Hoe toekomstbestendig is uw onderwijsinstelling?

Ik ben al vele jaren actief binnen de software en dan in het bijzonder voor het onderwijs. Mijn ervaring is dat in de loop der jaren de beschikbare budgetten vanuit de overheid steeds kleiner worden. Ook is de druk binnen scholen om op elk gewenst moment actuele cijfers te kunnen presenteren toegenomen. Scholen zelf stellen ook andere eisen aan hun bedrijfsvoering. Minder subsidie vraagt immers om andere creatieve manieren van inkomsten vergaren. De overheidsbesparingen ‘verplicht’ onderwijsinstellingen ook om goed na te denken over de lange termijn visie. Hoe staan we er over drie jaar voor? Om hier antwoord op te kunnen geven, zullen onderliggende administratieve processen goed op orde moeten zijn. Scholen kunnen dan zelfs ‘prognoses’ voor de komende jaren maken. Als de onderliggende processen (projecten, urenregistratie, financiële boekingen, relaties etc.) in de cloud staan, beschikt u zelfs altijd en overal over actuele gegevens. In dit blog vertel ik u graag meer over de geïntegreerde administratieve processen die scholen op orde moeten hebben om ‘toekomstbestendig’ te zijn.

Dat scholen door het aanbieden van commerciële trainingen en workshops meer gelijkenis krijgen met commerciële dienstverleners vind ik een goede ontwikkeling. Deze commerciële activiteiten vergroten het onderscheidend vermogen van scholen en dit komt het onderwijsaanbod te goede. Extra praktijktrainingen, bijlessen of extra verdiepingsopleidingen die scholen optioneel aanbieden buiten het regulier onderwijsprogramma zijn voorbeelden van deze commerciële diensten.

Reguliere versus commerciële onderwijsactiviteiten

Met name MBO’s zijn creatief met het ontwikkelen van commerciële activiteiten. Als scholen meer mensen kunnen boeken op commerciële activiteiten, dan betekent dat meer inkomsten door commerciële activiteiten. Deze extra inkomsten kunnen zij vervolgens weer besteden om de kwalliteit kwaliteit van het reguliere onderwijs te verbeteren. Ik vind het niet verwonderlijk dat scholen zich daardoor meer en meer op commerciële activiteiten richten. Daarnaast dwingt de overheid sinds 2014 (met de continuïteitsparagraaf in hun jaarverslag)  besturen beter na te denken over de bedrijfsvoering en continuïteit op de lange termijn. De stimulering van dit ondernemerschap juich ik alleen maar toe en zal uiteindelijk ook de kwaliteit van het onderwijs ten goede komen.

Customer Relation Management in het onderwijs

Customer Relation Management  (CRM) is een onmisbaar onderdeel van het proces voor de commerciële bedrijfsvoering. Met CRM leggen scholen relationele gegevens vast van werkgevers, opdrachtgevers, medewerkers, cursisten en bijvoorbeeld externe docenten. Maar ook de communicatie tussen cursisten en docenten kan worden geregistreerd.

Sommige scholen bieden (commerciële) trainingen waarvoor online ingeschreven kan worden. De grootste uitdaging hiervan zit ‘m in de administratieve afhandeling ervan. Welke lokalen, middelen en docenten zijn ingepland? Want al deze kosten en de inkomsten die uit deze commerciële activiteiten voortkomen,  zullen namelijk apart moeten worden geregistreerd. Je kunt de registratie van deze gegevens ook gebruiken in slimme dashboards.  Doordat informatie aan elkaar is gekoppeld, kun je hierdoor ook zien welke studenten in aanmerking komen voor een vervolgtraining of opnieuw een certificaat moeten halen. Kortom, een onmisbaar proces dat zich bij uitstek leent voor het vergaren van commerciële bedrijfsvoering.

Uren en gelden vastleggen in projecten

Nu scholen scherper letten op reguliere en commerciële in- en uitgaven, zullen deze ook verschillend moeten worden geregistreerd.  Een goede geïntegreerde projectadministratie biedt hiervoor een oplossing. Om een goede en actuele projectadministratie te voeren, zullen docenten gewerkte uren direct moeten schrijven op het juiste project. En niet zoals vaak nog voorkomt aan het einde van het kwartaal terug redeneren hoeveel uren ze kunnen schrijven op een project. Direct uren schrijven en het boeken van alle kosten op projecten geeft immers een veel betrouwbaarder beeld. Maar ook planningen en lokalen kunnen aan de projectadministratie worden toegevoegd. Juist door projecten te verreiken met resources, planningen, uren en kosten krijg je een realistisch beeld van een project. En ook dan pas voldoe je aan de eis van de overheid om realtime inzicht te geven in projecten die al dan niet zijn bekostigd met subsidiegelden.

Een sluitend inkoopproces

Ik hoor vaak dat scholen het proces van ‘bestellen tot betalen’ nog niet goed genoeg op orde hebben. Vaak wordt er gewerkt met losse systemen die niet altijd actuele informatie geven. Niet erg efficiënt en daarmee ontstaat al snel een gat in de prognoses. Om tijdig en volledig inzicht te hebben in de cijfers moet je in het begin van het proces inzicht hebben in de inkoopverplichtingen die je eerder bent aangegaan. Door slimmer met facturen om te gaan door ze direct bij binnenkomst te scannen en te matchen aan een project of contract krijg je dit inzicht. Ook het goedkeuren van de factuurverwerking kan geautomatiseerd worden. Door een contactpersoon te koppelen aan de factuur wordt deze in workflow van de juiste budgetverantwoordelijke geplaatst. Het voordeel is dat de factuur goed te volgen is. Na goedkeuring wordt de factuur doorgezet naar de administratie om te worden voldaan. Op deze manier is het proces vanaf de inkoopaanvraag tot aan de betaling en verwerking een sluitend geheel. Handig, overzichtelijk en het bespaard scholen enorm veel tijd.

Inkomsten incasseren

Een ander veel voorkomend probleem is het innen van gelden. Zeker na de invoering van SEPA. Hierdoor hebben debiteuren langer de tijd hun incasso te storneren. Ik hoor vaak dat de administrateur denkt de betalingen binnen te hebben, maar dan blijkt een maand later dat de betaling is terug gedraaid. Een andere uitdaging is gedeeltelijke betalingen door verschillende personen. Omdat bijvoorbeeld de ouders van de leerling zijn gescheiden, wordt een deel door de vader en het andere deel door de moeder betaald. De uitdaging voor de school is om overzicht te houden of alle openstaande bedragen per leerling zijn voldaan. Met oplossingen zoals WIS collect en iDEALnet kunnen ouders of verzorgers online de openstaande posten zien en voldoen. Net als een webshop zijn de posten zoals ouderbijdrage, schoolgeld en een schoolreisje apart in een winkelmandje te plaatsen om vervolgens te worden afgerekend. Zoals een webshop maar dan voor het onderwijs.  Een webshop alleen dan voor het onderwijs.

De toekomstbestendige ‘onderwijsonderneming’

Dat scholen naast regulier onderwijs ook commerciële trainingen aanbieden vind ik een goede ontwikkeling. Zo vergroten scholen enerzijds hun onderscheidend vermogen en anderzijds genereren zij extra inkomsten die ze vervolgens weer inzetten om de kwaliteit van het regulier onderwijs te verbeteren. Naast een verandering in de dienstverlening zullen ook de administratieve processen meer gelijkenis moeten krijgen met die van bedrijven. De overheid dwingt dit af, maar als school wil je zelf ook actueel kunnen inspelen op toekomstige ontwikkelingen. Door in de cloud te werken kun je zelfs altijd en overal beschikken over je bedrijfsvoering en online verrijken met  informatie. Dit levert scholen een enorme tijdsbesparing op.

In juni hebben Exact en Advisie een (gratis) webinar gegegeven waarin we uitgebreid ingaan op de automatisering van het F-domein in de cloud. Hierin worden bovengenoemde processen uitgebreid uitgelegd. Ook zullen de verschillende mogelijkheden van werken in de cloud aan bod komen.

Bekijk hier het webinar: