Exact Online of Exact Globe koppelen met Magento?

Veel e-commerce bedrijven worstelen met de vraag welk systeem ze moeten aanschaffen voor de financiële en/of logistieke administratie. Vaak kiest men voor marktleider Exact, mede omdat hiervoor koppelingen met e-commerce platformen als Magento beschikbaar zijn. Maar welk product van Exact past nou het beste bij de situatie van de klant? Op basis van welke vraagstukken maak je deze keuze?

• Cloud of On-premise?
• Prijs of gebruiksgemak?
• De huidige situatie of groeiplannen voor de toekomst?

Waarop de keuze ook wordt gebaseerd, vaak onderzoekt men vooraf onvoldoende of alle gewenste functionaliteit aanwezig is. Te vaak is het een keuze op basis van prijs en niet op functionaliteit. Eventuele groeiplannen of integratie met een Warehouse Management Systeem (WMS) wordt vaak niet in de eerste fase meegenomen. Kortom: waarom kiezen voor Exact Online of Exact Globe?

De voordelen van Cloud computing

Steeds meer bedrijven willen in de Cloud werken en kiezen daarom voor Exact Online. Exact Online heeft een enorm marktaandeel en duizenden bedrijven werken er dagelijks naar tevredenheid mee. Minder bekend is dat Exact Globe nu ook in abonnementsvorm en in een hosted omgeving wordt aangeboden. Zo is er bijvoorbeeld de ‘logistieke bundel’ welke bestaat uit vrijwel alle financiële- en logistieke modules van Exact Globe. Deze licentie kan ‘on premise’ op de server bij de klant draaien. Vaak is dit aan te bevelen als men ook een kassasysteem of WMS pakket in gebruik heeft. Maar Exact Globe draait ook prima in de Cloud en wordt aangeboden via Exact zelf en gespecialiseerde Gold partners zoals Advisie.

Exact Online

Zoals ik al schreef biedt Exact Online Handel veel functionaliteit voor handels(logistieke) bedrijven. Exact Online biedt veel voordelen zoals:

• 24/7 beschikbaar in de Cloud, via PC, Tablet of Smartphone App
• Geen eigen server/netwerk nodig
• Betaalbare abonnementen, naar behoefte uit te breiden
• Integratie met de accountant

Maar in combinatie met een e-commerce platform zoals Magento zijn er ook een aantal onderdelen die een goede integratie negatief kunnen beïnvloeden:

• Als in Magento een afwijkend afleveradres wordt ingevoerd is het niet mogelijk om de bedrijfsnaam te importeren. Bij een B2B shop is het natuurlijk van groot belang dat dit veld wordt gevuld zodat deze op de diverse lay-outs kan worden opgenomen.
• Regelmatig worden bestellingen geplaatst via een ‘gast account’. Vaak wordt ervoor gekozen om bestellingen van deze ‘niet-geregistreerde klanten’ op een centrale debiteur te boeken. Dat is technisch wel mogelijk maar zodra er teveel verschillende adressen op deze ‘webshop debiteur’ geboekt worden, kan Exact Online dit niet meer goed aan.
• Voor veel organisaties is vijf assortimenten te beperkt. Ook kan in Exact Online niet gewerkt worden met vrije velden.
  
  

Exact Globe

Als bovenstaande punten een belemmering vormen voor de bedrijfsvoering, biedt Exact Globe oplossing omdat de beschreven functionaliteit wel aanwezig is in Exact Globe. Maar Exact Globe kent een ander investeringsplaatje qua software en vaak ook consultancy. Als je Exact Globe ‘on premise’ gebruikt, is dus een eigen server/netwerk nodig.

Hoe beter de huidige en gewenste situatie in beeld is, hoe groter de kans dat er een passende oplossing kan worden geboden. Neem dus voldoende tijd om je goed te laten informeren over de juiste keuze voor jouw administratie en de integratie met e-commerce!

Plug-and-play of op maat ingericht?

Het lijkt natuurlijk aantrekkelijk om te kiezen voor een plug-and-play oplossing. Maar wees je ervan bewust dat een dergelijke koppeling niet op maat is ingericht. Dat kan tot gevolg hebben dat de uitwisseling minder efficiënt is omdat veel entiteiten niet worden uitgewisseld, terwijl dit dus wel mogelijk is. Het resultaat is dat onnodig veel handmatige handelingen moeten worden verricht die dus geautomatiseerd hadden kunnen worden met bijvoorbeeld de Webshop Connector Ultimate. Ook bestaat de kans dat bijvoorbeeld Exact Online niet alle gewenste functionaliteit biedt en een overstap naar Exact Globe noodzakelijk is zoals bij Koole Ruitersport het geval was. Na een overstap van Twinfield naar Exact Online Handel bleek ook deze onvoldoende functionaliteit te bieden en koos men uiteindelijk voor Exact Globe.

Waar kies jij voor?

Samengevat zijn er veel argumenten om te kiezen voor Exact Online of Exact Globe. Laat je vooraf goed informeren naar de (on)mogelijkheden, zeker als een koppeling met andere pakketten of processen gewenst is. Denk niet alleen op korte termijn, maar houd rekening met groei van het bedrijf. Komen er aanvullende vraagstukken als EDI en WMS om de hoek kijken? Of kies je ervoor om het volledige artikelbeheer vanuit Exact gaan beheren met bijvoorbeeld meerdere afbeeldingen per artikel of het koppelen van verwante artikelen en Cross- en Up-Sell. Op dit moment zijn deze zaken beschikbaar als extra modules voor de Webshop Connector voor Exact Globe maar deze functionaliteit is niet beschikbaar voor Exact Online.