Verwerk gegevens tot bruikbare stuurinformatie

Data verzamelen

We vergaren met z’n allen steeds meer data. Er bestaan al veel gezondheidsapps, smart watches en activity trackers waarin we nauwlettend bijhouden hoeveel we bewegen, slapen etcetera. Ook in de 'De Corona Check app' van het OLVG Amsterdam kunnen dagelijks eenvoudig gezondheidsgegevens worden doorgeven. Of de app die het ministerie van VWS ontwikkelt waarin wordt getoond of u in de buurt bent geweest van iemand die positief is getest op corona. Hoe verwerkt u die gegevens tot bruikbare stuurinformatie?

Alle vergaarde data gekoppeld aan een dashboard geeft inzicht in ons welzijn. Ook zorgondernemers zetten dergelijke technieken steeds vaker in om passende zorg te kunnen bieden. Het probleem is vaak: hoe verwerken we de vergaarde data? Hoe zetten we deze data in om tot stuurinformatie voor kwaliteitsverbetering of een efficiencyslag in de bedrijfsvoering?

Dashboards inzetten binnen de zorg

Bij zorginstellingen werkt het eigenlijk niet anders. Door informatie over personeelsleden, planningen, inkoopkosten, relatie- en cliëntgegevens, uitgevoerde behandelingen etc. nauwkeurig vast te leggen, kunt u alle soorten informatie met elkaar verbinden. Op deze manier krijgt u een helikopterview van uw bedrijfsvoering te zien. Een tool die deze losse informatie, verkregen uit verschillende afdelingen of dossiers, met elkaar kan verbinden, noemen we een dashboard. Dashboards worden niet langer alleen maar toegepast in de bestuurskamers van organisaties in het bedrijfsleven. In toenemende mate ontwikkelen zorgondernemingen hun eigen dashboards om beter, sneller en flexibeler te kunnen sturen op de ontwikkelingen in hun organisatie. Met een dashboard wordt informatie gefilterd tot echt relevante informatie.

Kostentoerekening

Het dashboard is het instrument dat in één oogopslag weergeeft wat goed gaat en wat niet. Om tijdig te kunnen bijsturen is dat heel belangrijk. Met een Business Intelligence Tool (BI-tool) of dashboard, kan een zorgondernemer inzoomen op indicatoren en op specifieke organisatieonderdelen. Via een goede BI tool kunt u makkelijk en flexibel dashboards opbouwen. Belangrijk is dus om goed in kaart brengen wat de Key Performance Indicators (KPI’s) voor uw zorgonderneming zijn. Als deze indicatoren organisatie breed zijn, kunt u pas echt goed uit een dashboard krijgen hoe het staat met de bedrijfsvoering. Het doorrekenen van kosten, gericht op bepaalde zorgdoelgroepen, vraagt om een dwarsdoorsnede van diverse financiële componenten uit de organisatie.

Deze financiële resultaten per zorgdoelgroep zijn een belangrijke basis voor strategische discussies: wat leveren we wel en wat leveren we niet? Als dan blijkt dat de WMO-gebonden thuiszorg van de sector verpleging en verzorging in het rood staat, kan er op basis van deze cijfers een strategische discussie gevoerd worden om te bepalen of het nog zinvol is om huishoudelijke verzorging te blijven aanbieden. Of dat er misschien samenwerking moet worden gezocht met een andere partij. Zo’n portfolioanalyse biedt dus input voor de toekomstige strategie én maakt analyse van de gekozen strategie mogelijk. Organisaties met meerdere locaties kunnen zelfs nog een laagje dieper gaan in de analyse. Dan kan zomaar blijken dat WMO-gebonden huishoudelijke hulp bij de ene locatie wel lonend is. Dergelijke analyses geven inzicht in de effectiviteit van andere manieren van werken. Deze cijfers zijn erg interessant en leerzaam.

Meten is weten

Een dashboard geeft ook inzicht in andere indicatoren van een zorgonderneming. Hierbij kunt u denken aan cliënttevredenheid, medewerker tevredenheid, ziekteverzuim, rendement,  en ZZP-normen versus de werkelijk inzet van uren. Belangrijk is dat de doelstellingen en de KPI’s per zorgonderneming goed worden bepaald en welke kritische succesfactoren en prestatie-indicatoren daarbij horen. Een dashboard of BI-tool is een instrument om dergelijke informatie te ontsluiten.

Omdat er verschillende tools op de markt zijn die dit soort dwarsdoorsnedes van uw zorgonderneming kunnen maken, kan Advisie u geheel vrijblijvend adviseren over het Business Intelligence landschap en de beschikbare dashboards waaruit u kunt kiezen.