Zorgkosten in de ouderenzorg
Innovatie en kwaliteitsverbetering zijn belangrijke speerpunten binnen de zorg. Met name ouderenzorg is daarin belangrijk. Omdat we steeds ouder worden en de babyboomgeneratie de pensioengerechtigde leeftijd bereikt of bijna bereikt, ligt het in de lijn der verwachting dat met name de ouderenzorg de zorgkosten nog verder zullen opdrijven. Toenemende zorgkosten en het tekort aan personeel vormen een gevaar voor de kwaliteit van de zorg. Wat betekent dit voor de zorg en hoe kunt u als zorgondernemer hierop anticiperen? In dit blog benoem ik de zorg trends ‘ouderenzorg’ en geef ik handvatten over hoe zorgondernemers hierop in kunnen spelen.
Toename in kosten en vergrijzing
De Nederlandse bevolking vergrijst, net als in veel andere landen. De omvangrijke babyboomgeneratie wordt steeds ouder en gaat straks met pensioen. Dit heeft een dubbel effect op de zorg. Er zijn steeds meer ouderen die een zorgbehoefte hebben, maar er gaat ook een hele generatie zorgmedewerkers met pensioen.
Volgens het Centraal Bureau voor de Statistiek groeit het aantal 70-plussers tot 2025 met 34% van 2,05 naar 2,75 miljoen en verwachten zij een toename van 80-plussers tot 1.250.000 in 2025. Ook verdubbelt het aantal eenpersoonshuishoudens van 80-plussers tot 750.000 in 2040. Het stijgende aantal zorgvragers zorgt voor toenemende kosten en door de vergrijzing zullen de zorgkosten ook stijgen. Als we daarbij optellen dat ons welvaartsniveau ook blijft stijgen en onze medische technologie steeds geavanceerder wordt waardoor we steeds duurdere zorg gebruiken, zal er in 2040 een verdubbeling zijn van de zorgkosten ten opzichte van 2015.
Het kabinet trekt in 2020 € 50 miljoen extra uit om mensen in de zorg op te leiden en om professionals in de zorg te behouden. Het kabinet stelde eerder al €370 miljoen beschikbaar. Deze €50 miljoen komt daar dus nog bovenop.
Inzicht in de processen
Om er voor te zorgen dat het geld goed besteed wordt en daadwerkelijk leidt tot verbetering van de kwaliteit van zorg en meer handen aan het bed is een meerjarenplan nodig. Zeker nu een enorm tekort aan personeel in de zorg dreigt, heeft elke zorgondernemer een vooruitziende blik nodig. Hoe vangt u dit tekort op en hoe waarborgt u de kwaliteit van de zorg?
Sinds de invoering van de Wmo (Wet maatschappelijke ondersteuning) is er op financieel gebied veel veranderd binnen de zorg. Toekomstgericht denken over de financiële effecten van het te voeren beleid is een essentieel punt van aandacht geworden. Met name wanneer het gaat om het beperken van de financiële risico’s. Wat zijn de effecten van de demografische ontwikkelingen in de regio? Waar leiden deze ontwikkelingen toe? Hebben we straks meer verzorg- en verpleeghuizen nodig of wordt er nog meer ingezet op de participatiemaatschappij? Politieke, demografische en commerciële beslissingen zijn de onderwerpen die steeds meer invloed krijgen op de scenario’s waarmee zorgondernemers moeten gaan budgetteren. De Wmo stimuleert meer marktwerking en hiermee is ‘voorfinanciering’ definitief een halt toegeroepen. Samen met gemeenten moet de zorg dichter bij de cliënt komen te staan waardoor de zorg beter aansluit bij de zorgbehoefte. En daarbij ook de zorgkosten beter beheerd kunnen worden. De Wmo en de daarbij behorende uitvoeringsinstanties en zorgverleners geven gezamenlijk inhoud aan zowel het toekomstperspectief als de bestuurskracht van een zorgonderneming. Scenarioplanning kan hieraan een goede bijdrage leveren. Door verschillende scenario’s door te rekenen, kunt u als zorgonderneming goed en gedegen in kaart brengen wat de invloed is van diverse trends en ontwikkelingen.
Scenarioplanning
Onzekerheidsreductie is het sleutelwoord voor de komende jaren. Vanuit het risicomanagement worden we gedwongen om tot scenarioplanning te komen. Voorziet u risico’s, dan is er een noodzaak om aan scenarioplanning te doen. Met meerdere scenario’s in beeld kunt u sneller handelen. Als beslissingen strategisch zijn of er zijn grote bewegingen extern, dan is scenarioplanning een uitstekend instrument. Overigens moet u wel in het achterhoofd houden: scenarioplanning is geen doel maar een middel om beter rekening te houden met factoren waarop geen of nauwelijks invloed op uitgeoefend kan worden. Het is tijdrovend, intensief en het dwingt ons na te denken over wat er allemaal mis kan gaan.
Het idee van het maken van scenario’s is, dat u een aantal varianten voor de toekomst bedenkt met mogelijke oplossingen. U gaat binnen de organisatie nadenken over thema’s en vertaalt deze door naar financiële stromen. Het maakt u in de toekomst wendbaar en voorbereid. Wanneer u nadenkt over wat er kan gebeuren en u rekent dit financieel door en het moment doet zich voor, bent u flexibeler en kunt u sneller acteren.
Scenarioplanning is een continu proces. U onderzoekt wat de variabelen zijn die samenhangen met exploiteren, investeren en financieren. Wat is de samenhang tussen de onderdelen waar u iedere dag over nadenkt? Welke strategie en organisatie kun u doorvoeren als een situatie zich voordoet? Scenarioplanning is één manier om voorbereid te zijn op de toekomst. Goed budgetteren en het treffen van een financiële reserve maakt dat uw zorgonderneming klaar is voor verschillende scenario’s.
De noodzaak van een centraal georganiseerd contracten beheersysteem
Slecht contractbeheer, menig bestuurder levert het hoofdbrekers op. Binnen de zorg wordt ingekocht bij veel leveranciers. Contracten zijn vaak niet centraal vastgelegd of ze zijn wel vastgelegd maar in verschillende systemen. Er zijn ook nog altijd veel papierstromen binnen zorginstellingen. Veel contracten worden nu zowel digitaal als fysiek gearchiveerd en veelal op verschillende locaties. Dat is inefficiënt en kostbaar en leidt tot slecht inzicht. In het ergste geval leidt het tot het kwijtraken van documenten.
Wanneer een contract centraal en digitaal is vastgelegd, kunnen facturen aan contractregels worden gekoppeld. De contractinformatie kan vervolgens gebruikt worden bij het automatisch verwerken van inkoopfacturen. Neem bijvoorbeeld schoonmaakkosten. Wanneer het contract bij één leverancier is ondergebracht, worden de kosten via een verdeelsleutel over meerdere kostenplaatsen (afdelingen of verschillende zorginstellingen) verdeeld. Dit kan automatisch gedaan worden in plaats van handmatig. Wanneer een zorgonderneming een dienst van de leverancier afneemt en de factuur komt binnen, kan deze automatisch worden gecheckt. Als alles conform contract is, zal de betaling zonder goedkeuring plaatsvinden.
Zwerfcontracten, dat wil zeggen dat de diensten of producten van deze leverancier niet meer worden afgenomen maar het contract nog niet is beëindigd, worden vaak vergeten en stilzwijgend verlengd. Het gebrek aan centraal overzicht en management informatie bij contracten is redelijk eenvoudig op te lossen. Eén centrale contractenadministratie met vervaldata en automatische signaleringen hiervan kunnen voorkomen dat contracten te laat worden beëindigd.
Werken met ‘preferred suppliers’ om schaalvoordeel te behalen is een andere mogelijkheid om geld te besparen. Zolang er onvoldoende overzicht is in de lopende contracten, is het lastig om te profiteren van schaalvoordelen. Veel zorgondernemers hebben inmiddels ontdekt dat er bespaard kan worden als er aandacht wordt besteed aan de inkoopfunctie en dat contractbeheer één van de meest eenvoudige zaken is om onder controle te krijgen.
Geïntegreerde projectadministratie
Met een goede geïntegreerde projectadministratie kunnen zorgondernemers goed hun in- en uitgaven per project of behandeling registreren. Dit geldt voor zowel de inkomsten, uitgaven en gemaakte uren. Om een goede en actuele projectadministratie te voeren, zullen specialisten de gewerkte uren direct moeten schrijven op het juiste project. Dit geeft een betrouwbaar beeld. Naast gerealiseerde uren kunnen projecten verreikt worden met planningen, begrotingen, (behandel)ruimtes en resources. Op deze manier heeft u inzicht en overzicht en kunt u deze informatie tevens gebruiken voor het doorrekenen van scenario’s. Tevens voldoet u aan de eis van de overheid om real-time inzicht te geven in projecten die al dan niet zijn bekostigd met subsidiegelden.
De zorg voor een sluitend inkoopproces
Het proces van ‘bestellen tot betalen’ kan bij veel zorgondernemers nog beter geregeld worden. Vaak wordt er gewerkt met losse systemen die niet altijd actuele informatie geven. Dit is niet erg efficiënt en daarmee ontstaat al snel een gat in de prognoses. Om tijdig en volledig inzicht te hebben in de cijfers moet u in het begin van het proces inzicht hebben in de inkoopverplichtingen die u eerder bent aangegaan. Door slimmer met facturen om te gaan door ze direct bij binnenkomst te scannen en te matchen aan een project of contract krijgt u dit inzicht. Ook het goedkeuren van de factuurverwerking kan geautomatiseerd worden. Door een contactpersoon te koppelen aan de factuur wordt deze in de workflow van de juiste budgetverantwoordelijke geplaatst. Het voordeel is dat de factuur goed te volgen is. Na goedkeuring wordt de factuur doorgezet naar de administratie om te worden voldaan. Op deze manier is het proces vanaf de inkoopaanvraag tot aan de betaling en verwerking een sluitend geheel. Handig, overzichtelijk en het bespaard zorginstellingen enorm veel tijd.
Rapportages en dashboard zorgen voor inzicht en grip
Binnen zorginstellingen bestaan verschillende informatiebehoeften. Afhankelijk van uw functie wilt u informatie kunnen vastleggen en ontsluiten. De zorg kent drie deelgebieden: cliënten, personeel en financiën. Elk deelgebied kent zijn eigen informatiebehoefte. Binnen het cliëntensysteem bijvoorbeeld is inzicht in het aantal en het type behandelingen van belang en of hiervoor het juiste personeel is ingezet. Ook het declaratieproces op cliëntniveau is belangrijk om inzichtelijk te krijgen. Hoeveel goed- en afkeuringen zijn er gemeld in het declaratieproces volgens de AW319 declaratiestandaarden? Voor het deelgebied personeel is juist heel andere informatie van belang.
Heeft u voldoende opgeleid personeel om aan de zorgvraag te voldoen? Hoeveel fte’s zijn er in dienst en is dat voldoende om gebroken diensten te voorkomen? Welke medewerkers zitten op welke locatie? Het deelgebied financiën kent weer andere speerpunten. Hoe staat mijn zorgorganisatie er financieel voor? Welke kosten zijn vast en welke variabel? En wat zijn de effecten van wetswijzigingen?
Integraal of per deelgebied rapporteren?
Alle informatie uit verschillende deelgebieden kan in rapporten worden ingezien. Deze rapporten kunnen binnen een integraal rapportagesysteem worden gebouwd. Maar u kunt er ook voor kiezen om voor ieder deelgebied een separate rapportage oplossing te creëren. Ondanks dat informatie uit verschillende deelgebieden niet wordt gecombineerd in één rapportage, brengt separate rapportage ook voordelen met zich mee. Zo kunt u bijvoorbeeld al wel uw personeelsrapportages inzien ondanks dat uw financiële gegevens nog niet beschikbaar zijn voor die periode. Bij een rapportage uit een integraal rapportagesysteem is dat niet mogelijk of zijn de gegevens niet actueel. Hierbij geldt dat wanneer alle informatie voor die periode is verwerkt, de gegevens toegankelijk zijn. In sommige situaties kan het dus verstandig zijn om de rapportages uit de deelgebieden gescheiden te houden.
Centraal of decentraal rapporteren?
Welke rapportage oplossing u kiest is afhankelijk van de complexiteit en toegankelijkheid van de onderliggende systemen. Een andere belangrijke afweging is of de rapportages centraal of decentraal gegenereerd moeten worden. Worden rapportages op de hoofdvestiging gegenereerd of maakt elke locatiemanager zijn eigen rapporten? Ook dit is een afweging die u moet maken alvorens u besluit met welk rapportagesysteem u gaat werken.
Hoe nu verder?
De prognose is dat de zorgkosten door het toenemend aantal ouderen die zorg nodig hebben komende jaren enorm zullen toenemen. Deze druk op het zorgstelsel brengt verschillende uitdagingen met zich mee; hoge kosten en behoefte aan meer medewerkers in de zorg. Ondanks dat er meer geld is vrijgemaakt om hierin te kunnen voorzien, is er ook software die zorgondernemingen kunnen helpen zelf meer te sturen op kosten. Door het berekenen van verschillende scenario’s kan vroegtijdig geanticipeerd worden op tegenvallende resultaten of hoge uitvallende kosten.
Ook registratie op basis van projecten geeft inzicht op verschillende niveaus zowel aan cliënten als de interne organisatie.
Naast inzicht kunnen bepaalde processen ook nog efficiënter geregeld worden zodat er geld bespaard kan worden. Een goed sluitend inkoopproces en een centrale contracten administratie zijn interne processen die bij uitstek geschikt zijn om te automatiseren en digitaliseren.
Door de enorme hoeveelheid data die zorgondernemingen vastleggen is het belangrijk na te gaan hoe deze informatie weer ontsloten kan worden. Er zijn vee, mogelijkheden voor rapportages. De vraag is welke vorm van rapportage het beste bij uw zorginstelling past. Effectief rapporten genereren en de kosten van de onderliggende systemen zullen ook meewegen in de keuze die u maakt. Advisie denkt, als leverancier en implementatiepartner van verschillende software oplossingen, graag met u mee naar de oplossing waarmee u inzicht en grip heeft op u gehele organisatie. Mocht u vragen hebben, neem gerust vrijblijvend contact met ons op over de oplossing die het beste past bij uw zorgorganisatie.
Wilt u weten hoe wij de processen in de zorg ontzorgen? Neem contact op met Wim.
