De transitie in de langdurige zorg is in volle gang. De overheveling van de verantwoordelijkheid van het Rijk naar gemeentes en zorgverzekeraars is begonnen. Als zorgaanbieder zal je daardoor een aantal processen moeten hervormen. Zo ook de financiële kant van het verhaal, maar ik merk dat dit bij veel zorgorganisaties vaak op de laatste plaats komt. De zorg zelf krijgt meestal de meeste aandacht en hier is natuurlijk wat voor te zeggen. Toch moet er flink bespaard worden en dit kan alleen als de hervormingen op financieel gebied prioriteit krijgen. Uren schrijven, goede afspraken maken met leveranciers en efficiënt werken zouden bovenaan het prioriteitenlijstje van zorgorganisaties moeten staan. Is dat ook het geval? In dit blog geef ik een aantal tips die je op weg helpen naar meer inzicht in de financiële processen bij de invoering Wmo.
Tip 1: Documentatie vastleggen
In ieder hervormingsproces zullen gewoontes van betrokkenen aan verandering onderhevig zijn. Bij de overgang van AWBZ naar de Wmo is het voor jou als zorgaanbieder van groot belang zijn om alle documentatie omtrent financiële processen (digitaal) vast te leggen. Vooral het inscannen van facturen is voor het inzicht in de geldstromen erg belangrijk. Maar denk ook aan het inscannen van andere documenten zoals afspraken met gemeentes en leveranciers. De vernieuwde administratie hou je bijvoorbeeld bij in een CRM systeem.
Tip 2: Prijs en hoeveelheid
Wij merken dat het zorgaanbieders op dit moment nog vaak ontbreekt aan inzicht in prijs en hoeveelheid van aangeboden zorg. Het proces van uren schrijven wordt bijvoorbeeld steeds belangrijker in de nieuwe situatie. Welke behandelingen zijn uitgevoerd, welke projecten lopen er en tegen welke kosten vinden deze activiteiten plaats? Kun je een behandeling uitdrukken in uren en handelingen? Zijn deze berekeningen juist en vooral bruikbaar in het financiële overzicht? Dit zijn vragen waar je als zorgaanbieder zo snel mogelijk antwoord op moet zoeken.
Tip 3: Communicatie
Efficiëntie is het toverwoord als het gaat om de veranderingen in de zorg. Gewijzigde financiële stromingen en communicatie met nieuwe spelers in het zorgveld vragen om communicatie op maat. Finance moet gekoppeld worden aan de operationele kant van het verhaal zodat de marges waarin gewerkt kan worden gezond blijven. De financiële administratie moet inzichtelijk worden en niemand mag non-billable zijn. Samenwerking met kleinere en grotere zorgaanbieders kan een manier zijn om goedkoper in te kopen. Goed en duidelijk communiceren is hierbij van groot belang en natuurlijk moet alles vastgelegd worden (zie tip 1).
Tip 4: Procesoptimalisatie
Zoals hiervoor gezegd staat efficiëntie centraal in de transitie. Procesoptimalisatie is hier een onderdeel van. Geautomatiseerde processen waaronder het inrichten van competenties van uw zorgverleners zullen een grotere rol gaan spelen. Kwalificering van personeel gaat centraal staan in het dagelijks werk. Waar zet ik hoger of juist lager gekwalificeerd personeel in? Moet ik met freelancers of flexwerkers gaan werken? De vraag hierbij is in hoeverre de verhouding tussen optimalisatie en menselijk contact wenselijk en aanvaardbaar is. In sommige gevallen zal het juist als prettig ervaren worden zodra de cliënt zelf meer inzicht heeft zonder tussenkomst van de zorgverlener. Voor iedere situatie zal de procesoptimalisatie daardoor afzonderlijk bekeken moeten worden.
Jouw situatie?
Hoe ver is jouw organisatie ontwikkeld op bovenstaande vier gebieden? Worden belangrijke (en minder belangrijk ogende) overeenkomsten vastgelegd? Is er een berekening gemaakt van de behandelkosten per uur inclusief alle kosten die daar mee gemoeid zijn? Zijn de vernieuwde communicatiestromen al in werking gesteld en vind er reeds procesoptimalisatie plaats? Laat het weten in een reactie.
Heb je misschien nog meer behoefte aan handvatten om grip te krijgen op de veranderingen in de zorg? Download dan De AdVisie Zorg om erachter te komen of je op weg bent zorgondernemer te worden.
Meer weten over dit onderwerp? neem dan contact op met onze expert. Samanta adviseert u graag over de mogelijkheden.