Uw zorgorganisatie houdt in meer of mindere mate gegevens bij over leveranciers. Vaak zit een groot deel van deze informatie in de hoofden van medewerkers, persoonlijke notities en aantekeningen. Soms is het verpakt in andere systemen zoals de financiële administratie en projectadministratie. Op dit vlak valt veel te winnen voor zorgorganisaties. Commercieel denken doet langzaam zijn intrede, maar is vaak nog niet ver genoeg doorgevoerd om volledig inzicht te bieden in leveranciersprocessen.
Data opslaan
In uw organisatie is veel waardevolle data beschikbaar. We slaan het onderwerp medische gegevens van cliënten in dit blog even over. Dat is nu eenmaal een ander verhaal dan gegevens over in- en verkoopprocessen. Door die beschikbare data niet langer te laten ‘zweven’ in de knappe koppen binnen de organisatie maar op te slaan in een IT systeem, worden processen inzichtelijk en kunnen besparingen beter bepaald en gepland worden. Het is wel noodzaak dat er voldoende draagvlak is binnen uw zorginstelling voor een CRM systeem. Het systeem valt of staat bij het consequent vastleggen van gegevens.
Data delen
Heeft u uw collega’s eenmaal zo ver dat zij hun kennis over lopende en toekomstige afspraken willen vastleggen? Dan komt het op informatie delen aan. Zoals hierboven gezegd is veiligheid en betrouwbaarheid van groot belang. Veiligheid waarborgen kan door beveiligde verbindingen en toegang. Ook zullen er afspraken over informatie delen gemaakt moeten worden. Bij betrouwbaarheid is dat niet anders. Gegevens dienen up-to-date te zijn en moeten door iedereen met toestemming gecheckt kunnen worden. Samenwerken in één systeem maakt het in- en verkoopproces gestroomlijnder. Dit levert vrij snel besparingen op dankzij de verkorte doorlooptijd dat dit collectieve karakter met zich meebrengt. Dat in plaats van alle individueel bekende informatie die één op één gedeeld wordt.
Mobiele data
Tegenwoordig wordt er steeds meer mobiel gewerkt. Denk hierbij aan een inkoper die onderweg naar een mogelijke leverancier de laatste gegevens kan checken of vanuit zijn smartphone verschillende acties uitzet. Er zijn apps en add-ons beschikbaar om het CRM systeem ook op mobiele apparaten zoals smartphones en tablets uitstekend te laten functioneren. Zo kan een behandelaar op een mobile device eenvoudig gegevens raadplegen en bijwerken.
Nieuwe bespaarkansen
De waardevolle data biedt jouw zorgorganisatie nieuwe bespaarkansen. Waar liggen mogelijkheden om te besparen of juist aanvullende service te krijgen zodat anderen kunnen worden gestopt? Denk bijvoorbeeld ook aan vervanging bij ziekte. Hoe veel sneller kan vervangend personeel aan de slag met lopende afspraken nu deze in één systeem zichtbaar zijn in plaats van in de persoonlijke mappen van de afwezige collega? De voordelen van een CRM systeem wegen volgens ons op tegen de nadelen. Als moderne zorgondernemer zal je deze stap vroeg of laat gaan overwegen.