Marktwerking in de zorgsector heeft verregaande gevolgen. Doel is de kwaliteit van de zorg te verbeteren en tegelijkertijd de kosten voor de samenleving te verlagen. Als zorgprofessional en verantwoordelijke binnen de zorgsector weet je hoe moeilijk die opdracht is. Misschien heb je ook te maken met fusies en algehele kostenverlaging. Binnen dit spanningsveld heb je de vrijheid om te onderhandelen en afspraken te maken over prijs, kwaliteit en hoeveelheid. Om dit te kunnen verwezenlijken is het noodzakelijk om volledig grip en zicht te houden op de vier elementen van procurement: inkoopmanagement, budgetbewaking, factuurverwerking en interne controle. Digitalisering van processen kan daarbij helpen.
Van bestellen tot betalen
Veel zorginstellingen hebben het proces van ‘bestellen tot betalen’ nog niet op orde. Ze werken met eilandsystemen die ze niet de gewenste real time informatie geven. Het maken van goede inkoopafspraken en het realiseren van juiste en tijdige rapportages richting de interne organisatie én de overheid is van groot belang. Vroeger – en nu soms nog – liggen de aanvraagformulieren nieuwe bestellingen of inkoopfacturen in de bureaulades en moeten handmatig verzameld worden. Niet efficiënt dus, en daarmee ontstaat al snel een gat in de prognoses. Door aanvraagformulieren direct in het systeem te plaatsen voorkom je verkeerde informatie. En daarnaast maak je het inkoopproces transparant en overzichtelijk voor iedereen. Nadat het aanvraagformulier in het systeem is gezet, verschijnt het in de workflow van een afdelingshoofd, manager, teamleider of andere budgetverantwoordelijke. Deze keurt vervolgens de aanvraag goed, zodat de inkoopmedewerker de artikelen kan bestellen bij de gekoppelde leverancier. Nadat de bestelling binnen is, ontvang je de factuur op papier of digitaal. Om het procurement proces volledig te optimaliseren kunnen papieren facturen met behulp van slimme scanningssoftware digitaal worden gematcht in je boekhouding. Op deze manier is het inkoopproces van aanvraag tot de facturatie en betaling gedigitaliseerd.
Contractenbeheer
Een ander cruciaal onderdeel van het inkoopproces is contractenbeheer. Van belang is om tijdig te bekijken welke contracten er met leveranciers zijn en tot wanneer ze lopen. Voorkom op deze manier dat contracten stilzwijgend worden verlengd en je hierdoor minder kunt besparen op je kosten. Met de juiste software ontvang je in je workflow een signaal met inzicht in gegevens zoals leveranciers, contracten per leverancier, looptijden en prijzen per contract. Dit zorgt ervoor dat je op tijd kunt beslissen of je door wilt met een leverancier of juist niet.
Iedereen dezelfde waarheid
Als iemand binnen je zorgonderneming nieuwe middelen wil inkopen, dan moet de budgetverantwoordelijke direct kunnen zien of er voldoende budget is en welke afspraken er met een leverancier zijn gemaakt. Sterker nog, iedereen binnen de organisatie moet op elk moment ‘dezelfde waarheid’ in kunnen zien, zodat je op het juiste moment proactief kunt sturen. Vaak is er een gebrek aan efficiency en controle binnen zorginstellingen. Afdelingshoofden of zorgspecialisten zijn nou eenmaal geen boekhouders. Het is dus belangrijk om de boekhouding zo gemakkelijk en transparant mogelijk te maken.
Waterdicht proces
Wat heeft een zorginstelling nodig om het inkoopproces zo gemakkelijk, transparant en efficiënt mogelijk te maken? Hiervoor hebben organisaties de juiste oplossing nodig die ze in staat stelt de juiste en volledige informatie naar boven te halen voor rapportages richting de interne organisatie en de overheid.
Een organisatie kan daarmee slimmer met facturen omgaan en goedkeuringen automatiseren; geen handmatige factuurverwerking meer dus. En tot slot krijgen ze een goed overzicht van de contracten, waarbij zelfs papieren facturen in de administratie digitaal gematcht kunnen worden met de contracten dankzij slimme scanningsoftware. Het is belangrijk zo vroeg mogelijk relevante zaken vast te leggen voor een waterdicht proces, vanaf de bron, vanaf het contract. Dan kan een organisatie pas goed antwoord geven op de vraag of nieuwe zorgmiddelen besteld kunnen worden en bij welke leverancier.
Wil je meer informatie over kostenbesparing en procesoptimalisatie binnen de zorg, download dan hieronder de whitepaper. Of heeft u een concrete vraag neem dan contact op met onze adviseur Samanta.