Sinds de invoering van de nieuwe privacywetgeving zijn ook onderwijsinstellingen verplicht om hun medewerker- en leerlinggegevens te registreren en te verwerken volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Administratieve gegevens die ten alle tijden moet kunnen worden verstrekt, gewijzigd of geanonimiseerd. Dit vraagt om een goede organisatie en registratie. Maar hoe realiseer je deze extra administratieve handelingen op een efficiënte manier?
AVG; wat moeten onderwijsinstellingen ermee?
Net als alle ondernemingen en instanties in de Europese Unie moeten onderwijsinstellingen voldoen aan de privacyregels die zijn opgesteld in de AVG. Maar voor onderwijsinstellingen geldt dat ze niet alleen te maken hebben met medewerker gegevens en externe relaties. Leerling- en studentdossiers staan eveneens vol met privacygevoelige informatie. Van administratieve gegevens, ontwikkelingstrajecten, toetsingsresultaten, relevante familiezaken tot aan de leerprestaties staan genoteerd in dit dossier. In sommige gevallen worden ook bijzondere persoonsgegevens bewaard; zoals gegevens over de gezondheid of medicijngebruik. Des te meer reden om deze gegevens uiterst zorgvuldig te registreren en te verwerken.
Deze gegevens worden vastgelegd in een leerlingsysteem maar ook in andere systemen zoals de financiële administratie. In sommige gevallen zijn deze gegevens ook bekend bij andere instellingen bijvoorbeeld als een leerling overstapt van het voortgezet onderwijs naar het beroepsonderwijs of een student de overstap maakt naar een andere onderwijsinstelling. In dit geval mogen gegevens alleen worden verstrekt indien nadrukkelijk toestemming is gegeven door de leerling, de ouders of de student. Gelukkig is de Tweede Kamer 25 september 2018 akkoord gegaan met één wettelijke regeling om de administratieve last van onderwijsinstellingen te verlagen. Zo kunnen leerlingen en studenten voortaan digitaal worden uitgeschreven en worden alleen de noodzakelijk privacygegevens uitgewisseld. Meer over dit register is te lezen op de nieuwspagina van de Rijksoverheid.
Het recht om gegevens in te zien, te wijzigen en om vergeten te worden
De AVG wetgeving schrijft voor dat ten allen tijden personen hun gegevens bij organisaties kunnen opvragen om in te zien, te wijzigen of om ‘vergeten te worden’. Dat geldt dus ook voor gegevens uit het onderwijsdossier of financiële gegevens. Een andere wettelijke eis is dat moet worden vastgelegd welke gegevens waar en met welk doel en hoelang ze worden geregistreerd en met wie ze eventueel worden gedeeld. Hiervoor is een ‘register’ nodig. In mijn vorige blog ‘AVG waar ga ik beginnen’ ga ik dieper in op de registerplicht.
Veel onderwijsinstellingen worstelen met het feit dat persoonsgegevens niet in één keer aangepast kunnen worden in hun eigen administratie.
Stel een student wisselt van onderwijsinstelling en wordt uitgeschreven. De onderlinge uitwisseling van studentgegevens is tussen de onderwijsinstellingen afgevangen door het ‘grote centrale’ register van de overheid. Maar de instellingen waar de student vertrekt moet deze ook in de eigen administratie uitschrijven. Dit wil zeggen dat de gegevens moeten worden geanonimiseerd in het studentinformatiesysteem maar ook in de financiële administratie en alle aanverwante processen en bestanden. Vaak moet handmatig op meerdere plekken de wijziging worden doorgevoerd. Dit kost veel tijd en vaak duurt het even voordat alle gegevens zijn bijgewerkt. Doordat Advisie het leerlingsysteem volledig heeft gekoppeld aan de financiële processen, kunnen nu met één handeling alle persoonsgegevens van een leerling in één keer worden aangepast. Handig, efficiënt en de kans op fouten is nihil. Alleen als de student nog financiële posten heeft openstaan, zullen deze eerst volledig moeten zijn voldaan alvorens de gegevens geanonimiseerd kunnen worden. Dit is tevens een mooie financiële controle. Het is zelfs mogelijk met een portaalfunctie leerlingen zelf hun persoonsgegevens te laten onderhouden. Adreswijzigingen of betalingen van excursie kunnen op deze manier eenvoudig en gemakkelijk zelf worden voldaan.
Wilt u meer weten over de software mogelijkheden van de AVG voor het onderwijs neem dan contact op met Ronald.
