Klantverhalen

De financiële totaaloplossing van Advisie 

In het onderwijs werkt Advisie vaak samen met grotere instellingen. Voor de financiële administratie, of een andere manier om onderwijs specifieke werkprocessen te stroomlijnen. Na een aanbestedingstraject ging Zuyd Hogeschool aan de slag met Exact Financials en de Uren-module van Advisie. In dit referentverhaal blikken we terug op de samenwerking en vragen we naar de toekomstplannen

Afgelopen jaar is er samengewerkt met Zuyd Hogeschool, zij hebben vestigingen in Heerlen, Sittard en Maastricht. Hiermee behoren zij met ruim 14.000 studenten en 1.850 medewerkers tot de middelgrote hogescholen van Nederland. Via een aanbesteding zochten zij naar een nieuwe implementatiepartner voor hun financiële administratie pakket en het makkelijk bijhouden van uren. Een spannend traject, waar uiteindelijk Advisie gekozen werd als partner. Hoe dit traject is verlopen en wat de samenwerking zo fijn maakte, bespreken we met Raymond Slijpen, Informatie professional bij Zuyd Hogeschool. 

Zuyd Hogeschool Heerlen

Flexibel vanaf het begin

Raymond werkt inmiddels 12,5 jaar bij Zuyd Hogeschool en is vanaf het begin af aan betrokken geweest bij de aanbesteding en het implementatietraject. Raymond vertelt: “We werkten met Microsoft Dynamics, een versie uit 2009. Dit werd niet meer ondersteund en het voldeed ook niet meer aan onze wensen, dus gingen we aanbesteden. We kregen een aantal kandidaten en dan kies je de partner die op dat moment het beste lijkt. Het is best een klus om alle plussen en minnen tegen elkaar af te wegen. Ik zeg ook bewust ‘op dat moment’, want bij een demo kan het nog zo’n goed verhaal zijn, de praktijk zal uitwijzen of het ook echt goed is. Het werd dus Exact met Advisie als implementatiepartner. Het team van Advisie dacht vanaf het begin af aan mee en stelde zich heel flexibel op”.

Flexibele implementatie 

Bij de vraag wat meespeelde bij de keuze voor Advisie, is Raymond helder: “De flexibiliteit en het meedenken van het team, vanaf het begin af aan. En natuurlijk de eerste indruk van diegenen die de demo gaven. Het voelde meteen prettig en zij deden uiteindelijk ook de implementatie, dat was mooi meegenomen. Het meedenken begon ook al direct. Wij gebruiken bijvoorbeeld projecten niet in de zin waarvoor de projectmodule eigenlijk bedoeld is, met uiteindelijk doel het versturen van facturen, wij gebruiken het puur voor registratie van kosten en uren waar een subsidie tegenover hangt. Dat is natuurlijk afhankelijk van vele voorwaarden en daar dacht Advisie echt goed in mee en zij waren op de hoogte van de regels”. 

Exact Financials en de Uren-module

Zuyd Hogeschool werkt nu met Exact Financials en de uren-module van Advisie on-top-of-Exact. In het softwarelandschap van Zuyd Hogeschool is Exact Financials de kern en vanuit daar kan gemakkelijk gekoppeld worden met bijvoorbeeld inkoopsoftware, externe HR-modules en leerlingsystemen. Het koppelt tweezijdig, waardoor weinig handwerk vereist is.

De financiële administratie van de Hogeschool is uitdagend, met een drietal btw-regimes. Het onderwijs regime is 0 procent, daarnaast is er het reguliere percentage en prorata afspraken die Zuyd Hogeschool heeft.

De Uren App on-top-of Exact

Uren schrijven is altijd uitdagend, over het algemeen heeft men daar geen zin in of voelt het als een controle. Hoe is het tijdens de implementatie gelukt om de medewerkers van Zuyd Hogeschool hiermee te laten werken? Raymond vervolgt zijn verhaal: “Samen met een consultant van Advisie is de urenmodule eigenlijk precies aangepast naar de wensen van Zuyd. Wij willen namelijk ook dat de medewerkers alleen de projecten zien waar ze tijd op mogen schrijven. En dat dan ook nog conform hun aanstellingsuren. Stel iemand heeft een aanstelling van1 FTE en dit staat gelijk aan 36 uur, dan moet er een controle opzitten dat hij ook minstens 36 uur in die week invult en dat er dan ook nog een controle is dat die aanstelling in de tussentijd niet ergens gewijzigd is. Het terugschrijven kan bij ons tot 4 weken terug en op de achtergrond wordt dit allemaal gecontroleerd op aanstelling en uurtarief. Wij moeten voldoen aan subsidievoorwaarden en het was ontzettend puzzelen om dit op te lossen.

