Servicedeskmedewerkers toegang tot de financiële administratie

De cliënt krijg direct de goede informatie   

Veel zorginstellingen hebben een servicedesk waar de eerste vragen van cliënten worden beantwoord. Hier komen ook vragen binnen die betrekking hebben op de financiële administratie, zoals vragen over facturen. Je kunt er als organisatie voor kiezen om deze cliënten door te verbinden met de financiële administratie, of je kiest ervoor om de servicedesk medewerkers deze vragen zelf te laten beantwoorden. Het is voor een cliënt heel prettig als de eerste medewerker ook meteen de vraag kan beantwoorden, maar dan moet deze medewerker wel toegang hebben tot de juiste informatie. De vraag is dan, hoe ga je dat doen als organisatie?   

Servicemedewerker toegang geven tot financieel systeem 

Je kunt ervoor kiezen om iedere servicedeskmedewerker toegang te geven tot de financiële administratie. Dit is meestal niet wenselijk omdat de servicedeskmedewerker misschien geen boekhoudkundige kennis heeft en daarnaast maar een klein onderdeel van de financiële administratie hoeft te raadplegen. Daarnaast zijn er dan ook veel meer gebruikerslicenties binnen het financieel systeem nodig en hier zijn kosten aan verbonden.  

Informatie verschaffen via een ‘servicedeskportaal’ 

Een tweede manier kan zijn om een servicedeskportaal in te zetten waarmee informatie opgehaald kan worden uit het financiële systeem. Hierdoor krijgen de medewerkers van de servicedesk snel en gemakkelijk inzicht in alleen de voor hun relevante informatie. Servicedeskmedewerkers kunnen inloggen op dit portaal met hun Windows toegangsgegevens. Het portaal voorziet erin dat gebruikers in een beperkt aantal stappen, snel de actuele informatie hebben. Na inloggen komt de gebruiker op een startpagina waar het mogelijk is om meerdere tegels aan te maken waardoor de medewerker direct kan kiezen naar welke informatie hij/zij op zoek is. Voor herkenbaarheid kan het portaal in de eigen huisstijl worden ingericht. Daarnaast kan het ook geïntegreerd worden in een bestaande website/portaal, hierdoor zal de medewerker het niet als een extra systeem ervaren. 

De voordelen van een servicedeskportaal: 

• Op een eenvoudige en snelle wijze de juiste informatie beschikbaar stellen. 
• Cliënten hoeven niet meer doorverbonden te worden naar de financiële administratie
•  De servicedeskmedewerkers ervaren het niet als een nieuw systeem omdat het onderdeel kan zijn van een huidig portaal/website en in de eigen huisstijl is. 
  
  

Welke oplossing kan Advisie aanbieden?   

Advisie heeft een eigen oplossing ontwikkelt waarmee een servicedeskportaal opgezet kan worden. Om een idee te geven hoe wij dit inzetten bij andere zorginstellingen hebben we een voorbeeld uitgeschreven. Uiteraard kunnen hier eenvoudig aanpassingen of andere wensen van je eigen organisatie in doorgevoerd worden.

Debiteuren

Als een cliënt belt naar de servicedesk is het handig dat de servicedeskmedewerker eenvoudig de cliënt kan vinden in het systeem. Om het zoeken eenvoudig te houden hebben we een aantal vertalingen gemaakt, zo hebben we een zoekveld debiteur vertaald naar ‘cliënt’. Binnen Exact wordt het een debiteur genoemd, maar voor de medewerker is het dus gewoon een cliënt. Er kan onder andere gezocht worden op cliënt, wettelijke vertegenwoordiger, postcode, plaats, telefoonnummer en emailadres. 

Relatiekaart 

Zodra de cliënt gevonden is, opent de relatiekaart. Naast de standaard gegevens van de cliënt staat er ook informatie vermeld over; incasso ja/nee, bankrekeningnummer of openstaand saldo. Vanuit de relatiekaart klik je direct door naar de openstaande posten en de factuurlijst. Ook is het mogelijk om gegevens van de cliënt vanuit dit scherm te wijzigen.  

Openstaande posten 

Er opent een lijst met openstaande posten van de cliënt. Vanuit hier opent de servicedeskmedewerker de factuur doormiddel van een hyperlink. Het klikken op de link toont de details van de betreffende verkoopfactuur.  

Factuurlijst 

Na het klikken opent de lijst van verkoopfacturen van de cliënt. Naast referentiegegevens (factuurdatum, factuurnummer en kenmerk) wordt het factuurbedrag, bedrag betaald en bedrag openstaand getoond (gegroepeerd per factuur) en de datum van de laatste ontvangst van betaling. Standaard worden alleen de facturen getoond met een nog openstaand saldo. Het is mogelijk de selectie te wijzigen zodat alle facturen (dus ook betaalde facturen worden getoond). In de factuurlijst wordt gelinkt naar het onderliggende factuurnummer, door hierop te klikken krijg je inzicht in de details van de betreffende verkoopfactuur.

Samenvattend 

Een servicedeskportaal kan je servicedeskmedewerkers op een eenvoudige en vriendelijke manier voorzien van de juiste informatie om een cliënt goed te woord te kunnen staan. De administratie zal hierdoor ontzien worden en de cliënt wordt direct geholpen. De beschreven werkwijze is een voorbeeld dat passend is voor verschillende zorginstellingen. Het portaal is flexibel in te richten en je voegt gemakkelijk meer informatie toe, zoals bijvoorbeeld crediteuren. Heeft jouw organisatie behoefte aan een portaal of wil je de mogelijkheden bespreken? Neem dan contact op met onze adviseur of kijk voor inspiratie op deze pagina.