Verplichte e-facturatie in België vanaf 2026

Bereid jouw organisatie voor op elektronische facturatie via Peppol

Vanaf 1 januari 2026 is e-facturatie voor alle btw-plichtige bedrijven in België verplicht. Dit betekent dat PDF-facturen niet meer voldoende zijnvoor B2B-transacties. In dit blog bespreken we wat deze verandering inhoudt, hoe je je bedrijf kunt voorbereiden en welke voordelen automatisering met software zoals Scan Sys biedt.

Wat houdt de nieuwe verplichting in?

De nieuwe regelgeving vraagt aan alle btw-plichtige bedrijven in België om elektronische facturen te gebruiken voor inkomende en uitgaande B2B-transacties. Het doel is administratieve processen te vereenvoudigen en btw-fraude te bestrijden. Elektronische facturen moeten voldoen aan Europese standaarden, zoals het gebruik van gestructureerde formaten (bijv. XML) en verzending via het Peppol-netwerk. PDF-facturen zijn dan niet langer voldoende, omdat ze niet automatisch door boekhoudsystemen verwerkt kunnen worden. 

Bedrijven die alleen aan particulieren leveren, hoeven geen elektronische facturen te versturen, maar moeten wel instaat zijn om gestructureerde facturen van hun leveranciers te ontvangen. Dit betekent dat alle bedrijven hun systemen moeten 
aanpassen om aan de nieuwe standaarden te voldoen. 

Wat betekent dit voor jouw bedrijf?

Om compliant te zijn, moet je de facturatie- en boekhoudsoftware aanpassen om met het Peppol-netwerk te communiceren. Peppol maakt het mogelijk om je facturen veilig en gestructureerd tussen jouw organisatie en andere bedrijven uit te wisselen. Dit zorgt voor een efficiënter facturatieproces en voorkomt fouten die vaak voorkomen bij handmatige verwerking van PDF-facturen. 

Goed om te weten is dat er oplossingen zoals Scan Sys zijn, die bedrijven helpen eenvoudig over te stappen naar e-facturatie. Hun software, ImageCapture, integreert naadloos met bestaande ERP-systemen zoals Exact Software en biedt uitgebreide mogelijkheden voor het automatisch verwerken en beheren van facturen​ 

Voordelen van automatiseren met Scan Sys

Scan Sys is een softwarebedrijf dat oplossingen biedt voor elektronische facturatie. Met Scan Sys kunnen organisaties hun facturatieprocessen automatiseren, fouten minimaliseren en de efficiëntie verbeteren, waardoor ze eenvoudig kunnen overstappen naar gestructureerde e-facturen via het Peppol-netwerk. 

De laatste versie van Scan Sys is makkelijk toegankelijk via je internetbrowser. Na een eenvoudige centrale installatie kom je terecht op een zeer gebruiksvriendelijke interface, dit zowel op je computer als op je smartphone. De Scan Sys workflow zorgt ervoor dat je heel gemakkelijk al je facturen in een mum van tijd digitaal hebt staan. Uiteraard is beveiliging van dit systeem ook van belang, daarom maakt Scan Sys gebruik van MFA-identificatie 

Heb je al een oudere versie van Scan Sys, dan delen we graag nieuwste ontwikkelingen: 

• UBL-facturen inlezen: Met de komst van Peppol is het mogelijk om UBL-facturen in te lezen in Scan Sys. Dit biedt voordelen zoals het beter herkennen van informatie uit het UBL-bestand, zoals artikelens, betaalreferenties en btw-nummers.
• Directe communicatie tijdens het boekingsproces: Stel direct vragen aan andere gebruikers of fiatteurs tijdens het boekingsproces. Deze functie verbetert de efficiëntie door directe feedback en verduidelijking mogelijk te maken voordat een factuur definitief wordt doorgestuurd. Alle communicatie blijft binnen ImageCapture, wat zorgt voor betere traceerbaarheid en minimalisatie van papierstromen.
•  Boekingstemplates opslaan voor herhalende boekingen.
• Tekst toevoegen of afbeeldingen verwijderen op de PDF-factuur in de webclient. Deze aanpassingen zijn zichtbaar voor goedkeurders of achteraf in de aankoopboeking, zodat je niets meer hoeft af te drukken om een notitie toe te voegen aan je factuur.
•  Pie charts in de webclient: Bekijk de verwerkingsstatus van documenten in één oogopslag. Deze visuele weergave stelt gebruikers in staat om snel inzicht te krijgen in de verschillende stadia waarin documenten zich bevinden. Door simpelweg op de corresponderende kleur te klikken, kunnen gebruikers automatisch filteren op documenten in specifieke groepen, wat het documentbeheer aanzienlijk versnelt.
•  Workflows configureren vanuit de webclient.
• Facturen opslaan als PDF vanuit de webclient. 
  

Wat is Peppol en hoe werkt e-facturatie via dit netwerk?

Peppol (Pan-European Public Procurement Online) is een netwerk voor het veilig en gestandaardiseerd uitwisselen van elektronische facturen tussen bedrijven en overheden. Facturen die via Peppol worden verzonden, zijn gestructureerde elektronische documenten in een formaat zoals XML en UBL (Universal Business Language). Dit systeem zorgt voor een naadloze integratie tussen verschillende boekhoud- en ERP-systemen, waardoor facturen automatisch verwerkt kunnen worden zonder menselijke tussenkomst​ 

Om Peppol-facturen te versturen, moet je je aanmelden via een provider (vergelijkbaar met hoe je Proximus of Telenet nodig hebt voor internettoegang). Exact biedt de mogelijkheid om deze elektronische facturen te versturen via hun dienst binnen Exact software. 

Aansluiten op dit netwerk betekent dat je profiteert van een sneller, veiliger en foutloos facturatieproces. Daarnaast ben je direct compliant met de Europese regelgeving voor e-facturatie.  

De geïntegreerde oplossing van Scan Sys en Peppol 

De oplossing van Scan Sys en Peppol integreert naadloos met Exact Software, zodat je eenvoudig inkomende en uitgaande e-facturen kunt automatiseren en beheren. Ongeacht hoe documenten binnenkomen (via e-mail, portalen, webservices…), de integratie zorgt ervoor dat het proces veilig en efficiënt verloopt De belangrijkste kenmerken van deze integratie zijn: 

• Volledige automatisering: Scan Sys software converteert automatisch documenten van het Peppol-formaat (UBL), waardoor handmatige invoer en controle worden verminderd.
• Naadloze integratie met Exact: Scan Sys maakt op basis van inkomende facturen automatisch boekingen aan in Exact Software.
• Geavanceerde validatie: De oplossing detecteert en corrigeert onvolledige of incorrecte gegevens, waardoor de kans op facturatiefouten aanzienlijk wordt verminderd.
• Digitraal documentbeheer: Facturen worden veilig opgeslagen in een digitaal archief, waar ze eenvoudig te raadplegen en te beheren zijn en je altijd een compleet en overzichtelijk beeld hebt van de transacties 
  
  

Ben jij klaar voor de toekomst

Met de invoering van verplichte e-facturatie via Peppol in 2026 is het essentieel dat bedrijven hun systemen en processen tijdig aanpassen. Wij ondersteunen jou en je organisatie graag bij het maken van de overstap naar een oplossing zoals die van Scan Sys. Het biedt niet alleen de nodige compliance, maar het helpt je ook om je administratieve processen te stroomlijnen en kosten te besparen. Neem gerust contact met Felix of onze andere experts op wanneer je meer wilt weten.