Ruim 10 jaar geleden stelde de overheid verplicht dat scholen tijdig en volledig moesten gaan rapporteren. Dit hield in dat ze gestructureerd hun inkoop en factuurstromen moesten gaan registreren. Scholen namen inkoopsystemen in gebruik en er ontstond structuur in de financiële huishouding. Maar voldoet deze automatisering nog?
Financiële processen binnen scholen zijn goed ingericht, mede dankzij verplichtingen vanuit de overheid. Zo heeft elke school het facturatieproces gedigitaliseerd en bij 75% geldt dat ook voor het bestelproces. Nu zijn de inkoopsystemen van veel scholen aan vervanging toe. Dit komt vooral door het gebrek aan gebruiksgemak. Gevolg: leraren bestellen producten buiten de procedures om (soms ontbreken die zelfs). Dat wil je niet als scholengemeenschap, want dan geef je meer geld uit dan er beschikbaar is.
Tijd om over te stappen
Het goede nieuws is dat er een consolidatieslag heeft plaatsgevonden bij leveranciers van inkoopsystemen (purchase-to-pay) en financiële systemen. Die hebben ingezet op gebruiksgemak en integratie met financiële software. Maar wanneer is het voor een school tijd om over te stappen? Dat maken deze 3 signalen duidelijk.
1. Medewerkers bestellen spullen en declareren ze achteraf
Als medewerkers aankopen doen en deze achteraf declareren dan duidt dit op een niet-gebruiksvriendelijk inkoopsysteem. Hierdoor is er geen inzicht op het budget op het moment van aankoop. Een goede inkoopadministratie voeren is zo ondoenlijk.
2. Onduidelijkheid over budgetten
Als een aanvraag voor een aankoop binnenkomt, is het zaak dat de budgethouder direct zicht heeft op het budget om die aanvraag goed te keuren. Is dat inzicht er niet dan kost het tijd om te achterhalen of de aankoop mogelijk is.
3. Tijdrovend rapportageproces
Veel scholen ervaren dat het vervaardigen van rapportages omslachtig is. Stel je hebt voor 40.000 euro aan bestellingen in je inkoopsysteem zitten, dan wil je bij de maandafsluiting weten hoeveel kosten je moet boeken in de betreffende maand. Dat is voor veel scholen een hoop uitzoekwerk. Wat je wil, is dat je met 1 druk op de knop direct het juiste overzicht hebt. Dat lopende kosten, bestellingen en facturen gelijk worden verantwoord. Wil je goed kunnen sturen, dan is het zaak dat je enkele dagen na einde van de periode de cijfers gereed hebben.
Accountantscontrole
Het is belangrijk om controle te hebben over het inkoopproces want accountants willen precies weten wie er wanneer betrokken is in een bestelproces. Dus wie wanneer de aanvraag heeft (geweest) ingediend, wie goedkeuring gaf, wat het beschikbare budget was op het moment van aanvragen. Kortom het aanvraagproces moet compleet herleidbaar zijn. Veel scholen hebben hier moeite mee want ze zijn het niet gewend.
De Implementatietijd
Hoe lang duurt het om een geïntegreerd systeem voor inkoop en financiële administratie in gebruik te nemen, is een veelgestelde vraag. Het antwoord daarop is helemaal afhankelijk van de situatie. Werk je al met een inkoopsysteem dan is de overgang niet groot en duurt zo’n 3 maanden. Als digitaal bestellen nog niet is ingevoerd, dan duurt het minimaal een jaar voordat medewerkers hieraan gewend zijn. Waarom? In een geïntegreerd systeem kan je als gebruiker kiezen uit een assortiment van een leverancier waarmee de organisatie een overeenkomst heeft. Dit kan overkomen als beperking omdat je gewend bent aan keuzevrijheid waar te kopen.
Het voordeel
Een modern inkoopsysteem heeft koppelingen met honderden webshops. Maak hier dan ook zeker gebruik van. De gebruiker ervaart niet alleen het bestelgemak, maar ziet daarnaast alleen het assortiment tegen tarieven en levertijden die zijn afgesproken. Met een modern inkoopsysteem systeem kan je als scholengemeenschap scherper inkopen, krijg je kortere doorlooptijden en heb je altijd zicht op uitgaven en beschikbare budget.
Wilt u weten hoe wij de processen in het onderwijs nog slimmer maken? Neem contact op met Teun.
