Voorfinanciering in de zorg wordt steeds minder toegepast. Het in kaart brengen van de kosten wordt dus steeds belangrijker. Maar ook de beheersing van kosten is essentieel voor de continuïteit van zorginstellingen. Dit vraagt om slimme manieren van inkopen en het goed in kaart brengen van kosten. Op deze manier stel je niet alleen de huidige financiering veilig. In dit blog lees je hoe je de financiële processen op orde krijgt en houdt voor optimaal inzicht in de huidige én toekomstige inkomsten en uitgaven.
Processen op orde door integratie
Nu voorfinanciering binnen de zorg is grotendeels afgeschaft is de afstemming van de juiste zorg op de zorgbehoefte veel belangrijker geworden. Dit roept meteen andere vragen op. Wie (welke cliënt) heeft welke zorgbehoefte en uit welke stappen en kosten bestaat een behandel- of verzorgings plan? Omdat er minder geld beschikbaar is voor de zorg moet er scherper op geld worden gelet. Dit vraagt om inzicht in processen en slimme manieren van informatie verwerking. Om het noodzakelijke inzicht en overzicht te krijgen, volledig en tijdig, moeten zorgondernemers hun onderliggende processen eerst goed op orde krijgen. Dit is helaas nog niet altijd het geval bij zorginstellingen. Echter als de processen niet goed zijn ingericht, dan kan aan de output van de gegevens weinig waarde worden ontleent. De processen op zich - neem de financiële administratie, contractenmanagement of een cliënten zorg systeem - worden wel ondersteund door diverse software aanbieders. Maar vaak zijn deze systemen niet geïntegreerd. Dit leidt voor een zorgonderneming al snel tot een ongewenste informatieachterstand. Juist door alle processen, zoals personeel, planningen, cliëntsystemen en de financiële administratie met elkaar te integreren verrijk je financiële informatie met bijvoorbeeld HRM gerelateerde zaken. Door de integratie krijg je optimaal inzicht in alle processen en krijg je grip op de huidige en toekomstige bedrijfsvoering.
Waterdicht inkoopproces
Ik zie dat veel zorgondernemers het proces van ‘bestellen tot betalen’ nog niet altijd op orde hebben. Ook hier zorgen de eilandsystemen ervoor dat ze niet over de gewenste realtime informatie beschikken. Het is juist van belang om goed in kaart te hebben wat de zorg en behandelingen kosten zodat dit volledig transparant is. Dit levert tevens een bijdrage aan de juiste en tijdige rapportages richting de interne organisatie, gemeenten en ministeries. Regelmatig hoor ik dat inkoopfacturen in bureaulades verdwijnen en handmatig worden verzameld en geregistreerd. Dit kan veel efficiënter. Als er wat besteld moet worden, dan moet de budgetverantwoordelijke direct kunnen zien wat het budget is. Eigenlijk wil je naar de situatie dat iedereen die daarvoor bevoegd is binnen de organisatie over dezelfde actuele informatie beschikt: wat is nu het budget, minus de facturen, minus de verplichtingen.
Een zorgonderneming kan daarmee slimmer met facturen omgaan en goedkeuringen automatiseren; geen handmatige factuurverwerking meer dus. En tot slot krijgen ze een goed overzicht van de contracten, waarbij zelfs papieren facturen in de administratie digitaal gematcht kunnen worden met de contracten dankzij slimme scanningsoftware. Het is belangrijk zo vroeg mogelijk relevante zaken vast te leggen voor een waterdicht proces, vanaf de bron, vanaf het contract. Dan kan een organisatie pas goed antwoord geven op de vraag of de bestelling welk of niet bij die leverancier kan worden geplaatst.
Contractbeheer
Wat ook cruciaal is bij het inkoopproces is het contractbeheer. Vroeger werd veel geld verspild met contracten die over tijd waren. En dan zit een zorginstelling vaak weer minimaal 1 jaar aan een leverancier vast. Het is belangrijk om alle contracten elk jaar te herzien, te evalueren, en te kijken waar het beter en goedkoper kan. Juist daarom is het belangrijk voor alle zorgondernemers om inzichtelijk te hebben in welke contracten er zijn en wanneer ze aflopen. Met de juiste software wordt een workflow signaal gegeven met inzicht in onder andere gegevens als: alle leveranciers, contracten per leverancier, looptijden en kosten per contract.
Zorgmensen zijn geen boekhouders
Er is vaak nog een gebrek aan efficiency en controle binnen zorginstellingen. En dit is niet zo gek want zorgmensen zijn nu eenmaal geen boekhouders. Het is dus belangrijk om de boekhouding zo gemakkelijk en transparant mogelijk maken. Vaak zien we dat mensen in de zorg in eerste instantie niet zo bereid zijn tot verandering als het gaat om systemen en processen. Iemand van het management moet daar van bovenaf een duidelijk besluit over nemen. En als de verandering dan is doorgevoerd, willen de medewerkers nooit meer terug naar de oude situatie. In de projectaanpak is de betrokkenheid van bovenaf daarom erg belangrijk vanaf het begin.
Inzicht en grip op de financiën van uw verzorg- en verpleegtehuis, neem dan contact op met onze expert. Samanta adviseert u graag over de mogelijkheden.