Efficiënte bedrijfsvoering binnen de zorg is de sleutel voor succes

Dit is het jaar waarin de zorgsector veel veranderingen ondergaat. De overheveling van de verantwoordelijkheid van het Rijk naar gemeentes en zorgverzekeraars is volop bezig. Als zorgondernemer zal je daardoor een aantal processen moeten hervormen. Meer dan ooit is een rendabele en transparante bedrijfsvoering een voorwaarde voor succes. De sleutel tot succes ligt in de koppeling van een efficiënte bedrijfsvoering en zorg. Hoe je dat doet, kun je lezen in de tips die ik heb beschreven in dit blog.

Slimme registratie van afspraken en contracten

Eén van de grootste uitdagingen waar je als zorgondernemer voor staat is het wegvallen van de zekerheid van bekostiging. Je doet zaken met verschillende partijen, van gemeenten tot zorgverzekeraars. Zij werken allemaal op verschillende manieren en hebben hun eigen aanbestedingsprocessen en contractvormen. Had je eerst afspraken met 1 zorgkantoor die een hele regio van passende zorg voorzag, moet je tegenwoordig met meerdere gemeenten afspraken maken over dezelfde zorg. Dit betekent nog meer contracten en voorwaarden. Belangrijk om afspraken, communicatiemomenten en contracten nauwkeurig vast te leggen en te beheren. Dit proces is goed te automatiseren waardoor iedereen binnen de organisatie inzichtelijk heeft welke afspraken er zijn gemaakt. Hiermee voorkom je tevens dat processen stil komen te liggen indien een contactpersoon afwezig is. Met professioneel contractbeheer houdt je per gemeente of leverancier overzicht en kun je de opvolging van alle contractafspraken garanderen. Om dezelfde goede zorg te kunnen garanderen tegen lagere kosten is het van belang je administratieve processen strak te regelen. Door je processen eens onder de loep te nemen, kun je bekijken hoe je wellicht nog efficiency kunt behalen met het vereenvoudigen van je administratieve processen. 

Succesvol innen van bedragen en de financiële verantwoording ervan

Omdat de voorfinanciering in de zorg wegvalt, is tijdige en juiste facturatie een absolute voorwaarde om zeker te zijn van voldoende liquide middelen. Daarnaast stellen financiers steeds hogere eisen aan dossiervoering, registratie, administratie en declaratie. Om openstaande bedragen succesvol te innen bieden automatische incasso’s uitkomst. Uit onderzoek blijkt dat 2 tot 4 % van geïncasseerde posten storneert. Deze teruggekomen incasso’s wil je opnieuw incasseren of in ieder geval als ‘openstaand’ markeren. Het zoeken naar deze openstaande posten, en het controleren op volledigheid kan worden geautomatiseerd. Noodzakelijke boekingen en afletteringen worden dan automatisch gemaakt. Dit bespaart je veel uitzoekwerk en natuurlijk tijd. Nadat de gestorneerde bedragen zijn gekoppeld aan de openstaande posten kunnen ze opnieuw als ‘te incasseren’ bij de bank worden aangeboden. Het automatisch controleren en bij elkaar zoeken van deze incassoboekingen bespaart je uiteindelijk heel veel tijd, die je beter aan je cliënten kunt besteden.

Alle activa inzichtelijk

Bij zorgondernemers valt vaak nog veel te besparen. Heb je bijvoorbeeld alle bezittingen van je organisatie helemaal in kaart? En naast de bezittingen huur je mogelijk ook nog zaken. Weet je tot wanneer deze contracten lopen? Wellicht heb je ervaring met contracten die je niet tijdig hebt opgezegd en stilzwijgend zijn verlengd. Door deze verplichtingen te registreren met een mogelijke einddatum voorkom je dat je nog een jaar vast zit aan een contract dat je beter had kunnen beëindigen.

Door je bedrijfsvoering efficiënt te regelen en zaken te automatiseren zoals het incasseren van openstaande bedragen of het signaleren van contracten die aflopen kun je een hoop tijd besparen. Kostbare tijd die eenvoudig gewonnen kan worden door je bedrijfsvoering te automatiseren. Ik help je graag je bedrijfsvoering te automatiseren.