Wanneer je kijkt naar de toekomst die op het onderwijs af komt, dan staan er impactvolle dingen te gebeuren. De financiële risico’s waar de huidige onderwijsorganisaties mee te maken krijgen, vragen om real-time inzichten in budgetten en om kloppende begrotingen. Maar hoe toekomstbestendig zijn het beleid en de cijfers waar je mee werkt?
De afgelopen jaren is er op financieel gebied veel veranderd in het onderwijs. Toekomstgericht denken over de financiële effecten van het te voeren beleid is een essentieel punt van aandacht geworden, en dan met name wanneer het gaat om het beperken van de financiële risico’s. Wat zijn de effecten van de demografische ontwikkelingen in de regio? Leiden deze ontwikkelingen tot teruglopende leerlingaantallen? Hebben we straks nog schoolgebouwen nodig, of ligt de toekomst in digitale didactiek? Politieke, demografische, commerciële beslissingen, dat zijn de onderwerpen die steeds meer invloed krijgen op de scenario’s waarmee scholen en organisaties moeten gaan budgetteren. Werken met informatie over resultaten die pas na vijf maanden of soms zelfs aan het einde van een kalenderjaar pas inzichtelijk worden is niet langer houdbaar. Tijdigheid en volledigheid is de enige weg naar weerbaarheid. Waarom blijft budgetteren bij onderwijsinstellingen een uitdaging?
Excel
Net als in het bedrijfsleven wordt ook in het onderwijs nog door veel organisaties gebruik gemaakt van Excel spreadsheets wanneer het aankomt op het maken van begrotingen. En dat brengt grote risico’s met zich mee.
Ten eerste is Excel foutgevoelig. Felienne Hermans van TU Delft onderzocht 15.000 spreadsheets en kwam tot de conclusie dat ruim 750 bestanden meer dan 100 oppervlakkige fouten bevatten. Over de oorzaak van de fouten is het nog speculeren. Waarschijnlijk heeft het heen en weer sturen van spreadsheets en het door iedereen bewerken ervan invloed op de kwaliteit. Maar wellicht zit de foutgevoeligheid ook in de interface van Excel, en dan met name in het feit dat je alleen het eindresultaat van een getal ziet. Het is moeilijk om binnen een spreadsheet op fouten te controleren.
Tot overmaat van ramp lijkt het volledig geaccepteerd dat er fouten in spreadsheets zitten. Ten onrechte, want die fouten kunnen rampzalig uitpakken! Bij het Britse pensioenfonds Mouchel leidde de ontdekking van een rekenfout in een .XLS zelfs tot een neerwaartse bijstelling van het resultaat van 8,6 miljoen Britse ponden. De aandelenkoers daalde na die bekendmaking daarvan met ruim 30 procent en de CEO werd gedwongen af te treden. Kleine fouten kunnen grote gevolgen hebben.
Ten tweede zorgt een Excel spreadsheet er voor dat te veel versies van de begroting, en dus de ‘vermeende waarheid’, rondgaan. Hierdoor is de kans groot dat tijdens gesprekken iedereen naar andere cijfers kijkt en langs elkaar heen praat. Dit vormt zeker een risico wanneer jouw onderwijsorganisatie een grote verspreiding van scholen in de regio heeft en je genoodzaakt bent regelmatig telefonisch te vergaderen.
Optimaal budgetteren
Voor onderwijsorganisaties die worstelen met bovenstaande, is het van kritisch belang dat processen zo veel mogelijk gestandaardiseerd en geautomatiseerd worden.
Begroten is belangrijk om je organisatie financieel gezond te houden. Ook het ministerie vraagt om de cijfers, omdat zij in de toekomst meer en meer zullen gaan sturen op risico’s. Met begrotingen in Excel gaat het vaak mis. Het rekenmodel, je bedrijfslogica, zit in hetzelfde bestand als je data. Er zijn verschillende tools beschikbaar voor het verder professionaliseren van het begrotingsproces. Daar kunnen wij bij helpen. Zo hebben we een oplossing waarbij we de betrouwbaarheid van één database (Exact) combineren met de bekende functionaliteiten van Excel.
Alle budgethouders krijgen een identiek Excel document, waarin ze wijzigingen kunnen maken. Zodra de aanpassingen worden opgeslagen vindt er gelijk een koppeling naar de database plaats en is alles op het centrale punt aangepast. Er is nog maar één waarheid waar iedereen mee werkt.
Alle financiële (en overige bedrijfs)processen zijn eenvoudig in huis te halen en te managen middels systemen die in de cloud werken. Je hoeft als onderwijsorganisatie niet langer een hoge investering te doen, je betaalt op basis van een soort abonnementsvorm. Ik zie de voordelen van het insourcen als volgt:
- Je kunt zowel het p-domein als het l-domein met het f-domein ondersteunen
- Er is real-time inzicht in of de kosten nog in lijn lopen met begroten
- Alle belanghebbende (schoolbestuur -> budgethouders) kunnen in hetzelfde systeem real-time informatie halen
Meer weten over dit onderwerp?
Bel ons op +31 (0)35 60 36 500 of stuur een bericht.