Centraliseer het inkoopproces
Veel grotere zorginstellingen hebben vaak meerdere locaties. Het komt voor dat iedere locatie zijn eigen ‘winkeltjes’ heeft om zelf de benodigdheden voor die ene locatie in te kopen. Dat lijkt op dat moment voor die ene locatie een snelle oplossing, voor het inkoopmanagement van de gehele organisatie is dit een onoverzichtelijk, kostbaar en tijdrovend proces. Door het inkoopproces te centraliseren én automatiseren creëer je een totaaloverzicht en houd je het hele proces inzichtelijk voor het hoofdkantoor. Het zorgpersoneel bied je dan een tool om eenvoudig te kunnen inkopen, waarbij ze automatisch gebruik maken van de contracten van het hoofdkantoor. Het voordeel van een simpele tool is dat iedereen er mee kan werken - niet iedereen is een ervaren ICT-er. In de zorg wil men er graag zijn voor de behulp hoevende. Software kan dus goed ondersteunen om het proces zo eenvoudig mogelijk te maken en iedereen te laten doen waar hij of zij goed in is.
Transparant en efficiënt
Als je als zorginstelling efficiënter, nauwkeuriger en transparanter de inkoop wil managen, biedt Exact Purchase to Pay (hierna P2P) een oplossing. Je krijgt meer controle over je inkoop en voorkomt verrassingen achteraf. Eén van de voordelen is dat de software automatisch facturen matched met de goedgekeurde inkoopverzoeken en ontvangsten. Dit scheelt natuurlijk tijd door het vervangen van handmatige controle, en daarmee dus geld! Er zijn nog een aantal voordelen, die hebben we op een rijtje gezet:
- Contractmanagement
Met contractmanagement kun je alle soorten contracten heel gemakkelijk vastleggen en bewaken. Vanuit een centraal punt heb je inzicht in alle afgesloten contracten en vanuit hier kun je ook je contractportefeuille vernieuwen en beheren. Groot voordeel is dat je periodieke verplichtingen vanuit een contract vrij kunt laten vallen en deze kunt matchen met je facturen. De basis van je inkoop- en bestelproces wordt dus gevormd door de contractinformatie. - Grip op je bestelproces
Met P2P ondersteun je het hele inkoop- en bestelproces voor iedere productgroep. Dus vanaf de aanvraag, tot controle, tot het betalen van de factuur. Je bent zelf volledig in charge en bepaalt zelf het goedkeuringsproces. Je kunt vooraf een selectie maken van leveranciers en catalogi waar zorgmedewerkers kunnen inkopen. Hiermee houd je grip op je inkoopproces, bespaar je voor iedereen tijd en is de kans op fouten kleiner. - Geautomatiseerde factuurverwerking
Je kunt je volledige factuurverwerking automatiseren, van ontvangst tot betaalbaarstelling. Doormiddel van 3-way-matching, gaat de verwerking van facturen automatisch als facturen na controle overeenkomen met de geautoriseerde en geaccepteerde orders. Hiermee verlaag je de kosten van factuurafhandeling en bespaar je veel tijd. Met de volledige integratie met de administratie worden de stamgegevens op één plek beheerd en worden de factuurgegevens direct in het financiële pakket geboekt waar het betaalproces wordt uitgevoerd. - Controle over je budget
Wanneer je als budgethouder verantwoordelijk bent voor wat je medewerkers inkopen, wil je sturen op de budgetten. Met inkoopsoftware die geïntegreerd is in je financiële systeem, heb je meteen inzicht in deze budgetten. Je kunt de budgetten instellen op een groot aantal variabelen. Denk aan kostenplaats, leverancier, contract, grootboekcode, budgethouder, of een combinatie van deze variabelen. Zo houd je controle over je budget! - Rapportages gebaseerd op analyses
Dankzij de rapportages die zijn gebaseerd op analyses van de inkoop, uitgaven, contracten en budgetten, krijg je scherp inzicht in de financiën. - Overal werken, wat er ook gebeurt
Het liefst werk je vanuit je werklocatie, maar het kan gebeuren dat je vanuit huis werkt, of ergens anders. Met de P2P software kun je overal werken. Vanuit huis, het hoofdkantoor of een andere vestiging.
Het hele inkoopproces op orde
Met de voordelen op een rij zie je dat P2P bijna onlosmakelijk verbonden is met de operationele inkoopprocessen die je bij jouw zorginstelling zo graag op orde hebt. Van het plaatsen van bestellingen tot het verwerken van de factuur. Bij de meeste organisaties zijn de inkoop en factuurafhandeling complexe processen, door de vele administratieve handelingen en goedkeuringsmomenten. Tel daar de complexiteit van de zorginstelling bij op waar misschien nog niet alles gecentraliseerd is, en je ziet dat daar veel tijd verloren gaat. Kostbare tijd die veel beter besteed kan worden. Door de processen eenvoudiger te maken en standaardprocedures in te richten, zet je een belangrijke stap in de verdere professionalisering van jouw inkoopmanagement.
Wil jij zelf deze stap zetten of heb je vragen over inkoop, Purchase to Pay of een andere zorg gerelateerde vraag? Samanta Pijl staat voor je klaar!