Financiële administratie
Vanuit Advisie hebben wij veel contact met de financiële administratie bij zorginstellingen. Eén punt dat vaak als tijdrovend wordt ervaren op deze afdeling is het decentraal factureren. Wat is dat precies?
Binnen zorginstellingen zijn er vaak meerdere afdelingen en/of locaties waar verschillende soorten zorg worden aangeboden. Veel zaken lopen direct via de administratie en verlopen goed. Toch blijven kleine facturen vaak decentraal verlopen, bijvoorbeeld een pedicure behandeling.
Stel, er wordt op de locatie/afdeling door het afdelingshoofd aan de administratie doorgegeven dat er een pedicure behandeling heeft plaatsgevonden. Dan gaat het bij het doorgeven vaak ‘mis’, er ontstaat namelijk een wirwar aan manieren hoe de administratie de informatie ontvangt. Dit kan een Excelsheet zijn waarin de medewerker bijhoudt welke cliënt welke behandeling heeft gehad, het kan via losse mailtjes verlopen of via een papieren lijstje (soms zelfs handgeschreven). In al deze gevallen zal de administratie handmatig een factuur moeten aanmaken in het financiële systeem.
Dit heeft een aantal grote nadelen, het is namelijk erg foutgevoelig. De administratie krijgt via verschillende bronnen informatie binnen en het moet handmatig worden overgetypt. Het kost bovendien veel tijd, één medewerker is bezig met een lijst opstellen van de zaken die gefactureerd moeten worden en naar welke cliënt het gefactureerd moet worden, vervolgens moet de administratie dit handmatig overnemen. Uiteindelijk is het ook onoverzichtelijk omdat de informatie via verschillende kanalen binnenkomt.
Decentraal factureren vereenvoudigen
Decentraal factureren is dus foutgevoelig, kost veel tijd en kan onoverzichtelijk zijn. Wat zijn manieren om dit te vereenvoudigen?
- Medewerkers van de afdeling/locatie toegang geven tot de financiële administratie en zelf facturen laten aanmaken.
- Een portal opstellen waarmee digitaal eenvoudig een factuur voor de administratie klaargezet kan worden in de financiële administratie.
De eerste optie klinkt wellicht als ‘gemakkelijk’, maar vanuit Advisie adviseren wij dit niet. Niet iedere medewerker heeft de juiste boekhoudkundige kennis en hierdoor is het lastig het systeem te begrijpen en de facturen op de juiste manier aan te maken. Ook wil je als administratie zelf de volledige verantwoordelijkheid houden binnen het boekhoudsysteem. Daarnaast staan er ook veel zaken in het boekhoudsysteem waar de meeste medewerkers niets mee van doen hebben en ook niet bij hoeven.
Optie twee adviseren wij wel. Alle bovengenoemde risico’s zijn hiermee namelijk van de baan. Via een portaal kan een medewerker inloggen en aangeven voor welke cliënt er welke zaken gefactureerd moeten worden. Op de achtergrond wordt er direct een verkoopfactuur aangemaakt binnen Exact en kan deze ter fiattering worden aangeboden bij de administratie. Het online portaal kan zo ingericht worden dat het voor de medewerker heel eenvoudig is om een factuur aan te maken.
De voordelen van een online portaal:
- De medewerker kan alleen kiezen uit de cliënten van zijn afdeling/locatie.
- Je kunt kiezen uit een aantal standaardartikelen die betrekking hebben op de desbetreffende afdeling/locatie zoals pedicure, kapper, eten, et cetera.
- Er is een eenduidige werkwijze doordat alle facturen bij de administratie op dezelfde wijze binnenkomen.
- Geen handmatige handelingen, de administratie hoeft alleen de facturen te controleren.
- Het portaal kan in de eigen huisstijl ingericht worden waardoor het er herkenbaar uitziet. Daarnaast kan het geïntegreerd worden in een bestaande website/portaal, daardoor ervaar je het niet als een extra systeem.
- Er kunnen velden verplicht worden gesteld waardoor de juiste informatie altijd wordt aangeleverd bij de financiële administratie.
- Er zijn duidelijke zoekmogelijkheden.
Advisie kan een dergelijk online portaal voor jouw organisatie inrichten en helpen de decentrale facturatie te vereenvoudigen. Wil je een keer sparren over de mogelijkheden? Neem dan contact met ons op:
