Van digitaal factureren naar purchase to pay (P2P)
In een tijd van fluctuerende markten, stijgende inkoopprijzen, veranderende wetgevingen en onzekere internationale gebeurtenissen is controle over je inkoopprocessen cruciaal. Met de juiste software als ondersteuning zijn alle uitdagingen van jouw inkoopafdeling te realiseren. In dit blog lees je hoe je in drie stappen inkoopprocessen van digitale facturatie naar geautomatiseerde purchase-to-pay (P2P) kunt brengen.
- Stap 1. Digitale facturatie
- Stap 2. Geautomatiseerd inkoopproces
- Stap 3. Volledig geautomatiseerde P2P
Waarom inkoopprocessen automatiseren?
Het doel van P2P-software is om het inkoopproces te managen en efficiëntie te realiseren, terwijl je het proces zelf eenvoudig houdt. Redenen om te automatiseren zijn:
- Meer inzicht door analyse van uitgaven en het creëren van meer ruimte voor besparingen.
- Het nastreven van een papierloos inkoopproces.
- Verkorting van de maandafsluiting door een betere aansluiting met het inkoopproces.
- Het voeren van een proactief en transparant goedkeuringsproces.
- Bespaar op de totale verwerkingstijd van declaraties.
Wanneer je deze voordelen wilt bereiken is het goed om eerst na te denken hoe ver je wilt automatiseren. Vervolgens kun je door stapsgewijs te automatiseren je eigen tempo bepalen en ga je stap voor stap naar een geautomatiseerde P2P.
Stap 1: Digitale facturatie
De eerste stap is om de (inkomende) facturenstroom te digitaliseren. Dit proces wordt eerst gedaan omdat dit vaak een goed gedocumenteerd en relatief eenvoudig proces is, met bijvoorbeeld vastgelegde procuratieschema’s.
De vertaalslag van het facturatieproces naar de software is snel gemaakt en geeft een veelvoud aan mogelijkheden. Ons advies is om te werken met intelligente scan- en herken software waarmee het proces van inkomende facturen volledig geautomatiseerd wordt. Dit proces leest de inkomende facturen met alle nodige boekingsinformatie uit, maakt een boekingsvoorstel aan en wordt via een door jou gedefinieerde fiatteringsflow verwerkt. Dit goedgekeurde boekingsvoorstel wordt tenslotte automatisch gekoppeld aan jouw ERP.
Stap 2: Geautomatiseerd inkoopproces
Na het inrichten van digitale facturatie is de volgende stap het automatiseren van het inkoopproces. Belangrijk hierin is dat je overgaat van het goedkeuren van aanvragen in plaats van het goedkeuren van facturen. Eigenlijk leg je dus een aanvraag vast en keur je deze goed voordat er iets besteld wordt bij de leverancier. Hiermee krijg je grip op het inkoopproces en kun je als organisatie veel meer sturen op het bestellen bij voorkeursleveranciers.
Budgetcontrole zorgt voor een actieve controle op de uitgaven in het inkoopproces door budgetten te alloceren aan financiële dimensies als kostenplaats, grootboekcodes, projecten, contracten en leveranciers. Dit maakt het mogelijk dat je niet meer buiten je budget kunt bestellen of facturen/aanvraag kunt goedkeuren.
Doordat je de factuurverwerking gedigitaliseerd hebt in de eerste stap, worden facturen geautomatiseerd in deze stap. Je gaat namelijk facturen verwerken en matchen op basis van vooraf goedgekeurde en ontvangen aanvragen. Dit zorgt ervoor dat een factuur niet meer in de workflow komt, omdat alle checks aan de voorkant al zijn gedaan.
Bekijk de mogelijkheden van geautomatiseerde P2P in Exact Purchase to Pay in het webinar: 'Automatiseer inkoopprocessen met Exact Purchase to Pay'.
Stap 3: Volledig geautomatiseerde P2P
Volledig geautomatiseerde P2P combineert de digitale facturatie en het geautomatiseerde inkoopproces met het digitaal verwerken van declaraties. Papier is de aartsvijand van productiviteit, want bij geautomatiseerde P2P is alles digitaal!
De declaratieverwerkingsflow loopt via hetzelfde fiatteringsproces als de eerste twee stappen. Het verschil is vooral dat dit proces via een mobiele app wordt ingevoerd, waardoor de medewerkers zelf de controle hebben over hun declaraties. Vanuit deze app komt de declaratie binnen bij de manager van de medewerker ter goedkeuring en vervolgens komt het uit bij de financiële administratie ter verwerking. Door controleslagen te automatiseren kun je declaraties volledig automatiseren of groeperen per project (bijvoorbeeld alle declaraties van één evenement). Hierdoor hoeft de fiatteur alleen nog te controleren of het bedrag klopt. Uiteindelijk komt ook de declaratieverwerkingsflow uit in je financiële ERP pakket als boeking.
Hoe ziet het inkoopproces in onze software eruit?
De volledig geautomatiseerde inkoopflow komt in alle gevallen in Exact Globe of Exact Financials. In onderstaande procesflow zie je de verschillende stappen van een geautomatiseerde P2P flow in onze software. Dit kunnen wij zowel met Scan Sys, Elvy of Exact Purchase to Pay inrichten, afhankelijk van de grootte van je bedrijf en de huidige software die je gebruikt. Bekijk onze verschillenlijst om te ontdekken welke oplossing het beste bij jou past.
Advies nodig?
Heb je vragen over de inhoud van dit blog? Of wil je weten hoe je Purchase to Pay in jouw voordeel kan laten werken? Linda adviseert je graag over de mogelijkheden.
