Klantverhalen

Tot op de bodem analyseren 

Advisie werkt samen met bedrijven van alle soorten en maten in verschillende branches. Meestal zijn dit MKB-bedrijven, in het onderwijs en de zorg zijn dit grotere instellingen. Wat hebben ze gemeen? Ze werken samen met Advisie. De één sinds kort, de ander al wat langer. Econsultancy is zo’n bedrijf. Een bedrijf dat al een aantal jaar intensief samenwerkt, maar boven alles samen met Advisie op pionierstocht is gegaan in de wereld van Power BI.  

Business Intelligence met Power BI  

Business Intelligence is niet meer weg te denken uit de hedendaagse bedrijfsvoering. Business Intelligence draait om het omzetten van gegevens naar bruikbare informatie. Op die manier krijg je inzicht in de prestaties van de verschillende bedrijfsonderdelen (Inkoop, Sales, Finance, HR, etc.). Door deze informatie overzichtelijk weer te geven in dashboards krijg je in één oogopslag een dwarsdoorsnede van de organisatie. De tool die je hiervoor gebruikt is Power BI. Een organisatie kan met deze gegevens beslissingen maken, kansen spotten en voorspellingen doen. Dit was er alleen niet zomaar. De pionierstocht die net al aangestipt werd ligt ten grondslag aan deze tool.  

We spreken met Leo Oost, directeur en eigenaar van Econsultancy. Samen met consultant en BI specialist Sunil Girdhari van Advisie, stond Leo een aantal jaar geleden aan het begin van de ontwikkeling van Power BI. Leo vertelt: “Vanuit de Exact omgeving hebben we uiteindelijk ook Exact Synergy aangeschaft en daarin alle bedrijfsprocessen ondergebracht. Op een gegeven moment wilde ik sturing geven met onze cijfers. Dan kun je met Synergy hele mooie spilanalyses en overzichten maken, maar dat spreekt toch minder tot de verbeelding dan Power BI”. Het begon bij Econsultancy bij de meetings met het management. Leo kon daar, als creatief directeur, zijn ei kwijt in mooie dashboards die het voor het hele management inzichtelijk maakte.  

Voorspellend managen

In de samenwerking tussen Sunil en Leo, het opzetten van Exact Synergy en de behoefte naar meer inzicht door het omzetten van data naar bruikbare informatie, is Sunil vanuit zijn BI specialisme het Power BI stuk ingedoken. Hieruit ontstonden meerdere dashboards waaraan meerdere databronnen van Econsultancy gekoppeld werden. De vraag kwam vanuit de klant, het antwoord uit Advisie. Maar samen maakten zij het tot een steeds beter werkende, voorspellende tool. 

Leo: “We zijn begonnen met alle data in Synergy te zetten, dan bouw je langzaam een database op. Dat groeit door de jaren heen. Dan is het natuurlijk leuk om met die historische database te gaan kijken naar de huidige situatie. Met Power BI kun je allerlei filters aanzetten wat een mooi inzicht geeft. Als je koers wil gaan bepalen in het management, is het heel handig om te kijken waar je vandaan komt, waar je nu staat, en daarmee een beeld te schetsen voor de toekomst. Dit zijn we gaan delen in de hele organisatie. In ons geval deelden we het dus met 5 vestigingen. Dan kunnen wij met iedere vestigingsmanager de noodzakelijke brondata delen, maar dan wel voor alleen die vestiging en de relevante informatie voor die manager. Dit werkt heel gemakkelijk door een andere filter aan te zetten, of in ons geval een ander assortiment te tonen. Maar het kan ook op kostenplaats. Er is veel mogelijk, iedereen heeft zijn eigen plaatje”. 

Wat wil je meten en weten  

Inmiddels hebben ze bij Econsultancy 16 Power BI’s op 1 dashboard. Voor hen werkt dat goed. Zo is er een Power BI voor de bodemafdeling, de tak archeologie, één per vestiging en ook bedrijfsbreed. Kun je daar ook in doorschieten? Leo zegt: “Waar je in kunt doorschieten is in het trekken van conclusies. Je moet je steeds afvragen: waar komen de getallen ook alweer vandaan? Wat meten we eigenlijk? Wat willen we hieruit halen? We hebben een keer gekeken naar de in- en uitstroom van onze medewerkers. Maar daarbij vergaten we de reden van uitstroom mee te nemen. Dan ga je aannames doen die niet kloppen. Dus hebben we daar HR bij betrokken en ook de reden van vertrek in het overzicht meegenomen. Dan kun je wel eventuele verbeteringen doorvoeren, want dan meet je met de juiste data”

