Vastleggen werkgebonden personenmobiliteit in Exact
Om klimaatverandering tegen te gaan én de CO2 uitstoot te verminderen staat Nederland voor een enorme uitdaging. Eén van de oplossing is het verminderen van de CO2- uitstoot voor werkgebonden mobiliteit (woon-werk en zakelijke mobiliteit). In 2024 wil de overheid dat bedrijven met meer dan 100 medewerkers hun uitstoot vastleggen en vanaf 1 juli 2025 ook aan de overheid rapporten. De onderwerpen in dit blog zijn:
1. Wat is de Gegevensverzameling werkgebonden personenmobiliteit?
In het Klimaatakkoord (2019) tussen de overheden, werkgevers en maatschappelijke organisaties zijn afspraken gemaakt om de CO2-uitstoot te verminderen. Eén van de afspraken is dat de werkgebonden personenmobiliteit met minimaal 1,5 megaton verminderd wordt in 2030.
Destijds is gekozen om een gezamenlijk CO2 -uitstoot plafond na te streven. De komende jaren wordt gekeken of de CO2 -uitstoot door werkgebonden personenmobiliteit van alle werkgevers met 100 of meer werknemers onder dat plafond blijft. Door de verkregen data uit de rapportageverplichting wordt de basis van het plafond bepaald, deze evaluatie vindt in 2026 plaats. Als dan blijkt dat de CO2 - uitstoot niet onder het plafond is gebleven, zal alsnog in de regelgeving een verplichte maximum CO2 -uitstoot per reizigerskilometer worden opgenomen.
2. Voor wie is het nu van toepassing?
De rapportageverplichting is vanaf 1 januari 2024 verplicht voor werkgevers (KVK-nummers) met meer dan 100 medewerkers die meer dan 20 uur per maand werken. Onder werkgevers en medewerkers wordt door de overheid het volgende bedoeld:
- Werkgever: onderneming of rechtspersoon (ook publieke rechtspersonen als een gemeente) die onder een uniek handelsregisternummer staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel en 100 of meer werknemers telt.
- Werknemer: degene die krachtens arbeidsovereenkomst, anders dan een uitzendovereenkomst als bedoeld in artikel 7:690 van het Burgerlijk Wetboek met een beding als bedoeld in artikel 7:691, tweede lid, van dat wetboek, of publiekrechtelijke aanstelling is gehouden tot het verrichten van ten minste 20 uur betaalde arbeid per maand voor een onderneming of rechtspersoon.
Wanneer je geen financiële vergoeding, vervoersbewijs voor openbaar vervoer, fiets, bromfiets, personenauto, motorfiets of andere mobiliteitsvoorziening beschikbaar stelt voor woon-werkmobiliteit of zakelijke mobiliteit, hoef je hier geen administratie voor te voeren.
Als je niet onder de rapportageverplichting valt, kun je alsnog vrijwillig de gegevens verstrekken. Dan wordt de CO2-uitstoot automatisch berekend.
3. Welke gegevens moet ik aanleveren?
In de rapportage dien je het vervoersmiddel met het type brandstof en de jaarkilometers verdeeld over zakelijk lease en/of eigen wagenpark, zakelijke mobiliteitsdiensten, zakelijke declaraties en woon-werkmobiliteit aan te leveren. Hierin zijn twee belangrijke verschillen te maken tussen zakelijke mobiliteit en woon-werkmobiliteit:
- Zakelijke mobiliteit gaat om alle reizen die werknemers voor hun werk maken, met uitzondering van woon-werkmobiliteit (zie hierna). Samen dekken ze de volledige zakelijke mobiliteit.
- Woon-werkmobiliteit gaat om het reizen van werknemers tussen woon- of verblijfplaats en de locatie waar ‘de arbeid pleegt te worden verricht’.
De cijfers die je moet aanleveren staan in onderstaande overzicht:
Zoals je kunt zien hoef je dus niet de CO2-uitstoot bij te houden, want die worden door de overheden uitgerekend op basis van de jaarkilometers. Voor een uitgebreide uitleg per onderdeel verwijzen we je graag door naar de handreiking van de RVO.
4. Hoe leg ik de CO2-registratie vast in Exact Software?
De vastlegging van de zakelijke en woon-werk kilometers moet per vervoersmiddel en type brandstof worden vastgelegd. Dit houdt in dat de volgende velden verplicht moeten worden bijgehouden per rit:
- Vervoersmiddel en type brandstof (bv. Auto met benzine, elektrisch...)
- Soort rit (zakelijk of woon-werk)
- Aantal kilometers (van/naar en totaal)
Dit kun je op verschillende manieren vastleggen, uiteraard afhankelijk van de manier dat de kilometerregistratie wordt bijgehouden:
Exact SRXP – verwerken binnen declaratiesoftware
Exact SRXP is de declaratiesoftware van Exact. In deze software maken medewerkers gemakkelijk hun eigen declaraties aan. Per declaratie worden de beschikbare velden uitgebreid om af te stemmen op de CO2-registratieplicht. Dit zorgt dat iedere declaratie uitgebreid wordt met de nodige registratievelden.
In de software werkt dit door extra velden toe te voegen in de tag velden voor de registratie. De tags kun je verplicht stellen in iedere declaratie van een medewerker, waardoor de juiste registratie direct wordt meegenomen in de declaratie:
In Exact SRXP kun je de registratie ook direct in het juiste overzicht krijgen, met de licentiemodellen Enterprise of Corporate, om gemakkelijk te rapporten. Meer informatie over Exact SRXP vind je op deze pagina.
Exact Synergy – verwerken binnen declaratieverzoek
Binnen Exact Synergy vragen medewerkers via een Declaratie-verzoek hun kilometerdeclaratie aan. In dit verzoek dienen de velden vervoersmiddel en type brandstof (met de keuzeopties uit kolom 1 van het rapportageoverzicht), soort rit (zakelijk of woon-werk) en het aantal kilometers te worden toegevoegd. Op deze manier houden medewerkers bij hun eigen declaraties direct de verplichte registratievelden bij en kun je deze via een spil-analyse in een rapport gieten of de data binnen een andere rapportagetool inzichtelijk maken.
Exact Synergy – verwerken binnen nieuw CO2 registratie verzoek
Bij Advisie hebben we een nieuw verzoektype aangemaakt: het CO2 registratie verzoek. Hierin kun je apart van de declaraties de verplichte velden toevoegen en vervolgens direct overzicht krijgen via een spilanalyse:
Aanmaken CO2 registratie verzoek:
Ingevuld CO2-registratie verzoek:
Overzicht verzoeken in spilanalyse:
De informatie in dit blog hebben we uit de handreiking van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO).
Meer weten?
Zelf aan de slag met de CO2-registratie plicht of wil je ons advies? Neem contact op met Tim, hij denkt graag met je mee!
Tim Kraan
Meer inspiratie ontvangen?
Leuk dat je ons blog hebt gelezen! Als je geïnspireerd bent en graag in de toekomst meer van ons wilt ontdekken, waarom dan niet vrijblijvend inschrijven voor onze nieuwsbrief? Zo krijg je elk kwartaal het nieuwste en meest boeiende nieuws rechtstreeks in je inbox!