Alle onderwijsinstellingen die vallen onder de definitie ‘publieksrechtelijke instelling’ zijn verplicht om bij een nieuwe investering aan te besteden volgens de Aanbestedingswet 2012. Het idee van aanbesteden ansich spreekt mij aan, maar bij de huidige gang van zaken zet ik mijn vraagtekens. Ik zal de redenen hiervan toelichten.
Doel van aanbesteden
Het doel van aanbesteden is tweeledig, namelijk:
- De markt toegankelijk maken voor alle aanbieders door eerlijke marktwerking
- De prijs-kwaliteit verhouding zo goed mogelijk op elkaar afstemmen
Veelal zijn de wensen en eisen die in ‘Programma’s van Eisen’ staan beschreven, in strijd met deze bovenstaande doelstellingen of achterhaald. Aan de eis dat een debiteuren omschrijving minimaal 30 karakters lang moet zijn, voldoet inmiddels elk pakket wel. Een ander voorbeeld van een vraag die veelal wordt gesteld is: “Noem minimaal drie referenten die reeds een aantal jaren met de software werken”. Deze vraag werpt een barricade op voor nieuwe software van bestaande aanbieders én nieuwe software-aanbieders. Want met de eis ‘noem referenten’ wordt alleen de deur open gezet naar bestaande oplossingen. Ik ben van mening dat de vraag naar ‘referenten’ en ‘ervaring in de branche’ toekomstgerichte software in de weg staat. Met toekomstgerichte software bedoel ik, nieuwe integratietechnieken (webservices) of functionaliteiten al dan niet gebouwd op een nieuw platform of nieuwe techniek (100% webbased, SAAS en/of private cloud). Ik pleit ervoor dat deze vragen worden vervangen door vragen die een duidelijk antwoord geven op:
- Is de software voldoende toekomstgericht?
- Zijn de gewenste efficiencyslagen en optimalisatie haalbaar met de software?
Investeren op lange termijn
Door deze vragen te stellen sta je open voor échte marktwerking en kunnen alle partijen, óók nieuwe spelers, meedingen naar de opdracht. En wordt vraag en aanbod ook daadwerkelijk op elkaar afgestemd. Je voorkomt dat er gekozen wordt voor software die niet toekomstgericht is en na korte tijd opnieuw moet worden vervangen omdat deze niet voldoet aan de efficiency- en optimalisatie slagen die je voor ogen hebt. Juist nieuwe toekomstgerichte software zal op de lange termijn goedkoper zijn dan twee keer opnieuw investeren in verouderde software die al jaren in de branche wordt gebruikt.
Daar komt ook nog bij dat het aanbestedingsproces zeer kostbaar en tijdrovend is. Vaak gaat een groot deel van het beschikbare budget op aan het aanbestedingsproces zelf.
Dan kun je beter kiezen voor een aanbesteding die leidt tot een oplossing die klaar is voor de toekomst dan twee keer te moeten aanbesteden.
Het doel voorbij
Ja, ik ben het eens met het feit dat er toezicht gehouden moet worden op de besteding van gemeenschapsgelden door onderwijsinstellingen. Dit is noodzakelijk om onnodige uitgaven en nepotisme zo veel mogelijk in de kiem te smoren. Het krachtige instrument van wetgeving zoals uitgewerkt in Aanbestedingswet 2012 moet de besteding van gemeenschapsgelden in goede banen leiden. Alle regels hierover vind je op de website van PIANOO -het expertisecentrum ‘Aanbesteden van het ministerie van Economische Zaken en Klimaat’-. Als belastingbetaler voelt het rechtvaardig als je weet dat zoveel mogelijk van je afgedragen belastinggeld ten goede komt aan het onderwijs zelf. En toch bekruipt mij ook een ander gevoel bij aanbestedingen. Het feit ook dat onderwijsinstellingen er alles aan doen om onder de aanbestedingsgrens te willen blijven bevestigd dat gevoel. Dit heeft een tweetal redenen:
- De kosten om tot een aanbesteding te komen zijn onevenredig hoog.
- Onderwijsinstellingen zijn veel tijd en energie kwijt aan het aanbestedingsproces.
En dat er speciale inkoopbureaus zijn die scholen begeleiden met aanbestedingstrajecten geeft eigenlijk al aan dat de materie veel te ingewikkeld is geworden.
Aanbesteden blijkt een kostbare en tijdrovende bezigheid die naar mijn idee zijn doel voorbij schiet. Om onderwijsinstellingen op weg te helpen bij hun administratieve optimalisatie vraagstukken heb ik een reeks ‘hoorcolleges’ gegeven. Deze kun je vinden op You tube.
Meer weten over dit onderwerp? Neem dan contact op met onze expert. Teun adviseert u graag over de mogelijkheden.