Advisie heeft hierin heel goed geadviseerd en het dus helemaal op maat gebouwd. De medewerkers die nu nog tijd moeten schrijven zijn de mensen die aan subsidieprojecten werken en zij zien echt de nut en noodzaak ervan in. Deze mensen hebben mee-getest in de eerste ronden en in de tweede rond meegekeken of de zaken ook echt goed stonden. Dat zorgt voor draagvlak en enthousiasme”. 

Impact en voordelen van de implementatie

Microsoft Dynamics werd dus Exact Financials met daaraan de urenmodule van Advisie gekoppeld. Hoeveel impact had deze implementatie? Raymond: “Het is en blijft een boekhoudsysteem, je hebt debiteuren, crediteuren en een grootboekrekeningschema en er moeten boekingen worden gedaan, dus dat blijft hetzelfde. De manier waarop is alleen wel enorm veranderd. Het grootste voordeel is de tijdwinst; de handmatige handelingen zijn voor 90% weg. Doordat Exact Financials met alle andere modules koppelt, bespaar ik veel tijd. Zo moest ik voorheen in ons inkoopsysteem alle standaarden handmatig invoeren omdat er geen koppeling was. Dat is nu dus opgelost. 

Zuyd Hogeschool Maastricht

Bijzonderheden aan het traject

Het was een bijzondere tijd, midden in een pandemie. Raymond benadrukt dit: “Door Corona is de implementatie voor 95% via Microsoft Teams gegaan. Dat is heel bijzonder. Zo hadden we het namelijk niet bedacht. Uiteindelijk verdient het nog steeds niet de voorkeur en schakelt het natuurlijk een stuk sneller als je elkaar gewoon in het echt ziet, maar door de projectstructuur die nu was opgezet verliep het ontzettend soepel.

Zo hadden we iedere week een overleg waarbij we keken waar we zaten in de planning en wat er die week gedaan zou worden. Het was duidelijke wie het aanspreekpunt was vanuit Advisie en ook vanuit Zuyd, deze twee medewerkers fungeerden beide als een soort ‘vliegende keep’. In de structuur was dus ruimte voor flexibiliteit. Het is eigenlijk een heel duidelijk verhaal, we waren op tijd klaar, alles was helder”. 

Wensen voor de toekomst 

Raymond geeft aan dat het aanbestedingstraject behoorlijk wat impact heeft gemaakt qua tijd. Ook het feit dat het voornamelijk via Teams verliep maakte de dagen inspannender. “Het is qua concentratie pittiger om de hele dag via een scherm te communiceren dan wanneer je bij elkaar zit. Dus voor nu is het voornamelijk goed leren werken met de geïmplementeerde software en daar na een jaar de balans van opmaken. Verder zijn we ook nog bezig met het toepassen van single sign on, dat traject loopt nog. Als ook dat is geïmplementeerd zijn we wel echt goed voorzien wat optimale financiële software.

Conclusie is, wij zijn gewoon heel tevreden over hoe het gegaan is en hoe het verlopen is. En vooral de medewerking van de medewerkers van Advisie maakte het als een heel prettig project. Er zullen altijd uitdagingen zijn bij een voorstel. Maar dan ga je met elkaar in discussie en kom je eruit. Een project op afstand is prima te doen, maar de uiteindelijke overdracht hebben we gelukkig wel op locatie gevierd. Met een stukje vlaai, uiteraard".

Over Zuyd Hogeschool

Zuyd Hogeschool is een instituut voor het hoger beroepsonderwijs in het Nederlandse Zuid-Limburg met locaties in Heerlen, Maastricht en Sittard en heeft samen 29 academies. Het college van bestuur zetelt in Heerlen.  www.zuyd.nl

Exact Financials 

Exact Financials is een veelzijdige boekhoudapplicatie die de financiële processen ondersteunt voor het onderwijs en gemakkelijk koppelt met andere software in je organisatie. Met Exact Financials heeft iedereen toegang tot dezelfde cijfers, dat is wel zo efficiënt voor een financieel softwarepakket.