Organisaties investeren massaal in CRM-software en verwachten snel een hoge return on investment. In de praktijk duurt het langer voordat je de vruchten kunt plukken.
Anticiperen op de huidige markt
Vorig jaar kampte de Nederlandse industrie met de langste levertijden en grootste tekorten ooit, meldt de NEVI (Nederlandse Vereniging van Inkoopmanagers). Bijna één op de vijf productiebedrijven kampte met leverproblemen. Dit kwam deels door de problemen bij het Suezkanaal (een containerschip met 20.000 containers aan boord liep aan de grond), deels door een tekort aan grondstoffen en deels door personeel dat thuis kwam te zitten in verband met corona. Hoe ga je hier als middelgroot productiebedrijf of groothandel mee om?
Naast het lastig kunnen ontvangen van grondstoffen en producten zijn de klanten nog veeleisender geworden. Klanten verwachten een korte levertijd en willen altijd goed op de hoogte gehouden worden over hun bestellingen. De onzekerheid rondom leveringen en de verwachtingen van de klant leveren de nodige uitdagingen op voor groothandelaren en productiebedrijven. Hoe houden zij grip op hun levertijd? Hoe ontvangen zij de juiste informatie over de bestellingen bij de leverancier? Als de levertijd wijzigt, hoe informeren zij hun klant daar over? Dit zijn een aantal vragen die wij bij Advisie vaak horen van de klanten.
Processen automatiseren
Je kunt ervoor kiezen om iedere servicedeskmedewerker toegang te geven tot de financiële administratie. Dit is meestal niet wenselijk omdat de servicedeskmedewerker misschien geen boekhoudkundige kennis heeft en daarnaast maar een klein onderdeel van de financiële administratie hoeft te raadplegen. Daarnaast zijn er dan ook veel meer gebruikerslicenties binnen het financieel systeem nodig en hier zijn kosten aan verbonden.
Leveranciersportaal
Advisie heeft een leveranciersportaal ontwikkeld waarmee de leverancier de verwachte leverdatum real-time per order kan aangeven/wijzigen. De leverancier logt in op het portaal en kan in een simpel overzicht zijn orders zien. Je kunt zelf bepalen welke informatie jouw leverancier ziet en wat hij/zij moet kunnen in het portaal. Het is bijvoorbeeld mogelijk om in het portaal deelleveringen aan te geven. Je kunt dan aangeven in hoeveel delen een order gesplitst mag worden en wat de verwachte leverdatum per onderdeel is. Het is ook mogelijk om meerdere datumvelden per inkooporder te laten vullen, zo wil je bijvoorbeeld kunnen zien wanneer de bestelde artikelen de fabriek verlaten, wanneer de artikelen in de container op het schip staan, wanneer het schip in Rotterdam is en wanneer je de artikelen in je eigen magazijn kunt verwachten. Hiermee heb je veel inzage en grip op je bestellingen en de informatie in je eigen Exact systeem is altijd up-to-date door de real-time integratie tussen het portaal en Exact.
Koppeling met Leverancier
Als je maar weinig leveranciers hebt, of bijvoorbeeld bij één leverancier 80% van je bestellingen doet, kan het interessant zijn om je eigen Exact omgeving te koppelen aan het ERP systeem van je leverancier. Als de verwachte leverdatum in het ERP systeem van je leverancier verandert, kan de verwachte ontvangstdatum bij de inkooporder in je eigen Exact omgeving automatisch worden aangepast. Hierdoor is de informatie in jouw eigen Exact omgeving altijd up-to-date en hoef je geen gegevens handmatig aan te passen.
Deze twee oplossingen kunnen zowel bij een groothandel ingezet worden voor het bestellen van artikelen, als bij een productiebedrijf bij het bestellen van grondstoffen.
Informeren over leverdatum naar klanten
Bij de vorige oplossingen automatiseer je de informatie rondom je bestellingen en ontvangsten. De vervolgstap is je klanten op de juiste manier informeren. Als je ‘order gestuurd’ inkoopt (dit betekent dat je specifiek voor een verkooporder een inkooporder plaatst bij jouw leverancier), kun je de verkooporder koppelen aan de inkooporder. Doordat deze aan elkaar gekoppeld zijn kan de leverdatum bij de verkooporder automatisch aangepast worden als de ontvangstdatum bij de inkooporder wijzigt. Je kunt ervoor zorgen dat de klant geautomatiseerd een mailtje krijgt dat zijn/haar bestelde producten op een ander moment geleverd worden.
Als je niet ‘order gestuurd’ werkt maar ‘voorraad gestuurd’, kan er een centrale functie in Exact komen die adviseert aan de hand van bepaalde prioriteiten, welke klanten de producten als eerste moeten ontvangen. Een aantal prioriteiten kunnen zijn; omzet van een klant, of de klant openstaande posten heeft, bestelvolume, et cetera. Hierdoor kun je de leverdatum bij de verkooporders aanpassen op basis van het gegenereerde advies. De klant ontvangt daarna automatisch een mail dat verwachte leverdatum is veranderd.
Oplossing voor jouw organisatie
We hebben een aantal oplossingen toegelicht waarmee je meer grip kunt krijgen op de levertijden én jouw klanten op een eenvoudige wijze kunt informeren. Dit zijn een aantal voorbeelden, maar voor iedere organisatie kan iets anders passend zijn. Onze adviseurs kijken dan ook graag wat bij jouw organisatie past. Heb je behoefte aan een oriënterend gesprek? Neem dan contact op met een van onze specialisten.
Wim van Twillert
