Als kind leer je op jonge leeftijd fietsen. Wat later leer je van je schoolvriendjes hoe je ‘met zonder handen’ kunt fietsen. Dit geeft je de mogelijkheid wat anders met die handen te doen terwijl je fietst. Bijvoorbeeld een sms’je versturen, alhoewel dat de verkeersveiligheid niet ten goede komt. Als ondernemer met een online shop wil je eigenlijk ook zoveel mogelijk zonder handen kunnen doen. Zo houd je meer tijd over voor andere zaken, bijvoorbeeld voor het bedenken van nieuwe producten of het contact onderhouden met klanten. In dit blog lees je hoe het logistieke proces versnelt door de orderverwerking zonder handen te doen.
In het vorige blog beschreef ik welke voordelen het heeft als de software van je webshop afgestemd is op het ERP systeem. Deze afstemming, ook wel koppeling genoemd, verkort de levertijd en beperkt het aantal fouten dat in je administratie voorkomt. Daarnaast levert het je tijd op. Tijd die jij of jouw collega’s normaal gesproken kwijt zouden zijn aan de orderverwerking. Maar hoe dan?
De bestelling
Een potentiële klant kijkt rond in jouw online shop. Hij verzamelt wat producten en besluit deze allemaal aan te kopen. Extra gemotiveerd door de korte levertijd die je belooft, besluit de klant zijn aankoop snel te voltooien. Hij laat zijn contactgegevens achter en betaalt met iDeal. In jouw onderneming beginnen verschillende balletjes te rollen.
De orderverwerking
Eerst ziet de orderadministrateur de order binnenkomen. Hij bekijkt de order en controleert of de klant een bestaande of nieuwe klant is. Hij maakt de pakbon in orde en past de voorraad handmatig aan. Deze stap zou geoptimaliseerd kunnen worden door binnengekomen orders automatisch in het ERP systeem te laten verwerken. Dit scheelt tijd want de orderadministrateur hoeft ze niet handmatig over te zetten. Ook verkleint het de kans op fouten, bijvoorbeeld een verkeerd ingevoerde klantnaam.
De orderverwerking
Eerst ziet de orderadministrateur de order binnenkomen. Hij bekijkt de order en controleert of de klant een bestaande of nieuwe klant is. Hij maakt de pakbon in orde en past de voorraad handmatig aan. Deze stap zou geoptimaliseerd kunnen worden door binnengekomen orders automatisch in het ERP systeem te laten verwerken. Dit scheelt tijd want de orderadministrateur hoeft ze niet handmatig over te zetten. Ook verkleint het de kans op fouten, bijvoorbeeld een verkeerd ingevoerde klantnaam.
De afhandeling
De order is aangemeld in het systeem en het pakket ligt klaar om verzonden te worden. De klant heeft zijn bestelling met iDeal betaald, maar in het maandelijkse kosten- en batenoverzicht van de verschillende Payment Service Providers zie je de bestelling niet gespecificeerd terug. Om te achterhalen wat zo’n PSP je daadwerkelijk per bestelling kost, heb je het orderoverzicht, het bedrag dat je webshop heeft omgezet en wat rekenwerk nodig. Deze afhandeling kun je dankzij een afletter module automatiseren. Dat scheelt weer wat handmatige handelingen!
Koppel je webshop
Bij veel bedrijven vindt een groot deel van de order invoer plaats op basis van de eigen inschatting. Zo wordt per order bijvoorbeeld het dichtstbijzijnde magazijn bepaald. In standaard koppelingen is de optimalisatie van dit soort processen niet ingebouwd, in de Webshop Connector wel. Zo maak je de tijd van bestellen tot leveren zo klein en efficiënt mogelijk en hoeft niemand meer wat aan de order te doen als deze binnenkomt. Oftewel, orderverwerking en –afhandeling zonder handen. Wat doe jij om het logistieke proces te optimaliseren? Heb je nog vragen? Neem dan contact op met Ron.