Mijlpalen tijdens het traject  

Leo is net gestart met het maken van een forecast op basis van historische gegevens. “We hebben bijna 200 medewerkers in dienst met allemaal hun eigen target. Daarnaast hebben we een begroting. Dit samen hebben we in een Power BI gezet met de naam ‘Finance forecast’. Iedere maand registeren we hier alles, bv alle verkoopfacturen. Dan kun je al zien wat ze in januari hebben gedaan en wat ze de resterende 11 maanden nog zouden moeten doen. Daarbij komen ook nog de zogenaamde seizoenen – overheden pieken weer op een ander moment dan andere bedrijven -. Samen met de lijn van de afgelopen 3 jaar, kunnen we al een beetje voorspellen hoe het komende jaar eruit gaat zien. Dat is erg leuk om te doen, omdat het heel solide is en dus ook echt klopt! Je kunt dus echt voorspellen op basis van historische gegevens. Dit idee kwam bij mij op, ik stem dat dan eerst af met onze eigen IT’er en daarna heb ik het aan Sunil voorgelegd. Hij gaat dan kijken of het kan. Het mooie is dat hij mij dan weer wijst op zaken waar ik weer niet aan gedacht had, en zo houden we elkaar continue scherp en ontstaan er mooie initiatieven zoals deze.  

De BI kennis stroomt echt door de aderen van de Advisie consultants, waardoor zij samen met de klant de grenzen van de systemen kunnen opzoeken. Leo vertelt: “We zijn een jonge club en groeien snel, het is dan fijn als een consultant daarin meegroeit. Het begon met een installatie, naar een overzetting, naar een heel nieuwe tool. Het is echt maatwerk waar we met elkaar sleutelen om het beste uit de software te halen.  

Innovatieve partner   

Leo omschrijft Advisie als een partij die innovatief meedenkt met de klant. “Wij zijn zelf vaak erg gedreven en vertellen gepassioneerd over onze wensen. Als adviseur kun je daar natuurlijk makkelijk in meegaan en het zo uitvoeren. Maar wat natuurlijk veel beter is, is dat er nog eens goed achterover geleund wordt en doorgevraagd naar het ‘waarom’. In ons vakgebied moeten we dat ook doen, doorvragen en onderzoeken voordat we iets doen. Advisie doet dat ook: goed uitvragen, goed luisteren en niet zomaar meepraten”. 

Power BI voor directie en management  

Bij Econsultancy werkt de directie en het management met Power BI. Op medewerkers niveau worden de inzichten gedeeld door screenshots of overzichten. Vooral omdat de duiding heel belangrijk is. Leo: “Je moet goed weten waar je naar kijkt en waar het vandaan komt, dat blijf ik herhalen, maar het is ook zo belangrijk. Eerder lieten wij bijvoorbeeld opgemaakte facturen zien, maar nu willen we alleen de geboekte factuur uit Exact Globe laten zien. Het is dus goed opletten welke getallen je gebruikt. Wij komen hier spelenderwijs en samen met Advisie achter. Soms zie je iets wat moet worden aangepast. Dat lukt intern niet, en dan halen we Sunil erbij. Hij kijkt dan weer verder en weet heel goed wat er wel en niet kan, zo komen we samen tot een optimaal resultaat. Door de plaatjes praat je erover. Nieuwe managementleden moeten even wennen, maar als ze eenmaal weten wat ze zien gaat het echt leven”.  

Wensen voor de toekomst  

Er zijn nog veel plannen voor de toekomst tussen Econsultancy en Advisie. Er is in Synergy een mooi planningssysteem gemaakt voor al het veldwerk voor de uitvoering van het bodemonderzoek van Econsultancy, ook voor de planning van vleermuisonderzoek zijn we volop bezig maar daar zit nog veel maatwerk in. Voor Power BI blijft het de huidige Power BI’s optimaliseren en uitbreiden met relatiemanagement en marketing. We vroegen of Leo nog tips had voor bedrijven die overwegen met Power BI te gaan werken. Zijn antwoord was: “Begin met hele eenvoudige overzichten van bijvoorbeeld de vakantiedagen van je werknemers. Zo kun je aan het systeem wennen en leer je ermee werken. Als je de techniek onder de knie hebt kun je gaan kijken naar de financiële zaken. En je kunt zelf heel veel, maar uiteindelijk kom je er niet meer uit en moet je databases gaan aanroepen. Hier heb je echt een slimme partner als Advisie voor nodig. Dan is het echt een sprong in tijd, inzicht en voorspellend vermogen! 

Over Econsultancy

Econsultancy is een onafhankelijk ingenieursbureau dat in opdracht van overheden, het bedrijfsleven en particulieren projecten uitvoert op het gebied van bodem, waterbodem, water en infra, archeologie, ecologie, milieu en ruimte. Hun werkterrein beperkt zich niet alleen tot de technische aspecten van het milieu. Ook voor vragen op beleidsmatig, juridisch, financieel of organisatorisch gebied kun je bij hen terecht. In de uitvoering van projecten staat tevredenheid van hun klanten over kwaliteit, prijs en service, voorop.

Begin met je eigen data reis in Power BI

Net als Econsultancy excelleren door het gebruik van Power BI? Bekijk hoe je kunt analyseren, voorspellen en beslissingen kunt maken op basis van je data. 

Lees meer over Power BI