van data. Neem ze vervolgens mee in de creatie van een rapportage zodat ze precies weten welke data beschikbaar is en hoe dit te lezen is. Periodiek de rapporten evalueren en optimaliseren zorgt uiteindelijk voor steeds betere rapportages en het gebruik ervan.
8. Geef verdieping aan analyses
Standaard heeft Power BI functionaliteiten om extra inzichten en analyses toe te voegen aan visualisaties. Denk aan het toevoegen van een gemiddelde-, constante of trendlijn aan grafieken. Deze lijnen kun je zelf instellen of dynamisch laten vormen op basis van de data uit de grafiek. Dit geeft de mogelijkheid om direct inzicht te geven waar je bijvoorbeeld nu staat t.o.v. vorig jaar of het doel wat je wilt bereiken (KPI).
9. Automatische alerts toevoegen
Binnen Power BI stel je via eenvoudige Card-Visuals alerts in wanneer een grenswaarde binnen een rapport wordt overschreden. Speel direct in op kritieke veranderingen of fouten binnen het rapport. Met Power Automate kun je dit nog completer inrichten, bijvoorbeeld door extra stappen of taken toe te voegen na een verandering. Ontvang een melding of e-mail wanneer een drempelwaarde wordt bereikt of juist overschreden!
10. Storytelling op basis van data
Doordat Power BI volledig naar wens is in te richten wordt het steeds vaker gebruikt voor het vertellen van een verhaal op basis van data. De infographic-achtige manier van datavisualisaties wordt al gebruikt op tal van websites, bijvoorbeeld het coronadashboard of de presentatie van de jaarcijfers. Steeds vaker worden dergelijke rapportages gebruikt op schermen binnen kantoren zodat iedereen de huidige stand van zaken weet. Hoe leuk is het als jouw rapportage het verhaal van jouw bedrijf verteld!
Natuurlijk zijn dit slechts 10 van de duizenden mogelijkheden in Power BI. Iedere update brengt nieuwe optimalisaties en mogelijkheden mee. Onze BI-specialisten weten precies wat er speelt en passen dit toe om klanten nog beter te kunnen voorzien in hun databehoefte. Meer weten over de mogelijkheden met Rapportage & Business Intelligence? Bekijk dan de pagina Rapportage & BI.
Lees meer over de mogelijkheden van Power BI voor Exact Globe in onze Whitepaper "Business Intelligence: Power BI voor Exact Globe".
Advies nodig?
Heb je vragen over de inhoud van dit blog? Of wil je weten hoe je Power BI in jouw voordeel kan laten werken? Sunil adviseert je graag over de mogelijkheden.
