Klantverhalen

TruckVision en Exact  

Voor Relead, onderdeel van Advisie, reizen wij af naar Hoornaar, een mooi dorpje in de Alblasserwaard, ten noorden van de rivier de Merwede. Relead heeft met TruckVision de hoogst haalbare status van Gold Partner bij DAF Trucks en Garage Verspui is dé specialist als het gaat om in-en verkoop van nieuwe en gebruikte DAF Trucks. De cirkel is rond. Wat nog niet rond was, was de financiële administratie bij Verspui. Verouderde systemen en wensen voor de toekomst maakten dat Advisie en Garage Verspui met elkaar rond de tafel gingen. Hoe het traject verliep, bespreken we met Michelle Leeuwis-Bouwman, administrateur bij Garage Verspui.

Exact Globe, Synergy, TruckVision en WMS

Michelle kwam tweeëneenhalf jaar geleden bij Garage Verspui binnen op de administratie. Ze vertelt de beginsituatie: “We werkten al met Exact Globe en Exact Synergy. Toen ik kwam gingen we daar al wat meer mee doen. Het magazijn werkte alleen nog met het ‘old school’ AS400 en dat zou verdwijnen. We zochten eigenlijk een systeem dat direct koppelt met Exact, dus de facturatie en voorraadboeking in combinatie met TruckVision. En zo kwamen we dus bij Exact en Advisie uit. We werkten al met Relead samen voor TruckVision, maar nu konden we dus alles met hen doen. Dat hebben we in het begin nog even afgehouden, omdat we intern ook de juiste mensen ervoor wilde hebben, maar toen AS400 echt verdween, zijn we ervoor gegaan”. 

Garage Verspui Hoornaar

Overstap naar een nieuw systeem

Hoe de overstap verlopen is, vertelt Michelle enthousiast: “Na het goedkeuren van de offerte, waar we overigens wel een externe partij bij hebben aangehaakt – ik ben goed met cijfertjes maar ik ben geen ICT’er-, kwamen Bart Jager en Wim van Twillert van Advisie langs ter kennismaking. Het project is besproken en het plan was klaar. Alles wat magazijn gerelateerd is, is aangepast. Het voorraadbeheer zit volledig in Exact en WMS is geïmplementeerd. Ook is onze voorraad afboeking gekoppeld met TruckVision, en wij werken met DAF. Advisie heeft speciale bouwstenen geïmplementeerd zodat onze DAF facturen meteen goed gekoppeld worden”. 

Verloop van het project 

Hoe het project uiteindelijk verlopen is, is samen te vatten in één woord: Snel! Michelle licht dat toe: “Als je mij vraagt hoe het project verlopen is: speed tempo! In december 2020 gingen we akkoord, in februari zijn ze begonnen en 15 maart gingen we live. In februari is er eerst van alles op de achtergrond klaargezet, daar hoefden wij zelf nog niets te doen. Daarna begon eigenlijk al het testen en het trainen van onze medewerkers. Met name die trainingen hebben we echt als superfijn ervaren. De consultant nam echt de tijd en was heel duidelijk en helder. We zijn natuurlijk maar een klein clubje, maar het was echt een topervaring. Advisie had een projectplanning gemaakt van tevoren, aan de hand daarvan hadden mijn collega en ik ook onze eigen planning gemaakt. Dat heeft ons echt geholpen. We waren dus goed voorbereid op de tijd die het in beslag nam”. 

Samenwerking Advisie en Verspui

Om de trainingen goed in te zetten, heeft Michelle zelf handleidingen geschreven, zodat het echt op hun niveau was. Deze handleidingen liet ze checken door de consultant van Advisie. Zo wist ze zeker dat het goed was. Tijdens het project was er ook een Microsoft Teams groep waar alle belangrijke documenten werden gedeeld en waar vragen gesteld konden worden. Michelle: “Het projectteam van Advisie en wij zaten in die Teams groep. Alles werd daar super goed opgepakt. Door Corona hebben we natuurlijk wel meer via Teams gedaan dan normaal, maar we hebben dit geen moment als belemmering ervaren. Ook de online meetings waren heel prettig”. Michelle vult nog aan op de trainingen die werden gegeven: “De trainingen waren helder, er werden veel praktijkvoorbeelden gegeven en bij ieder stukje theorie kregen we een oefenopdracht. Hierdoor werd het echt tastbaar en duidelijk wat we moesten doen”. 

Voordelen na de implementatie

Garage Verpui is zover, de implementatie is gedaan, wat zijn de voordelen? Michelle vertelt: “Alles! Ik kan nu veel meer, qua aansluitingen, qua verschillen berekenen, maar ook met de DAF koppelingen, ik heb er veel meer grip op, en het fijne is dat als ze beneden (het magazijn/werkplaats) ergens tegenaan lopen, ik ze ook echt meteen kan helpen en het kan oplossen. Bijvoorbeeld bij een verkeerde telling, ze weten dan dat ik het meteen kan aanpassen. Qua tijdswinst moeten we nog even iets verder zijn. De prijzen en artikelen moeten nog goed gezet worden, dus nu kost het juist nog even wat meer tijd. Dit zal zo zijn tot het einde van het jaar. Uiteindelijk levert het meer op”.

In totaal werken twee mensen van het magazijn met WMS, en drie mensen op de administratie waarvan er één niets met WMS doet maar wel inkopen inboekt en dus veel met voorraad te maken heeft. Iedereen is er heel blij mee.

Wensen voor de toekomst en tips

Wat opvalt is het woordje ‘snelheid’ dat meerdere malen terugkomt. Het project is gewoon heel snel en goed gegaan, daar is Michelle heel duidelijk over. Dat is dan ook het bijzondere voor haar aan dit project. Voor haar is het logisch dat ze intern allemaal bijdroegen aan de snelle livegang, maar de implementatiepartner moet dan wel ‘meewerken’. Missie geslaagd.

Als tip geeft zij nog mee: “We hebben er bewust voor gekozen om de consultant van Advisie ook de jongens van beneden te laten trainen. Investeer daarin. In het kader van ‘vreemde ogen dwingen’ heeft dit echt zijn vruchten afgeworpen. En we zijn ook met een klein team gestart, vervolgens is de rest aangehaakt. Ook is het voordeel dat ik nu echt alles weet, van A tot Z. Ik ben zo betrokken geweest en heb door het maken van de handleidingen ook nog zoveel geleerd, dat is voor mijzelf maar ook voor de anderen echt heel fijn. En wat betreft de toekomst? Ja, ik wil het inkoopproces nog verder digitaliseren, maar dat is echt voor later. Nu eerst eens zorgen dat we tijdswinst behalen!”.

DAF Trucks bij Garage Verspui

Wil je meer weten over de mogelijkheden van TruckVsion, WMS of Exact? Neem dan contact op met onze specialist Bart Jager. Hij denkt graag met je mee.