Urenverantwoording
Alleen al door het woord te lezen, gaan de nekharen van veel docenten rechtovereind staan. Bovendien zit uren schrijven niet in hun DNA, zoals dat bij consultants en accountants wel het geval is. Ook leraren krijgen te maken met een steeds strengere registratieplicht. Gemeenschapsgeld moet immers goed worden besteed. Hoe zorg je dat registreren een lust wordt in plaats van last? Teun van Essen weet het.
In de onderwijswetten is vastgelegd hoeveel uur les leerlingen minimaal moeten krijgen. Die vastlegging moet steeds specifieker. Het aantal subsidies voor een bepaald doel is toegenomen en heeft de vrij te besteden zak geld vervangen. Het verantwoorden van geoormerkt geld is hiermee een pittige taak voor een onderwijsinstelling; voor zowel leraren als de administratie. Accountants, die de ogen van de overheid zijn, controleren steeds strenger.
Uitstelgedrag
Uit gesprekken met hogescholen en ROC’s weet ik dat docenten zeker 2 uur per week kwijt zijn met registratie van hun uren in Excel of een losstaande urenapplicatie. Vaak gebeurt dit achteraf. Het kost veel docenten flink wat denkwerk om te achterhalen waaraan ze hun uren hebben besteed. Daardoor zien ze er tegenop en is de kans op uitstelgedrag groot.
Losse Excellijstjes
Niet alleen de tijdschrijvers, ook de verwerkers hebben hun handen vol aan de urenverantwoording. Ze verwerken de uren in de financiële administratie; via importtools of handmatig. Actueel inzicht over wie wel en niet zijn uren heeft geschreven ontbreekt als de administratie losse Excellijstjes stuurt naar de medewerkers. En gebeurt registratie in een aparte tool, ook dan is er geen direct inzicht. Pas als de geregistreerde uren zijn verwerkt, is duidelijk wat er ontbreekt. De eisen van de overheid zijn de laatste jaren flink aangescherpt, omdat er veel met uren is gesjoemeld. De uiterste sanctie: geen urenverantwoording = geen subsidie.
Hoofd leeg maken
Wil je als school de urenverantwoording goed krijgen, dan moeten registratie en verwerking eenvoudig zijn. Dus registreren via een app op het moment dat de uren zijn gemaakt. Dat de docent enkel projecten ziet die voor hem relevant zijn, zodat de drempel voor tijdige registratie vermindert. Hierdoor kan de urenverantwoording correct en tijdig naar de Inspectie. Voordeel is ook dat je als docent je hoofd leeg hebt gemaakt en medewerkers op de administratie hoeven niemand achter de broek te zitten.
Urenregistratie app
Vanuit die visie hebben we een app gemaakt waarmee docenten hun uren kunnen registreren. Door nieuwe techniek hebben we de urenverantwoordingsfunctie in Exact Financials naar een app gebracht. Als je dagelijks je uren bijhoudt, ben je maximaal 5 minuten kwijt. Na registratie van de uren zijn ze direct verwerkt. Via een dashboard is zicht op de geregistreerde uren. Mocht iemand zijn urenregistratie nog niet heeft gedaan, dan is die op tijd te waarschuwen. Maar waarom loopt dit proces via een app en krijgen docenten geen toegang tot de urenregistratie in het financiële systeem, zo vragen ze wel eens. Simpel, een app is veel gebruiksvriendelijker, dus is de kans dat de registratie goed en op tijd gebeurt groter.
Concentreren op de inhoud
Moet je als school je huidige urenverantwoordingstool opzeggen? Dat is een grote beslissing, maar gebruik je een urenregistratie app die onderdeel is van je financiële systeem, dan spaar je de kosten van een additioneel urensysteem uit en de daarbij behorende koppeling met het financiële applicatie. Projectcontrollers kunnen zich concentreren op de inhoudelijke kant van de projecten in plaats van het genereren van data om te ontdekken waar ze staan. Docenten krijgen meer tijd voor verbetering van de leskwaliteit. En de accountant? Die krijgt ook een lach op zijn gezicht. En als school heb je niet de zorgen dat de subsidiekraan dicht wordt gedraaid door een gebrekkige urenregistratie.
Wilt u een vrijblijvend advies over onze software oplossingen voor het onderwijs? Neem dan contact op met onze expert. Teun adviseert u graag over de mogelijkheden.
