Wat is EDI
Je hebt vast wel eens gehoord van de term EDI, maar waar staat dat eigenlijk voor? EDI staat voor Electric Data Interchange en is een algemene term die wereldwijd gebruikt wordt voor de elektronische uitwisseling van documenten tussen bedrijven onderling. Denk hierbij aan verkooporders, facturen, inkooporders, pakbonnen et cetera.
Voor wie is EDI interessant
EDI wordt toegepast binnen een aantal specifieke branches, dus niet ieder bedrijf krijgt hiermee te maken. Vaak zijn het de grotere organisaties binnen de levensmiddelen-, doe-het-zelf-, tuin en dier, mode-, drogisterij-, gezondheidszorg-, telecom-, metaal-, transport-, logistieke dienstverlening en woninginrichting-branche, die het verplicht stellen om te werken met EDI. Deze grote organisaties, veelal ketens, gebruiken EDI om efficiënter te werken en daardoor kosten te besparen. Ze verplichten hun leveranciers of klanten om met EDI-gegevens te ontvangen en aan te leveren. Het kan dus zijn dat je als MKB-organisatie als het ware “verplicht” wordt om met EDI te gaan werken.
Als je als MKB-bedrijf bijvoorbeeld brood levert aan een supermarkt, of tuinmeubelen aan een tuincentrum, dan zul je moeten werken met EDI. Het heeft geen zin om bij bedrijven van dit formaat andere afspraken te willen maken, ze gaan hier namelijk niet in mee. Je zult dus als MKB-bedrijf zelf een oplossing moeten vinden om te gaan werken met EDI.
Hoe ga je aan de slag met EDI
Vanuit Advisie zien wij meestal dat onze klanten de aanleverende partij zijn voor een of enkele grote spelers in één van de eerder beschreven branches. Het is daarom eerst van belang om te weten wie van jouw klanten met EDI werkt. Daarna ga je na welke berichten er uitgewisseld moeten worden; vaak worden de verkooporders geautomatiseerd aangeleverd door de klant en willen zij de pakbonnen en facturen geautomatiseerd terug ontvangen-. Dit gaat via een gestandaardiseerd bericht dat verstuurd wordt, maar ook binnen de gestandaardiseerde EDI-berichten zijn er weer verschillende varianten en versies.
Omdat de definities van die EDI-berichten per branche en per versie telkens anders zijn, wordt er door de meeste MKB’ers gewerkt met een EDI-partner die de berichten als het ware vertaalt naar het juiste formaat. Met de EDI Tool van Advisie kun je een bericht naar de EDI-partner sturen, welke er dan voor zorgt dat het bericht in het juiste formaat wordt verstuurd naar jouw klant, bijvoorbeeld de Albert Heijn. Binnen Nederland zijn er verschillende EDI-partners. Bij Advisie werken wij regelmatig met gevestigde namen op dat gebied, waaronder Transus, Descartes en Tie Kinetix.
Door gebruik te maken van deze vereenvoudigde manier van uitwisseling, maakt het feitelijk niet uit welke ERP-applicatie de klant en leverancier heeft. De berichten worden namelijk altijd verstuurd naar dezelfde EDI-partner, die het bericht vervolgens transformeert naar het EDIFACT-formaat waar de ontvangende partij om vraagt en het bericht tenslotte doorstuurt naar de klant of leverancier. U kunt dit vergelijken met de telefonie branche; twee verschillende merken telefoons kunnen bellen met elkaar waarbij twee verschillende providers daartussen zitten, maar via hetzelfde protocol werken.
Voordelen van werken met EDI
Zoals we al schreven, verplichten grote bedrijven hun leveranciers -groot of klein- hun administratieve software te koppelen aan hun applicatie met EDI. Door een dergelijke samenwerking valt er ook voor jou veel te winnen:
- Het zorgt voor nauwkeurigheid, waardoor je minder (eigenlijk geen) fouten maakt.
- Meer kostenefficiëntie doordat er minder data handmatig overgenomen hoeft te worden, hierdoor bespaar je tijd.
- Snelheid doordat je minder tijd nodig heeft om de transacties te verwerken, zo staan de orders automatisch in het systeem en deze kunnen direct verwerkt worden.
Ben je benieuwd wat het voor jou bedrijf voor voordelen brengt? Het supply chain team van Advisie kan je uitstekend informeren over de zaken rondom EDI. Wij maken graag een afspraak om dit door te spreken, hierna kunnen we een vrijblijvende presentatie geven.
