Voor zorginstellingen was 2015 een spannend jaar. Het jaar waarin de eerste resultaten van de invoer van de Wmo merkbaar waren. Veranderingen als marktwerking in de zorg, scherpe tarieven, het optimaal bieden van zorg en het inzichtelijk maken van processen en betaalstromen voor gemeenten waren de speerpunten. Nu de grootste veranderingen zijn doorgevoerd is er in 2016 tijd voor het optimaal automatiseren van de zorgprocessen. Welke mogelijkheden zijn er waar valt nog winst te behalen? In dit blog bespreek ik de mogelijkheden.De uitdagingen van de zorgondernemers zijn te verdelen in twee aandachtsgebieden. Enerzijds de zorg voor de cliënt en anderzijds het ontzorgen van de zorgverlener / medewerkers. Als het gaat om de cliënten, willen zorgverleners ondanks alle bezuinigingen dezelfde goede zorg bieden. Als het gaat om de medewerkers streven zorgondernemers ernaar dat zij zo min mogelijk tijd kwijt zijn aan de administratie. De registratie van de zorgactiviteiten moeten daarom zo efficiënt en eenvoudig mogelijk zijn.
Als aanbieder van financiële software voor zorgondernemers in de care heb ik ruime ervaring met het automatiseren van de processen bij zorgondernemers. Omdat automatiseren in de zorg het verschil kan maken, heb ik de mogelijkheden van automatiseren met Exact Software en de aanvullende oplossingen van Advisie op een rij gezet.
Eén financieel systeem als basis
Door alle financiële processen onder te brengen in één systeem zijn alle processen geïntegreerd, van urenregistratie tot het digitaliseren van factuurstromen. Hiermee win je niet alleen tijd maar voorkom je ook fouten. Met een veilige en betrouwbare integratie met andere systemen zoals de personeels- en salarisadministratie, de inkoop en rapportages heb je altijd en overal de administratie bij de hand. Het maakt niet uit of je nu een klein of een groot aantal mutaties verwerkt. Het systeem groeit automatisch met je mee. Naast het automatiseren van de financiële processen is het ook mogelijk om daaraan andere bedrijfsprocessen te koppelen. Hierbij kun je denken aan de salaris- en personeelsadministratie, projecten, de facturatie en het inkoopproces. Gegevens kunnen eenvoudig verrijkt worden met informatie en zijn makkelijk terug te vinden. Om nog maar niet te spreken over het eenvoudig en eenmalig invoeren van gegevens.
Reëel inzicht in resultaten
Doordat alle processen uit een zorgonderneming met elkaar zijn geïntegreerd kun je ook werken met een uitgebreide projectadministratie. Behandelkosten staan in de financiële administratie en zijn eveneens ondergebracht in een project. Hierdoor kun je altijd nagaan wat de kosten zijn van een behandeling en of de prijs ervan past bij de kosten. Kortom, met een geïntegreerd systeem krijg je snel en eenvoudig de resultaten in beeld. Uit welke activiteiten en middelen bestaat een behandeling? En maken we hierin de juiste keuzes? Controle en transparantie met een uitgebreide rollen en rechten structuur kun je de werkzaamheden met bijbehorende rechten eenvoudig beheren. Zo hoef je niet voor elke medewerker te bepalen wat hij of zij mag zien en aanpassen. Er zijn overzichten en rapportages. Maar wat is het verschil? Een overzicht geeft je een weergave van ingevoerde gegevens. Maar rapportages zoals die van Qlikview of Sumatra gaan hierin nog een stap verder. Zij geven je de mogelijkheid om te zien hoe de gepresenteerde cijfers tot stand zijn gekomen. Door steeds op een lager niveau in te zoomen, krijg je ook de opbouw ervan in kaart. Gegevens die in meerdere processen voorkomen worden centraal opgeslagen en in samenhang toegepast.
Efficiënter (samen)werken
Door efficiënt samen te werken kunnen veel voordelen behaald worden. Neem bijvoorbeeld je inkopen. Door vestigingen centraal te laten bestellen, kan er in één keer een grotere hoeveelheid ingekocht worden. En dit kan aardig wat geld besparen. De inkoopkosten kunnen in de administratie wel zo verwerkt worden dat per vestiging is terug te zien, wie wat heeft besteld. Door centraal kosten en toekomstige verplichtingen vast te leggen voorkom je plotselinge facturen. Ook rapportages op budgetten, verplichtingen, omzet en kosten geven je vroegtijdig inzicht in toekomstige resultaten.
Professionaliseer je inkoopproces
Het inkoopproces is bij uitstek geschikt om plaats- en tijd onafhankelijk te organiseren. Op elk moment op elk device kunnen gegevens worden ingevoerd. Doordat het inkoopproces in Exact is gekoppeld aan een werkstroom (workflow) wordt deze meteen in de werkstroom van de budgethouder geplaatst. Deze kan de inkoopfactuur bekijken en bij akkoord goedkeuren. Dit kan op de computer maar ook op elk ander device. Het inkoopproces is zo gestroomlijnd dat het veel tijd bespaard en informatie altijd waar en wanneer je maar wilt kan worden opgezocht.
In eigen beheer of de private cloud?
Geef je het managen, updaten, het ondersteunen en beschermen van je software uit handen of kies je ervoor om dit zelf te doen? En schaf je de software aan of huur je de software met bijbehorende diensten? Er zijn verschillende mogelijkheden van gegevens hosten en van het werken in de cloud. In het blog ‘Zorg in de cloud, hoe zit dat?’ beschrijf ik de verschillende cloud vormen en zaken waar je over na kunt denken.
Spreken de automatiseer mogelijkheden van de zorgprocessen je aan? Of werk je met een systeem dat wel een verbeterslag kan gebruiken? Ik denk graag vrijblijvend met je mee over hoe processen nog beter geautomatiseerd kunnen worden, zodat jouw organisatie zich bezig kan houden met zorg bieden voor diegenen die het nodig hebben.