De Rooi Pannen is een scholengemeenschap met vmbo- en mbo-opleidingen op het gebied van handel & ondernemen, horeca, toerisme & recreatie, vormgeving en marketing & evenementen. De school heeft vestigingen in Tilburg, Eindhoven en Breda. Leo Kivits, Hoofd Financiën, zag mogelijkheden voor optimalisatie van de bedrijfsprocessen en had een aantal wensen op het gebied van applicatiebeheer. In 2014 ontstond de samenwerking en tot op de dag van vandaag is Leo blij met de ondersteuning die hij krijgt.
Zelf iemand aannemen of op zoek naar een partner?
Toen ik, inmiddels al heel wat jaren geleden, begon bij scholengemeenschap De Rooi Pannen, stonden we voor een uitdaging op het gebied van digitalisering. Ik zag ruimte voor het optimaliseren van een aantal bedrijfsprocessen en wilde ontzorgd worden op het gebied van infrastructuurbeheer. We hadden toen de keus: zelf iemand aannemen of op zoek gaan naar een externe partner. We waren op dat moment te klein om iemand fulltime aan te nemen, en een echt gedegen, continue ondersteuning is lastig te regelen met een parttimer. Bovendien is het dan maar de vraag of die persoon in staat is zijn of haar kennisniveau continu op peil te houden.
Goede aanbevelingen
We hadden al wel een partner die wat diensten voor ons deed op dat vlak, maar die stopte ermee. Ik heb collega’s in het veld gevraagd of zij iemand konden aanbevelen. Ik heb toen gewoon gebeld en gevraagd of zij iets voor ons konden betekenen. Ik kwam in gesprek met Walther van Gool, en tussen ons klikte het meteen. We zijn met elkaar in zee gegaan en ze vervullen hun taak tot op de dag van vandaag tot onze volle tevredenheid. Het kennisniveau van de consultants is perfect en de continuïteit is gewaarborgd.
Tijdwinst, bij de tijd en stabiel
In samenspraak met ons heeft Qexpertise onze financiële administratie geoptimaliseerd. Het inkoopproces is gedigitaliseerd, waarbij kostenfacturen automatisch worden geboekt dankzij de software van ScanSys. Budgethouders kunnen op deze manier de facturen middels een werkstroom goedkeuren. Hierdoor besparen we heel veel tijd. Daarnaast heeft Qexpertise voor ons verschillende rapportages ontwikkeld voor de verschillende afdelingen en het college van bestuur. Door de inzet van de BI-Software van Sumatra is de rapportage dynamisch en altijd up-to-date. Om te zorgen dat alles vlekkeloos verloopt en onze omgeving stabiel is, hebben we ook het beheer van onze Cloud infrastructuur hier draaien. Dit doen ze in samenwerking met Parentix, een dochteronderneming van Exact Software.
Fijne, kundige club mensen
Wat ik fijn vind, is dat de mensen altijd met ons meedenken. Als wij een probleem hebben, hoeven we niet opnieuw het wiel uit te vinden. We overleggen en vaak hebben zij dan al meteen een idee voor een goede oplossing. Zelfs als iets niet bestaat, kunnen ze het oplossen met een stuk maatwerk. Die brede expertise, dat krijgen wij nooit voor elkaar als we zelf iemand aannemen. En hun lijntjes naar Exact zijn heel kort, dat is natuurlijk ook heel prettig. Het is gewoon een fijne, kundige club mensen.