ADVISIE MERGE & MAIL
Met Merge & Mail voeg je originele inkoopfacturen samen in volgorde van betalingsadvies en merge je deze samen tot één pdf document die je per mail ontvangt. Merge & Mail stelt je in staat een uitdraai te maken van alle facturen die gerelateerd zijn aan een betaalbatch.
Optimaliseer het proces
Binnen jouw organisatie worden de te verrichten betalingen gecontroleerd aan de hand van de originele inkoopfactuur. Dat kost op dit moment veel tijd want voor iedere betaling dient de juiste inkoopfactuur opgezocht te worden.
Het is mogelijk om dit proces te versnellen met Merge & Mail. Wil jij ook weten hoe je kunt optimaliseren? Neem contact op met Ron:
Digitaal fiatteren
Met de module E-Cash flow worden betaalbestanden met inkoopfacturen naar de bank gestuurd. Die inkoopfacturen worden doorgaans gefiatteerd door iemand die daarvoor gemachtigd is.
Daarnaast bestaat er ook een module waarmee inkoopfacturen gescand worden, als PDF opgeslagen in Exact en vervolgens gelinkt worden aan een inkoopboeking. Wanneer je hierover beschikt dan kan de fiattering ook digitaal met Merge & Mail.
Hoe werkt Merge & Mail?
Met Merge & Mail wordt een overzicht van aangemaakte bankbestanden én gefiatteerde betalingen getoond die nog niet in een batch zijn opgenomen. Na het kiezen van een batch worden alle PDF’s uit de database gehaald en gemerged tot een grote PDF en er wordt een e-mail gemaakt met daarin een hyperlink naar deze nieuwe pdf..
De facturen in de nieuwe PDF hebben dezelfde sortering als de betalingen in het bankbestand. Statusdocumenten (HTML) die door Elvy in exact gezet zijn kunnen worden toegevoegd, zodat zichtbaar is wie gefiatteerd heeft. Een gebruiker kan vervolgens het e-mail adres(sen) van de persoon die de betalingsbatch moet goedkeuren invullen en het mailtje wordt verstuurd.