Tijdens de Spend Management demosessie van Advisie op het hoofdkantoor van Exact Software in Delft werd uitgebreid stilgestaan bij de automatiseringsmogelijkheden van contractbeheer, de voordelen van strategische inkopen, het afhandeling digitale facturen en het eenvoudig indienen en afhandelen van declaraties.
De oplossing die Exact biedt is Spend Management. Spend Management bestaat uit de oplossingen:
- Exact Purchase to Pay (contracten beheren en inkoop automatiseren)
- Exact Expense Management (eenvoudig declaraties indienen en afhandelen)
Exact heeft recent de bedrijven ProQuro (Purchase-to-Pay software) en SRXP (Expense Management software) overgenomen. Met de overname van procurement-softwarespecialist ProQuro kan Exact haar klanten een inkoopmanagementoplossing bieden waardoor de financiële processen geïntegreerd zijn met de inkoopprocessen. De overname van het Amsterdamse bedrijf, SRXP, zorgt voor aanvulling in het online afhandelen en verwerken van declaraties. Door deze overnames bieden Advisie en Exact haar klanten een nieuw volwaardige Spend Management oplossing.
Exact Purchase to Pay voor een professioneel inkoopproces
Hoe handig zou het zijn als iedere medewerker in de organisatie een product of dienst voor het bedrijf zou kunnen aanvragen op dezelfde manier? En dat medewerkers de voortgang van hun aanvraag kunnen volgen binnen één organisatiebreed systeem? En om te voorkomen dat financiële medewerkers veel tijd kwijt zijn met het nagaan door wie producten of diensten zijn ingekocht en te controleren of het juiste is geleverd, kan het hele inkoop- en factuurproces worden geautomatiseerd. Met uiteindelijk als doel meer inzicht in de kosten, het doen van slimme strategische inkopen en een kostenreductie van wel 75%.
De purchase-to-pay cyclus gaat om het hele proces rondom het inkopen van goederen en diensten. De stappen uit het proces zijn:
- Aanvraag van een inkooporder door een medewerker
- Goedkeuren / fiatteren van de bestelling door een leidinggevende, budgetverantwoordelijke
- Plaatsen van de order
- Levering van de producten of diensten
- Controle van levering, diensten en papieren door de administratie
- Na akkoord wordt de factuur betaald.
Slechts klikken voor het indienen van uw declaraties
Exact Expense Management is een tool die het mogelijk maakt om snel en gemakkelijk te declareren of het nu gaat om uren, kilometers, btw of kosten. Door het maken van een foto, het invullen van drie velden is de declaratie voltooid en staat klaar voor fiattering. Gemakkelijker kan eigenlijk niet. Door de declaraties op deze manier in te dienen worden ze meteen doorgezet naar een project, kostenplaats of -drager in de financiële administratie. De voordelen van deze declaratietool zijn:
- Snel en gemakkelijk declareren
- Geïntegreerd met de administratie
- Zicht op alle uitgaven
- Automatisch afletteren van creditcardbetalingen
- Minder fouten in declaraties
- Automatische btw-teruggave op internationale uitgaven
De Exact Spend Management oplossing maakt het mogelijk om deze processen te automatiseren en te integreren met de financiële administratie zodat het aantal handmatige handelingen enorm afneemt en meer inzicht heeft in de uitgaven.
Wilt u een vrijblijvende demonstratie of een advies gesprek over de mogelijkheden in uw organisatie?
Neem contact met ons op via
+31 (0)35 60 36 500 of stuur een bericht.