Slecht contractbeheer, menig bestuurder levert het hoofdbrekens op. Binnen het onderwijs wordt ingekocht bij vele leveranciers. Door zowel onderwijsorganisaties als door directeuren van scholen. Contracten zijn vaak nergens goed vastgelegd. Of ze zijn wel vastgelegd maar in verschillende systemen. Er is niemand die de lopende contracten beheert, laat staan zicht heeft op wanneer ze aflopen en er opnieuw onderhandeld moet worden. Er is een gebrek aan overzicht en aan management informatie. En dat terwijl contractbeheer één van de meest eenvoudige zaken is om onder controle te krijgen en om veel geld te besparen. In dit blog ga ik dieper in op contractmanagement en hoe daarmee geld kan worden bespaard.
Ik zet vijf argumenten voor goed contractbeheer op een rij:
- Voorkomen van automatische verlenging. Dit is één van de snelste manieren om kosten te besparen. Het is van belang om uiterlijk drie maanden voor het verlopen van een contract de gesprekken te openen met de leverancier, dan wel het contract op te zeggen. Doe je dit niet, dan wordt een contract automatisch voor een jaar verlengd.
- Zwerfcontracten. Dit hangt met het vorige punt samen. Wanneer je je contractbeheer niet op orde hebt, is er geen zicht op onnodige (zwerf)contracten. Dat wil zeggen, contracten waarvan er geen gebruik meer van de diensten van de leverancier wordt gemaakt. Deze wil je zo snel mogelijk stopzetten.
- Inzicht voor elke stakeholder. Met goed contractbeheer is er op alle niveaus inzicht in de contracten met bestaande leveranciers en welke kosten er mee verbonden zijn. Veel contracten worden decentraal opgeslagen. En daarbij hanteert iedere school zijn eigen manier om een contract te archiveren. Informatie is hierdoor niet voor iedere stakeholder beschikbaar.
- Schaalvoordelen. Zolang er geen inzicht is in contracten, is het lastig om te profiteren van schaalvoordelen. Veel onderwijsinstellingen hebben inmiddels ontdekt dat geld bespaard kan worden wanneer er aandacht wordt besteed aan de inkoopfunctie. Contractmanagement kan helpen bij besparingen tijdens het inkooptraject. Door gegevens onderling te delen en duidelijk in kaart te brengen wat de wensen zijn, heb je een betere onderhandelingspositie bij een preferred supplier.
- Papier. Eigenlijk is dit een argument dat zich niet alleen tot contractbeheer beperkt. Er zijn nog altijd veel papierstromen binnen organisaties die gedigitaliseerd kunnen worden. Veel contracten worden nu zowel digitaal als fysiek gearchiveerd en veelal op verschillende locaties. Dat is inefficiënt en kostbaar en leidt tot slecht inzicht van medewerkers in de contracten. Of in het ergste geval zelfs tot het kwijtraken van documenten.
Wanneer een contract centraal en digitaal is vastgelegd, kunnen facturen aan contractregels worden gekoppeld. De contractinformatie kan vervolgens gebruikt worden bij het automatisch verwerken van inkoopfacturen. Neem bijvoorbeeld schoonmaakkosten. Wanneer het contract bij één leverancier is ondergebracht, worden de kosten via een verdeelsleutel over alle scholen verdeeld. Dit kan automatisch gedaan worden in plaats van handmatig. Wanneer een school een dienst van de leverancier afneemt en de factuur komt binnen, kan deze automatisch worden gecheckt en wanneer alles conform contract is, zal de betaling zonder goedkeuring plaatsvinden.
Wat is de meerwaarde ten opzichte van een facilitair systeem?
Binnen onderwijsorganisaties worden facilitaire systemen al jaren lang gebruikt. Echter kunnen deze systemen informatie niet financieel en contractueel volgen. Er moet dus een beslissing genomen worden, waar alles rondom contractbeheer vastgelegd gaat worden. Mijn advies is om een duidelijke keuze te maken in welk systeem wat wordt vastgelegd. Dit om dubbele informatie te voorkomen. Wil je contractbeheer echt goed oppakken, dan is de beste oplossing om alle informatie vast te leggen in één systeem. Dit voorkomt dubbele invoer en verkleint de kans op fouten aanzienlijk. Data van de hele organisatie wordt verrijkt als we leerlingen- en medewerker- en financiële informatie integreren en in één dashboard samenbrengen. Door contractbeheer structureel in de onderwijsorganisatie in te voeren, kan het onderwijs geld besparen en kunnen risico’s beperkt worden.
Wil je meer weten over het contractmanagement en hoe dit goed geregistreerd kan worden? Download hieronder dan de Keuzegids voor Educatie. In deze Advisie Keuzegids geven we onze visie op een aantal belangrijke thema’s en uitdagingen die spelen in de onderwijsbranche. We reiken u een oplossingsrichting aan waardoor u nóg slimmer kunt werken.
Meer weten wat Advisie voor uw instelling kan betekenen? Neem dan contact op met onze expert. Teun adviseert u graag over de mogelijkheden.
