Data-gedreven inkoop met Exact Software
Meer omzet met minder voorraad
Inkopen van goederen op basis van intuïtie of ervaring is al lang niet meer van deze tijd. Laat geanalyseerde data voor je werken, zodat je weloverwogen keuzes kan maken over wanneer, wat, hoeveel en bij wie je inkoopt. Data-gedreven inkoop noemen ze dat bij Advisie. Tim Kraan, Senior Accountmanager bij Advisie, legt uit hoe ook jij strategisch kunt inkopen en meer omzet kunt generen met minder voorraad.
Waarom data-gedreven inkopen?
Data-gedreven inkoop helpt bedrijven om efficiënter, kostenbesparend en strategischer in te kopen door gebruik te maken van data om alle aspecten van het inkoopproces te optimaliseren. “Voorwaarde is wel dat je zicht hebt op onder meer je operationele prestaties, historische verkoopgegevens, voorraden, prijs- en vraagvoorspellingen en bedrijfsspecifieke data”, zegt Tim Kraan, Senior Accountmanager bij Advisie. “En dat is voor veel bedrijven toch best een uitdaging, merken we. Door software voor je te laten werken en vooral processen goed in te richten helpen we je daarbij.”
Exact als basis voor het inkoopproces
Je kunt verschillende manieren gebruiken om data-gedreven inkoop effectief te implementeren, volgens Tim. “Het begint in ieder geval met een goed ERP-systeem, Exact in ons geval. Daaruit kunnen we al heel wat bedrijfsinformatie halen en dit kunnen we aanvullen met business intelligence (BI)-software en data-analysetools om bijvoorbeeld meer voorspellend te werk gaan, zoals: dit is wat product X in periode Y verkocht. Vanuit daar kun je analyseren wanneer welk product ingekocht moet worden. Rekening houdend met de omloopsnelheid, leveringstijden en ruimte in de opslag."
Zonder inzicht weten bedrijven niet welke processen wel of geen geld opleveren. Wat Tim in de praktijk vaak ziet is: "Geen zicht op die omloopsnelheid kost onnodig geld. Met data-gedreven inkoop zorg je ervoor dat je altijd kort op de bal zit met je voorraad, omdat je zicht hebt op het hele proces van order tot uitleveren. Op basis van data weet je wanneer je bepaalde zaken moet inkopen. Niet te vroeg, niet te laat, maar exact op het juiste moment.”
"We kunnen door de software van Exact zo goed zien welke klanten, welke producten gekocht hebben en welke nog niet gekocht zijn. En zien direct waar de omzet is en waar nog omzetkansen liggen."
De controlefunctie van inkoop
Data-gedreven inkoop biedt nog veel meer voordelen. In de software van Exact kun je inkopen op basis van verschillende processen en modules. Tim legt uit: “In Exact kun je budgetten van afdelingen heel eenvoudig spiegelen aan de inkoopbehoefte. Als IT bijvoorbeeld een budget heeft van 10.000 euro en ze hebben in het eerste kwartaal al 7.000 euro gespendeerd, dan dient een nieuwe aanvraag van 4.000 euro eerst geverifieerd te worden. Ook afspraken met leveranciers worden automatisch gespiegeld. Waar sta je met je inkoop, is de pricing nog wel oké of valt de nieuwe bestelling misschien in een andere staffel? Het zijn allemaal regels die je kunt instellen."
Door die controlefunctie aan de voorkant heb je volledig zicht op wat er ingekocht wordt. Wat we in de praktijk veel zien is dat die controle pas achteraf gebeurt, als de facturen binnenkomen. Dat zorgt soms voor verrassingen. Met data-gedreven inkoop ben je vooraf op de hoogte welke inkopen (lees: kosten) eraan komen. En kun je je inkopen koppelen aan je orders. Op basis van je huidige voorraad wordt een advies gegeven welke artikelen of grondstoffen je wanneer moet bestellen om je orders tijdig te kunnen uitleveren.
Meer weten?
De voordelen van data-gedreven inkoop zijn aanzienlijk en kunnen een directe impact hebben op de efficiëntie en winstgevendheid van een bedrijf. Op zoek naar concrete tips voor data-gedreven inkoop? Neem dan contact op met Tim!
