Rapporteren in de zorg

Binnen de zorg verzamelen en verwerk je veel data. Cliëntgegevens, procedures, behandelingen, registratie van inkomsten en uitgaven, allemaal gegevens die je registreert en rapporteert. Hoe krijg je deze informatie op de juiste manier weer uit een systeem? In een eerder verschenen blog ben ik al dieper ingegaan in de verschillende soorten rapportages en de onderliggende technieken. In dit blog wil dieper ingaan op het samenstellen van specifieke zorgrapportages. Op welke manieren kun je gegevens benaderen? Zijn integrale rapportages nodig of zijn deelrapportages voldoende? Wordt er centraal gerapporteerd of juist decentraal? Wat is voor jouw zorgorganisatie de beste optie? Kortom, hoe voorkom je dat je controller straks meer bezig is met het bouwen van rapporten dan met de financiën?

Verschil in informatiebehoeften

Binnen zorginstellingen bestaan verschillende informatiebehoeften. Afhankelijk van je functie wil je informatie kunnen vastleggen en ontsluiten. De zorg kent drie deelgebieden: cliënten, personeel en financiën. Elk deelgebied kent zijn eigen informatiebehoeften. Binnen het cliëntensysteem bijvoorbeeld is inzicht in het aantal en het type behandelingen van belang. En is hiervoor het juiste personeel ingezet? Ook het declaratieproces op cliëntniveau is belangrijk om inzichtelijk te krijgen. Hoeveel goed- en afkeuringen zijn er gemeld in het declaratieproces volgens de AW319 declaratiestandaarden? Voor het deelgebied personeel is juist heel andere informatie van belang. Heb je voldoende opgeleid personeel om aan de zorgvraag te voldoen? Hoeveel Fte’s zijn er in dienst en is dat voldoende om gebroken diensten te voorkomen? Welke medewerkers zitten op welke locatie? Het deelgebied financiën kent weer andere speerpunten. Hoe staat mijn zorgorganisatie er financieel voor? Welke kosten zijn vast en welke variabel? En wat zijn de effecten van wetswijzigingen?

Integraal of per deelgebied rapporteren?

Alle informatie uit verschillende deelgebieden kan in rapporten worden ingezien. Deze rapporten kunnen binnen een integraal rapportagesysteem worden gebouwd. Maar je kunt er ook voor kiezen om voor ieder deelgebied een separate rapportage oplossing te creëren. Ondanks dat informatie uit verschillende deelgebieden niet wordt gecombineerd in één rapportage, brengt separate rapportage ook voordelen met zich mee. Zo kun je bijvoorbeeld al wel je personeelsrapportages inzien ondanks dat je financiële gegevens nog niet beschikbaar zijn voor die periode. Bij een rapportage uit een integraal rapportagesysteem is dat niet mogelijk of zijn de gegevens niet actueel. Hierbij geldt dat pas als alle informatie voor die periode is verwerkt de gegevens toegankelijk zijn. In sommige situaties kan het dus verstandig zijn om de rapportages uit de deelgebieden gescheiden te houden.

Centraal of decentraal rapporteren?

Welke rapportage oplossing je kiest is afhankelijk van de complexiteit en toegankelijkheid van de onderliggende systemen. Een andere belangrijke afweging is of de rapportages centraal of decentraal gegenereerd moeten worden. Worden rapportages op de hoofdvestiging gegenereerd of maakt elke locatiemanager zijn eigen rapporten? Ook dit is een afweging die je moet maken alvorens je besluit met welk rapportagesysteem je gaat werken.

Hoe nu verder?

Er wordt veel data vastgelegd binnen zorgorganisaties. Belangrijk is om je af te vragen op welke manier je deze informatie kunt ontsluiten. Kies je voor één integraal systeem dat informatie uit verschillende deelgebieden kan combineren? Of geef je de voorkeur aan rapporten per deelgebied die flexibeler zijn? Dan is er nog de keuze tussen centraal of decentraal rapporteren. Effectief rapporten genereren en de kosten van de onderliggende systemen zullen ook meewegen in de keuze die je maakt.

Mocht je vragen hebben, neem gerust contact op voor een vrijblijvend advies over rapporteren in de zorg.