Verbeteren van bedrijfsprocessen met Agile

In een eerder blog is het begrip ‘Lean’ als verbetertechniek besproken. De kern van ’Lean’ is het toevoegen van waarde voor de klant en het elimineren van verspilling uit het proces.  ‘Lean’ en ‘Agile’ worden vaak in één adem genoemd, omdat het ‘Agile’ maken van een organisatie vaak het doel of gevolg is van de ‘Lean’ processen.

Wat is ‘Agile’?

Letterlijk vertaald betekent ‘Agile’: behendig, beweeglijk of lenig maar ook alert en waakzaam. Vertaald naar (productie) logistiek staat ‘Agile’ voor wendbaar zijn en daardoor snel kunnen schakelen om te voldoen aan veranderende klantwensen.

Het ‘Agile’ model past bij bedrijven die veel verschillende producten leveren en/of maken. Deze bedrijven willen proactief kunnen handelen door korte doorlooptijden en flexibele capaciteit. Supply chain management is hierbij erg belangrijk. Supply chains zijn alleen erg kwetsbaar voor interne en externe omstandigheden. Het gevaar komt hierbij van vijf kanten:

• Aanvoer materiaal en grondstoffen
• Marktvraag
• Eigen processen
• Controlesystemen
• Natuurrampen/externe oorzaken

Hoe kunnen we Agile inzetten om wendbaar te worden

Het antwoord op de bovengenoemde kwetsbaarheid ligt in het concept ‘Agility’. Wendbaar zijn geeft de mogelijkheid om snel te reageren op onverwachte veranderingen. Maar hoe wordt uw bedrijf Agile?

Volgens Professor Martin Christopher (Cranfield School of Management, UK) ligt het antwoord in het verkorten van de supply chain. Als voorbeeld noemt Christopher de Spaanse modeketen Zara. Zara kent geen vier maar zeker twintig verschillende seizoenen per jaar. Zara hanteert een korte supply chain van 2 tot 3 weken. Dat is mogelijk doordat leveranciers in kleine hoeveelheden, dicht in de buurt, produceren. Als er tijdens de inkoop een verkeerde (onverkoopbare) keuze is gemaakt, zijn er hooguit een aantal weken voorraad in de pijplijn. Door een goed controlesysteem blijft de schade dan zeer beperkt. In dit voorbeeld dekt Zara hiermee de eerste vier gevaren af.

Zoals we helaas allemaal weten kan de impact van een natuurramp of globale gebeurtenis, zoals de actuele COVID-19 crisis, ongelooflijk groot zijn op onze economie. Zou een Agile werkwijze bedrijven kunnen helpen om de economische gevolgen van een dergelijke crisis te beperken?

Wat is de basis van ‘Agile’ werken?  

Voor een aantal bedrijven ligt het antwoord in ‘procesflexibiliteit’ en ‘postponement’. Door de doorlooptijd van orderverwerking tot klantlevering te verkorten kan er meer rekening worden gehouden met volumeverandering. Waar de voordelen van ’Lean’ beperkt blijven tot de productie (o.a. reductie van werkvoorraad) kan ‘Agile’ voordeel bieden in de complete supply chain.

De Agile-leveringsketen bestaat uit voorraad van gedeeltelijk afgewerkte producten die op definitieve assemblage of toewijzing wachten. Dit concept wordt ‘postponement’ genoemd. Postponement is gebaseerd op het principe om producten te ontwerpen die gemeenschappelijke grondstoffen, componenten of modules bevatten. Definitieve toewijzing zal pas plaatsvinden wanneer de marktbestemming bekend is. Dit concept geeft een hoge flexibiliteit. Om dit concept goed te kunnen toepassen zijn de volgende randvoorwaarden belangrijk:

• Productontwikkeling op basis van ‘postponement’.
• Uitwisseling van informatie tussen leverancier en klanten.
• Samenwerking tussen toeleveranciers.
• Betrouwbaar logistiek systeem, en/of logistieke partner.
• Formeren van een crisismanagementteam voor calamiteiten.

Hoe wendbaar kunnen we het maken?

Complexiteit vormt de grootste bedreiging voor ‘Agile’ en ‘postponement’. Vaak wordt dit veroorzaakt door de producten zelf en de merkpositionering, of de organisatorische structuren en processen. Om dit te veranderen moet productontwikkeling terug naar de tekentafel en ook sales en marketing zullen samen naar een andere marktbenadering moeten zoeken.

Het opsplitsen en hergroeperen van afdelingen rondom waarde-creërende processen zal ook helpen om deze complexiteit te verminderen. Het inzetten van een betrouwbaar en flexibel ERP systeem voor ondersteuning en controle is ook een belangrijke schakel om ‘Agility’ te bereiken.

Uiteindelijk zal dit alles leiden tot een wendbare organisatie die beter in staat is om met  economische bedreigingen, zoals die ons nu teisteren maar ons ongetwijfeld ook in de toekomst te wachten staan, om te gaan.   

Wilt u weten hoe Advisie u kan helpen met het wendbaar maken van uw bedrijf? Neem dan nu contact met ons op, wij helpen u graag verder.

“Met dank aan Hessel Visser voor zijn inspirerende lezing , onderdeel van de Nyenrode college reeks: Logistiek Management”.