Voorkom verspilling van uw financiële middelen door een strategisch inkoopbeleid en houd grip op uw inkoopproces. Door het procurement proces goed in te richten met de juiste software voegt dit waarde toe aan zowel de interne- als externe processen. Hiermee kan een inkoper beïnvloeden, onderhandelen en daarmee sterke relaties opbouwen met belangrijke stakeholders en leveranciers. Daarbij moet rekening worden gehouden met de organisatorische wensen van de onderneming en de belangen van leveranciers.
Waarom procurement?
Medewerkers kunnen snel en eenvoudig diensten en goederen aanvragen. De budgethouder controleert deze aanvragen na het raadplegen van de online budgetmonitor. Na fiattering wordt vanuit het ‘inkoopcenter’ de bestelling geplaatst. Goederenontvangst en/of de prestatieverklaring vindt centraal plaats. Ook de financiële afhandeling wordt verzorgd. U heeft dus grip op uw contractbeheer, het inkoopproces en de digitale afhandeling van inkoopfacturen in één geïntegreerde oplossing. Het vooraf vastleggen van alle contractafspraken voorkomt vergeten prolongaties en geeft inzicht in lange termijn verplichtingen. Door deze verplichtingen te registreren en te controleren voordat ze worden aangegaan, wordt u niet geconfronteerd met ongewenste en onvoorziene uitgaven.
In uw organisatie wilt u grip op processen, maar ook:
- Bestellen zonder voorraad bij te houden
- Meerdere personen laten bestellen
- Een of meerdere budgethouders betrekken in het proces
- Betere sturing van het inkoopproces
- Inkoopcontracten digitaliseren en inzichtelijk maken
- Sturing o.b.v. budget versus realisatie
- Budgetcontrole op het moment van bestellen
- Tijdigheid en volledigheid van de cijfers
- Voorkomen van extra kosten door het missen van prolongatie momenten of te late goedkeuring van facturen
- Betalingsafspraken nakomen
Het procurement proces
De voordelen op een rijtje:
- Grip op het volledige procurement proces
- Vastleggen van verplichting op moment van aangaan
- Bestellen, scannen en boeken volledig geïntegreerd
- Een basis voor snelle afhandeling
- Budgetten zijn altijd up-to-date
- Budgetcontrole online
- Rapportages zijn snel & betrouwbaar
Overzicht en meer
Geen schattingen, maar actueel inzicht bij het opleveren van uw maandcijfers. Door de aangegane verplichtingen en bestellingen vast te leggen heeft u altijd inzicht in de kosten. Ongeziene facturen zijn verleden tijd. Met als resultaat minder administratieve handelingen en minder fouten. Hierdoor kunt u een periode in één keer correct afsluiten.
Teun van Essen vertelt u graag meer over de procurement mogelijkheden voor uw organisatie.
