Digitalisering kan bedrijven veel opleveren

Is ‘good governance’ of ook wel ‘goed bestuur’ in alle bedrijven al zo ingeburgerd dat het tot de nieuwe standaard behoort? Of zijn bedrijven die ‘good governance’ nastreven juist de uitzondering? In een vorig blog gaf ik voorbeelden met betrekking tot voedingsmiddelen en verpakkingsmaterialen. Gebrekkige communicatie op de verpakking of marketing gericht op kinderen kunnen de consument op het verkeerde been zetten. Minister Schippers riep niet voor niets “bedrijven neem je verantwoordelijkheid”. Gelukkig zijn er veel bedrijven die dat ook doen. In dit blog wil ik inzoomen op de rol van software bij ‘good governance’.

Good governance, wat is het eigenlijk?

Als ik zoek op de definitie van good governance dan stuit ik op meerdere definities. Dit Engelse begrip kan op meerdere manieren worden uitgelegd, namelijk ‘het handelen of de wijze waarop organisaties worden bestuurd’ én ‘een open communicatie en verantwoording afleggen ten behoeve van belanghebbenden’. Mijn interpretatie van deze definities is dat je als bestuurder het ‘geweten’ bent van je organisatie. Kortom, je bent verantwoordelijk voor het op juiste wijze van produceren van goederen in een daarvoor bestemde omgeving en daarvoor ook de verantwoordelijkheid neemt.
Neem bijvoorbeeld de productie van voedingsmiddelen. De kwaliteit van de ingrediënten, het productieproces, de hygiëne, de productie-omgeving maar ook verpakkingsmaterialen, opslag en wijze van transport zijn voor voedingsmiddelen erg belangrijk. De overheid stelt regels op waaraan het productieproces moet voldoen. Maar ook binnen de keten worden veelal extra kwaliteitseisen gesteld. Aanvullende eisen kunnen echter ook betrekking hebben op duurzame productie of milieuvriendelijke productie. Pas als aan de eisen is voldaan mag het keurmerk van de keten worden gebruikt.

Good governance in de praktijk

Een goed voorbeeld van good governance is Qlip. Qlip is gespecialiseerd in kwaliteitsborging van agrofood. Door hun uitgebreide analyses en certificering van kwaliteit en voedselveiligheid zijn zij een begrip in de Nederlandse zuivelketen. Zij verwerken informatie van veehouders en dierenartsen en verrijken deze informatie met eigen onderzoek. Dit alles wordt gerapporteerd aan opdrachtgevers en het ministerie van Volksgezondheid. Om al deze informatie te kunnen registreren en analyseren wordt software gebruikt. Qlip gebruikt onder andere Exact Synergy op een zeer innovatieve manier. Niet alleen laboratoriumuitslagen over de kwaliteit van zuivelproducten worden geregistreerd, maar ook controles bij veehouders worden digitaal vastgelegd. Inspecteurs die namens Qlip bedrijfsbezoeken afleggen bij veehouders controleren ter plaatste het bedrijf, de koeien en de hygiëne. Deze zaken worden meteen vastgelegd op een tablet. De gegevens van de veehouder worden direct bijgewerkt met de informatie over de controles. Op deze manier registreren en verwerken zij gegevens van diverse bronnen. Rapportages en signaleerfuncties in Synergy waarborgen de kwaliteit van de melk. Als uit de rapportage informatie naar voren komt die bijvoorbeeld afwijkt van de standaarden, treedt er een andere procedure in werking dan de standaard brieven. Vervolgstappen kunnen zijn het automatisch genereren van een waarschuwingsbrief, het inplannen van een nieuwe afspraak of een verzoek voor het insturen van nieuwe melkmonsters. Pas als aan alle voorwaarden is voldaan en alle lichten op groen staan, treedt de standaard procedure in werking. Hier kunt u het uitgebreide verhaal van Qlip nog eens nalezen.

De rol van software

Software vervuld een centrale rol bij de registratie, uitvoering en de gestelde good governance procedure. Door centrale opslag van al deze informatie afkomstig van uiteenlopende bronnen kunnen slimme rapportages worden gemaakt. Op deze manier is de bron altijd te herleiden en kunnen vervolgstappen zoals het versturen van een brief of rapport, het plannen van een vervolgafspraak of het verlenen van het keurmerk volledig worden geautomatiseerd. Software vervuld op deze manier een zowel registrerende, controlerende als een uitvoerende rol. Wilt u meer weten over de inzet van software bij good governance of het optimaliseren van bedrijfsprocessen? Houdt dan mijn blogs in gaten. In mijn volgende blog zal ik verder op het optimaliseren van productie- en bedrijfsprocessen.