Eenvoudige geautomatiseerde factuurverwerking
BEPERK HANDMATIG WERK
Document Capture maakt het mogelijk om je administratie te digitaliseren en naadloos aan te sluiten op je ERP-systeem Microsoft Dynamics 365 Business Central. Alle relevante documenten worden automatisch verplaatst naar de corresponderende velden in 365 Business Central.
Geautomatiseerde factuurverwerking
Document Capture van Continia stroomlijnt het verwerken en beheren van inkoopfacturen met veel functies als: automatische verkoper detectie, documentoverzichten, binnenkomende registratie en nog veel meer.
De facturen worden geladen in Business Central. Vervolgens worden de facturen automatisch gelezen, omdat je een vooraf ingestelde template heeft geregistreerd. Met deze informatie haalt Document Capture alle belangrijke informatie uit je facturen. Facturen worden automatisch gekoppeld aan bestaande inkooporders of ontvangstbonnen, zowel goedgekeurd als geboekt, wanneer het bedrag binnen de vastgestelde drempels valt. Na dit proces staan de facturen klaar om goedgekeurd te worden.
Waarom je administratie digitaliseren
- Bespaar tijd door de automatische gegevensinvoer
- Communiceer effectief met leveranciers over de hele wereld
- Alle documenten geordend op één plek voor een gestroomlijnde document afhandeling
Hoe werkt Document Capture software van Continia
Document Capture verwerkt al uw verkooporders, inkoopfacturen, facturen en creditnota’s automatisch.
1- Ontvangen van de documenten
Vanaf een vooraf ingesteld e-mailadres worden alle documenten gedownload. Het programma ondersteunt veel documentindelingen. Bijvoorbeeld: PDF-bestanden, elektronische facturen en zelfs XML bestanden. Wanneer er nog gewerkt wordt met papieren documenten, kun je deze scannen en deze gegevens worden ook automatisch ingevoerd.
2- Inlezen van de documenten
Document Capture herkent de verschillende regels in de documenten. De regels leg je vast. Vervolgens worden deze regels overgebracht naar inkoopregels.
3- Inladen van de informatie in Business Central
Alle gegevens worden geladen in Microsoft Dynamics 365 Business Central. Alle relevante informatie in de documenten worden automatisch verplaatst naar de corresponderende velden in Microsoft Dynamics, waardoor inkomende documenten snel en efficiënt worden geregistreerd.
Efficiënte goedkeuringsworkflow
Wanneer een factuur is geladen in Business Central, kan hij worden goedgekeurd. Het goedkeuren van facturen kan direct in Microsoft Dynamics 365 Business Central of online worden gedaan door gebruik te maken van een webbrowser.
Hierdoor heeft iedereen binnen de organisatie toegang tot de goedkeuringsworkflow. Goedkeurders kunnen de originele factuur op het scherm zien en accepteren, in de wacht zetten, of doorsturen naar een ander persoon om te bekijken of goed te keuren. Er kunnen ook makkelijk opmerkingen worden toegevoegd.
Met Continia Web Approval Portal kunnen alle medewerkers ook zonder directe toegang tot Microsoft Dynamics Business Central, toch gebruik maken van dezelfde mogelijkheden om facturen en andere documenten goed te keuren.
Altijd en overal toegang tot documenten
Het digitale archief van Continia Document Capture bevat alle PDF-files en ingescande documenten, welke makkelijk kunnen worden benaderd vanuit Microsoft Dynamics 365. Je kunt de originele PDF-factuur openen vanuit de geboekte factuur kaart of het grootboek-toegangsscherm in Microsoft Dynamics NAV.
Het digitale archief is volledig geïndexeerd, hetgeen betekent dat je naar welke tekst dan ook kunt zoeken in documenten, zelfs als de informatie niet naar een veld binnen Microsoft Dynamics is verplaatst. Hierdoor wordt het mogelijk om te zoeken naar een specifiek referentienummer, serienummer of welke andere informatie dan ook op inkoopfacturen en andere documenten.
Digitaal facturen inscannen met Document Capture
Wij helpen organisaties en bedrijven efficiënter te laten werken door het gebruik van Document Capture software.
Vraag een demo aan of vul het contactformulier hierondert in. Onze experts nemen dan snel contact op.
Maak je interesse kenbaar via telefoon, mail of het formulier.
