Het onderwijs loopt veelal voorop als het gaat om innovatieve oplossingen voor hun administratie. Onderwijsinstellingen zijn zich in toenemende mate bewust dat software bijdraagt aan integratie, transparantie, vooruitzien en efficiency. Het inkoopproces en de contracten en verplichtingen die zijn aangegaan, zijn echter vaak onderbelicht. In dit proces kunnen nog wat efficiencyslagen gemaakt worden. In dit blog neem ik het proces van bestellen tot betalen onder de loep om onderwijsinstellingen inzicht te geven in het inkoopproces.
Gestroomlijnde bestellingen zorgen voor inzicht
In de praktijk zie ik dat er al al veel onderwijsinstellingen centraal inkopen en afspraken maken met vaste leveranciers om scherp in te kopen. Ondanks deze afspraken met ‘preferred suppliers’ moet een bestelling veelal door meerdere personen geaccordeerd worden. Workflowmanagement maakt dit proces van accorderen een stuk eenvoudiger. Geen interne post die er lang over doet om de juiste manager te komen, maar een digitaal verzoek dat na goed- of afkeuring terechtkomt bij de desbetreffende persoon. Bovendien staan de bestellingen altijd in het systeem en zijn hierdoor altijd traceerbaar. Dit zorgt voor transparantie in de voortgang van het bestelproces maar ook is er meer inzicht in de reeds bestelde artikelen en aangegane verplichtingen.
Kosten besparen door een goed werkend contractmanagementsysteem
Welke contracten hebben we met onze leveranciers en wat is de duur ervan? Vaak is er niemand die de lopende contracten beheert, laat staan zicht heeft op wanneer contracten aflopen en er opnieuw onderhandeld moet worden. Bij menig bestuurder levert contractbeheer hoofdbrekens op. Hier valt voor scholen nog winst te behalen door bijvoorbeeld contracten centraal vast te leggen in één systeem. Wanneer een contract centraal en digitaal is vastgelegd, kunnen facturen aan contractregels worden gekoppeld. De contractinformatie kan vervolgens gebruikt worden bij het automatisch verwerken van inkoopfacturen. Neem bijvoorbeeld schoonmaakkosten: wanneer het contract bij één leverancier is ondergebracht, worden de kosten via een verdeelsleutel over alle scholen verdeeld. Dit kan automatisch gedaan worden in plaats van handmatig. Wanneer een school een dienst van de leverancier afneemt en de factuur komt binnen, kan deze automatisch worden gecheckt en wanneer alles conform contract is, zal de betaling zonder goedkeuring kunnen plaatsvinden. In mijn blog ‘Eerste hulp bij contractmanagement’ ga ik dieper in op de noodzaak van een goed werkend contractmanagementsysteem.
Het digitaliseren van de kas- en bankuitgaven bespaart veel tijd
Ondanks het ‘preferred supplier- beleid’ blijft het een uitdaging grip te krijgen op de ‘onvoorziene’ contante aankopen die medewerkers doen bij een lokale bloemist of kantoorboekhandel. Juist die contante uitgaven moeten handmatig worden gecontroleerd en worden overgenomen in de boekhouding. Ondanks de relatief kleine uitgaven vraagt dit om veel administratief werk. Gelukkig zijn er alternatieven die sommige onderwijsinstelling al in gebruik hebben. Neem bijvoorbeeld de bankpas van Bunq Bank, een bankrekening die gekoppeld is aan een telefoon van een medewerker. Hierop kan een ‘tegoed’ worden gezet door een manager of administratief medewerker. Dit bedrag kan worden uitgegeven aan een bloemetje voor een collega of kantoorartikelen. Voor de administratie is dit een enorme tijdsbesparing. Want naast het controleren van mutaties hoeft er verder niets te worden ingeboekt.
Door de realtime pushnotificatie wordt je als budgetverantwoordelijke proactief geïnformeerd over de hoogte en de soort uitgave.
Bestellen in je eigen vertrouwde omgeving
Een andere optimalisatieslag die onderwijsinstellingen nog kunnen realiseren is inkopen via een OCI Punchout koppeling (Open Catalog Interface). En zoals de naam doet vermoeden kunnen onderwijsinstellingen in hun eigen vertrouwde inkoop of financiële omgeving artikelen bestellen. De koper kiest de leverancier en benadert de webshop van de leverancier vanuit zijn eigen administratie. Door middel van een automatische login die mogelijk is door de OCI koppeling kun je producten selecteren en in je online winkelmandje plaatsen. Dit winkelmandje wordt overgenomen door het interne bestelsysteem en volgt eerst de route voor accordering door de betrokken budgethouders. Daarna volgt automatisch de levering. Een groot voordeel van dit ‘Purchase to Pay proces’ is dat veel handmatige handelingen overbodig worden (no hands accounting). Ook hoeven er geen artikelen of prijzen geïmporteerd of vastgelegd te worden. Deze gegevens zijn bijgewerkt door de leveranciers die hun producten en diensten in hun webshop en via de OCI Punchout koppeling aanbieden. Daarnaast is er altijd inzicht in alle uitgaven. Een goed voorbeeld hiervan is de ‘spend cloud’ van ProActive. Ik heb hiermee zelf goede ervaringen. De functionaliteiten van de applicatie kunt u helemaal zelf samenstellen.
Veel onderwijsinstellingen worstelen met het proces van ‘bestellen tot betalen’. Omdat dit proces niet tot de hoofdtaken van scholen behoort, is dit proces vaak nog niet optimaal geregeld. Daarnaast stuit men bij de invoering van een bestelsysteem over het algemeen op grote weerstand van gebruikers. Aandacht in de vorm van ‘verandermanagement’ en een hoge mate van gebruiksvriendelijkheid van het bestelsysteem zijn voorwaarde voor een geslaagde implementatie.
Een procurementoplossing of spend cloud kan veel tijd en geld besparen doordat afspraken en contracten centraal in één systeem kunnen worden vastgelegd. Bestellingen vanuit uw eigen administratieve omgeving leveren ook de financiële administratie veel voordelen op. Wilt u ook eens het inkoopproces van uw onderwijsinstelling eens onder de loep nemen om te kijken waar er voor uw organisatie nog voordeel te behalen valt? Neem dan vrijblijvend contact op met Teun van Essen om te weten hoe andere onderwijsinstellingen hun inkoopproces digitaal hebben georganiseerd.
