In mijn vorige blogs heb ik het al gehad over marktwerking in de zorg. Het voornaamste doel hiervan is de kwaliteit van de zorg verbeteren en de kosten reduceren. Werkwijzen worden stap voor stap uitgedacht, beschreven en gecontroleerd. Dit alles om te achterhalen hoe er zo efficiënt mogelijk gewerkt kan worden zonder hierbij de kwaliteit en de prijs uit het oog te verliezen. Kortom, hoe organiseert u uw processen zo optimaal mogelijk? Ook het proces van de contante uitgaven kan worden geoptimaliseerd. Hoe is kasboek en het achterliggende proces in uw zorgonderneming geregeld? Heeft elke vestiging een eigen ‘kas’? En hoe vindt de registratie en verantwoording van deze kasuitgaven plaats? In dit blog geef ik wat tips over hoe u op een eenvoudige en snelle manier het kasboek van uw onderneming efficiënt bijhoudt en verwerkt in de boekhouding.
De registratie van kleine contante uitgaven
Een bosje bloemen voor een vrijwilliger, een cadeaubon voor een jarige of een kleine boodschap… Het zijn kleine uitgaven die veelal uit de ‘kas’ worden betaald. Maar ook deze uitgaven moeten worden geregistreerd en worden verwerkt in de financiële administratie. Geld dat uit de kas wordt gehaald wordt genoteerd evenals het wisselgeld. Aan het einde van de maand zullen alle transacties moeten worden verwerkt in de financiële administratie. Dus alle aantekeningen in het kasboek of de Excel lijst waarin de transacties staan, zullen moeten worden ingediend bij de afdeling financiën. Voor een zorgonderneming met meerdere vestigingen en dus ook met meerdere kasboeken is het controleren, invoeren en verwerken een tijdrovend proces. Dubbele handelingen vergroten de kans op fouten aanzienlijk.
Het digitale kasboek
Excellijsten, papieren kasboeken, losse papiertjes uit de kas en bonnetjes… De ene vestiging houdt keurig een kasboek bij en splitst alle uitgaven, terwijl de andere vestiging losse notities met bonnetjes eraan aanlevert. Verschillende manieren van werken en verschillende handschriften. Het bijhouden van een kasboek kan veel efficiënter! Door alle contante uitgaven per vestiging direct online te registreren zorg je ervoor dat ook dit proces zeer efficiënt is georganiseerd. Om niet iedereen toegang te hoeven geven tot de financiële administratie is het ook mogelijk om online uitgaven te registreren. Aan de hand van een web applicatie kunnen medewerkers direct transacties in het kasboek boeken. Medewerkers krijgen rechten en toegang voor de betreffende kasboeken. Elke transactie wordt online geregistreerd. Zodat aan het eind van de maand eenvoudig het kasboek digitaal kan worden ingediend. De afdeling financiën krijgt op een eenduidige manier de transacties aangeleverd. Hierdoor is controleren vele malen eenvoudiger. Na controle vindt de validatie plaats en kan het kasboek worden geïmporteerd in de boekhouding.
Pure winst door aansluiting processen
Het automatiseren van het kasboek en de boekhouding daaraan te koppelen, brengt alleen maar voordelen met zich mee. Transacties worden op een eenduidige manier aangeleverd waardoor controle redelijk eenvoudig is. Doordat transacties niet opnieuw hoeven worden ingeboekt is de kans op fouten aanzienlijk kleiner. Medewerkers van verschillende vestigingen krijgen toegang tot alleen de kasboeken waarin zij kunnen boeken. Door online transacties te boeken en in te dienen bij de financiële administratie wordt ook het proces van het kasboek volledig geoptimaliseerd. Uiteindelijk bespaard het je veel tijd en is de kans op fouten minimaal. Meer weten over het optimaliseren en digitaliseren van je processen en de transitie naar zorgondernemer?
Download dan hieronder de whitepaper van zorgverlener naar zorgondernemer.