Heeft mijn organisatie een PIM systeem nodig?

Werken met een PIM systeem en Exact

Een vraag die zowel Advisie als ShopWorks vaak krijgt van nieuwe of bestaande opdrachtgevers of klanten: ''Heb ik een PIM systeem nodig?'' De keuze om een PIM systeem toe te voegen aan het back-end landschap is vaak gebaseerd op meerdere overwegingen en zijn voor elke organisatie anders. 
 
In dit blog kunnen we dus niet zomaar antwoord geven of jouw organisatie wel of geen PIM systeem zou moeten aanschaffen, maar we kunnen je wel meer informatie geven. We beschrijven allereerst wat een PIM systeem is. Daarnaast zijn zowel Advisie als ShopWorks in gesprek gegaan met een aantal opdrachtgevers en klanten om te horen wat de overwegingen zijn geweest om wél of juist niet te starten met de implementatie van een PIM systeem.

Wat is een PIM systeem?

PIM staat voor Product Information Management. Het is een systeem waarin je allerlei soorten informatie over je producten beheert. Het PIM systeem is de centrale plek om alle productgegevens te verzamelen, te beheren, van extra informatie te voorzien en te verspreiden over de verschillende kanalen van jouw organisatie zoals een website of webshop maar ook apps en nieuwsbrieven. 

Dit systeem zorgt dat alle data vanuit één platform wordt beheerd en gedistribueerd over alle kanalen. Omdat vaak meerdere mensen van een organisatie toegang hebben tot het PIM systeem, is het makkelijk om de productinformatie te beheren maar ook zeker te verrijken. In het PIM systeem staan bijvoorbeeld afmetingen, uitgebreide artikelinformatie (eventueel in diverse talen), samenstelling van het artikel, afbeeldingen en video’s, gerelateerde producten en soms ook prijzen. Deze informatie kan vervolgens via een koppeling gedeeld worden met onder andere een webshop, ERP applicatie en andere uiteenlopende marketing-kanalen.

Welke keuze maakten andere organisaties en waarom?

Voor bedrijf A leidt een overweging tot de implementatie van een PIM, terwijl bedrijf B juist die overweging ziet als een reden om het niet te doen. Hieronder kijken we naar situaties van meerdere organisaties met hun vraagstukken:

Situatie 1: “Wij hebben PIM aangeschaft, omdat we producten makkelijk over meerdere sites/store-fronts willen managen” 

ShopWorks werkt sinds begin 2020 samen met deze opdrachtgever. Dit bedrijf produceert en distribueert een breed assortiment unieke en gepatenteerde ‘biofotonische’ violetglazen. Ze is actief in 50 landen en hebben ongeveer 800 producten. Eind vorig jaar is er gekozen om te starten met de implementatie van het PIM systeem, Ergonode. De keuze is gebaseerd op vier grotere overwegingen. “We hebben PIM aangeschaft, omdat we producten makkelijk over meerdere sites/store-fronts willen managen. Op één plek een wijziging maken en dat deze op vier sites wordt aangepast. Daarnaast willen we een slimmere verbindingen tussen producten leggen. Plat gezegd: producten in Shopware (e-commerce platform) weten niet van elkaar dat ze bestaan. Bij PIM kun je makkelijker met families en varianten werken. Ten slotte willen we 1 plek intern creëren met ‘de waarheid. Veel mensen moeten bij de producten kunnen, maar we willen niet iedereen toegang tot het CMS van de site geven. Een nog vierde overweging was de bestaande koppeling met het e-commerce platform Shopware. Ergonode bleek zo de geschikte kandidaat”, aldus de marketing- en e-commerce manager.  

Situatie 2: “Wij hebben meer dan 17.000 artikelen en deze veranderen vaak. Om tijd te besparen hebben wij gekozen voor een PIM systeem” 

Advisie heeft veel grote klanten, waaronder een klant met een groot artikelbestand. Met meer dan 17.000 artikelen die ook nog eens vaak vernieuwen, was het voor deze klant hét moment om over te stappen op een PIM systeem. Met dit systeem hebben ze meer overzicht in de content, kunnen ze sneller artikelen verrijken met informatie en deze informatie kan ook sneller op de website geplaatst worden. Voorheen hielden ze alles bij in Excel en het ERP systeem werd alleen gebruikt voor het beheren van de stamdata. Het voordeel is dat er nu overzicht is in wie waarmee bezig is. Ook kunnen de productdata sneller aangevuld worden waardoor alles sneller op de website staat.  

Situatie 3: “Op dit moment heeft een PIM systeem nog geen prioriteit. Er lopen veel projecten in de organisatie, het is nu nog niet het juiste moment” 

 Een andere klant van Advisie geeft aan dat nu nog niet het juiste moment is, omdat er veel projecten gaande in de organisatie zijn. Een andere belangrijke overweging is dat zij op dit moment de investering niet op vinden wegen tegen de voordelen. Er is eerder wel een serieuze overweging gemaakt, door het aantal artikelen in hun artikelbestand en de complexiteit hiervan. Bij het bekijken van de opties kwamen zij voor nu tot de conclusie dat het nog niet noodzakelijk is om over te gaan op een PIM systeem. 

Heb ik een PIM systeem nodig?

Na het spreken met leveranciers en klanten kunnen wij vooral volmondig zeggen: het verschilt per organisatie. Een groot artikelbestand, een internationaal bedrijf, beperkt toegang verlenen tot data, hoge omloopsnelheid van artikelen of ‘gewoon’ een kwestie van tijd. Wat de reden ook is, als jij tegen de vraag aanloopt of je wel of geen PIM systeem nodig hebt voor jouw organisatie, neem dan contact op met Advisie/ShopWorks: