Terug naar overzicht

In zes stappen naar grip en inzicht in ‘inkoop tot betaling'

De Wmo is inmiddels een feit. Marktwerking is ook binnen de zorg niet meer weg te denken. De primaire processen in de cure zijn niet te automatiseren en blijven mensen werk. Maar automatisering kan er wel voor zorgen dat je niet onnodig veel tijd kwijt bent aan administratieve werkzaamheden. De overheid vraagt om een dossiervorming en eist dat er op elk moment inzage gegeven kan worden. Software maakt het mogelijk om die secundaire processen zo optimaal en geautomatiseerd mogelijk te laten verlopen. Neem bijvoorbeeld het inkoopproces. Het inkoopproces ansich is vrij rechttoe rechtaan. Voor het slagen van het inkoopproces is integratie van de verschillende processen heel belangrijk. Hiervoor zijn verschillende mogelijkheden die ik graag ik wil toelichten.

Inzicht in inkoop en betaling

Binnen deze zes stappen bent u in staat om het inkoopproces binnen uw zorgonderneming te structureren en automatiseren: 
1. Budgetten bepalen en toewijzen aan budgethouders
2. Kern leveranciers en kern assortiment bepalen en invoeren
3. Bestelling aanvragen / invoeren
4. Bestelaanvragen controleren en fiatteren (real-time budgetcontrole)
5. Ontvangsten registreren
6. Facturen matchen en betalen

Veelal worden contracten toegezegd of aangegaan zonder dat deze worden vastgelegd in een centraal systeem. Hierdoor mis je overzicht waardoor de kans bestaat dubbel in te kopen. Immers jouw collega’s weten niets van de afspraken die al zijn gemaakt maar nog niet geregistreerd. De hele afwikkeling wordt dan lastig en geeft onvoldoende duidelijkheid op het nog beschikbare budget. Dit is bij zorginstelling jarenlang een probleem geweest. Contracten zoals bijvoorbeeld een schoonmaakovereenkomst of een software licentie worden veelal voor een bepaalde termijn afgesloten. Deze ‘verplichting’ is aangegaan maar nog niet periodiek terug te zien in de boekhouding. Hierdoor heeft men de indruk dat er nog geld beschikbaar. Om te voorkomen dat er te veel wordt uitgegeven, is het verstandig om deze stappen te standaardiseren en te registreren. Zo houdt je overzicht op de beschikbaarheid van budgetten en krijg je grip op je uitgaven. Ook hoeft een contract of uitgaven niet definitief gefactureerd te zijn om ze terug te zien. Tegenwoordig zijn er veel rapportagetools zoals Sumatra of Qlik die ook inzicht geven in de ‘verplichtingen’ die reeds zijn aangegaan maar nog niet terug komen in een financiële boeking. Juist deze overzichten voorkomen dat er dubbel ingekocht wordt en geven feilloos weer wat het beschikbare budget is.

Maar het digitaliseren biedt meer dan alleen inzicht. Indien een medewerker die niet bevoegd is voor het accorderen van een bestelling toch een bestelling plaatst, ontvangt de manager de bestelaanvraag. Pas als er akkoord gegeven is, wordt er een bestelling geplaatst. Alle bestellingen vinden plaats in één systeem zodat er maximaal inzicht is in de geplaatste bestellingen. Dus geen verrassingen of dubbele bestellingen meer.
Daarnaast is integratie met het relatiemanagementsysteem mogelijk. Dit heeft als als voordeel dat je werkt met vaste leveranciers en dus niet steeds opnieuw op zoek hoeft te gaan. Ook kun je een einddatum aan een contract meegeven zodat je niet verrast wordt door een stilzwijgende verlenging. Om het inkoopproces volledig te automatiseren is integratie met de order- en financiële administratie nodig. Ontvangen facturen worden door de software automatisch gematched aan de bestelling. Dit voorkomt uitzoekwerk en handmatige matching.

Wil je weten hoe dit bestelproces in de praktijk werkt en wat de ervaringen hiermee zijn. Wij brengen je graag in contact met zorgondernemingen die ruimschoots ervaring hebben met het automatiseren van het inkoopproces.

Wim van Twillert
Terug naar overzicht